Gérer les listes de prix fournisseurs sur plusieurs sites : un référentiel unique

Une liste tarifaire fournisseur est l'ensemble des prix convenus qu'un restaurant paie à un fournisseur donné pour chaque article acheté. Dans un groupe multi-sites, l'objectif est de maintenir un référentiel commun où chaque fournisseur dispose d'une liste tarifaire et où chaque article est lié à un seul ingrédient de base. Cette structure empêche un article de se fragmenter en de nombreuses entrées non concordantes et permet de comparer ce que différents fournisseurs facturent pour le même ingrédient. La liste tarifaire n'est utile que si elle reste à jour, ce qui explique pourquoi la maintenance continue importe davantage que la configuration initiale.

Vous gérez les listes de prix fournisseur sur plusieurs sites en tenant un catalogue partagé unique plutôt qu'un tableur par établissement. Attribuez à chaque fournisseur une liste de prix, associez chaque référence à un ingrédient de base unique, puis définissez des remplacements par site afin que chaque établissement achète au tarif négocié qui lui est propre. Maintenez les prix à jour par export en masse, modification et réimportation, et vérifiez chaque prix par rapport à la facture à la réception des marchandises. Cette combinaison garantit que les coûts des recettes, les bons de commande et les marges s'alimentent à une seule source actualisée au lieu de diverger établissement par établissement.

Les remplacements de prix par site permettent à un article du catalogue d'afficher un prix différent dans chaque établissement. L'article reste dans un catalogue partagé unique, mais vous définissez un tarif spécifique au site partout où un établissement a négocié sa propre convention. Une succursale proche du dépôt et une autre ayant un trajet de livraison plus long peuvent alors acheter le même article à des prix différents sans le dupliquer. Le catalogue reste ainsi propre et comparable tout en reflétant les tarifs réels, site par site, qu'un groupe paie effectivement, ce qui rend les rapports intersite fiables.

Vous devez mettre à jour les listes de prix fournisseur à intervalles réguliers et chaque fois qu'un fournisseur émet une nouvelle liste. De nombreux groupes effectuent une actualisation mensuelle, car les prix fournisseur évoluent constamment et une liste obsolète fait dériver silencieusement les coûts des recettes et les marges. La méthode pratique consiste à exporter le catalogue complet dans un tableur, à modifier les prix en masse et à réimporter le fichier en une seule étape. En associant cette actualisation programmée à une vérification des prix à chaque livraison, le catalogue ne s'écarte jamais trop de ce qui vous est réellement facturé.

Les prix des factures diffèrent de la liste de prix parce que les prix du fournisseur évoluent entre le moment où vous passez commande et celui où vous réceptionnez les marchandises. Les produits frais, les matières premières et tout article soumis aux fluctuations du marché peuvent bouger en quelques jours, de sorte que même une liste récemment mise à jour peut ne pas correspondre à une livraison. Cet écart est normal, ce n'est pas une erreur du système. Ce qui compte, c'est de le détecter à la réception des marchandises plutôt que des semaines plus tard lors de la réconciliation, afin de pouvoir décider sur le moment si le nouveau chiffre est le tarif correct ou une surfacturation nécessitant un avoir.

Vous détectez les écarts de prix fournisseur en vérifiant le prix au moment de la réception des marchandises plutôt qu’après coup. Lorsque vous réceptionnez contre un Bon de commande, la numérisation de factures par IA de Supy lit chaque ligne et signale tout prix déviant de votre liste. Vous résolvez le problème immédiatement : mettez à jour le prix s’il s’agit du nouveau tarif, ou créez une note de crédit si la facturation est incorrecte. Chaque facture numérisée constitue également un historique des prix en continu, de sorte que chaque livraison devient un point d’audit tarifaire que vous pouvez consulter ultérieurement.

Oui, vous pouvez comparer les prix des fournisseurs pour le même ingrédient lorsque chaque référence fournisseur et chaque taille de conditionnement est liée à un ingrédient de base unique. Ce lien partagé permet au système d’aligner ce que deux ou trois fournisseurs facturent pour l’article équivalent, même lorsque leurs tailles de conditionnement et codes produit diffèrent. Pour un groupe multi-sites, cette comparaison révèle le pouvoir d’achat : elle indique quel fournisseur est réellement moins cher par unité de base et soutient la négociation de contrats, au lieu de laisser chaque établissement juger les prix de manière isolée.