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Factures fournisseurs envoyées en comptabilité, pas en inventaire : la solution
Où va la facture quand elle saute la réception
Quand une facture fournisseur est envoyée directement par e-mail en comptabilité, elle est payée mais n'entre jamais dans votre système d'inventaire. Le contrôle des coûts ne voit jamais le nouveau prix. Les coûts des recettes et les valeurs de stock continuent de tourner sur d'anciens chiffres, souvent jusqu'à la fin du mois.
C'est un problème de routage, pas un problème de scan. La facture est numérique et correcte. Elle atterrit simplement au mauvais endroit en premier. Corrigez le chemin et le même document met à jour à la fois votre comptabilité et votre contrôle des coûts.
Où atterrissent actuellement vos factures ?
Avant de changer quoi que ce soit, trouvez le chemin que prend chaque facture aujourd'hui. La plupart des cuisines fonctionnent selon l'un des deux chemins. Chacun a un premier mouvement différent, et la question ci-dessous les distingue.
Si les fournisseurs envoient les factures par e-mail à une boîte de réception comptabilité partagée, le document existe déjà en PDF. Vous pouvez diriger cette boîte de réception vers Supy afin que l'IA lise chaque facture à l'arrivée. La configuration de numérisation des factures multi-sites couvre ce chemin en profondeur. Si les factures arrivent sur papier ou sont saisies uniquement dans la comptabilité, la première saisie doit se faire à la porte, sur le bon de réception.
Saisir la facture à la réception pour qu'une seule entrée alimente les deux systèmes
Saisissez la facture là où les marchandises arrivent. Quand votre équipe reçoit une livraison, elle la saisit comme un bon de réception et y joint la facture. L'IA de Supy lit le fournisseur, les dates, les lignes et les prix, puis les rapproche du bon de commande.
Cette seule saisie remplit deux fonctions. Le stock en direct et les coûts des recettes se mettent à jour immédiatement à partir du bon de réception, pour que le contrôle des coûts voie le vrai prix le jour même. La même saisie pousse la facture vers votre système comptable via le workflow factures et avoirs de Supy, afin que le service comptable reçoive quand même ce dont il a besoin.
Vous ne changez pas d'outils pour que cela fonctionne. Supy se connecte à 75+ caisses, systèmes comptables et ERP, dont QuickBooks, Xero, Zoho Books et NetSuite. La synchronisation comptable est intégrée dans les achats, donc il n'y a pas d'étape séparée d'envoi en comptabilité. Si une facture n'atteint jamais le prestataire comptable, Supy désactive le bon de réception, pour que le stock et le grand livre ne se contredisent jamais.
Ce qui change quand chaque facture met à jour les coûts le jour même
Une fois les factures saisies à la réception, le délai disparaît. Une hausse de prix apparaît dans votre coût matière le jour de son arrivée, pas des semaines plus tard. Vous pouvez la détecter, la contester ou changer de fournisseur avant qu'elle ne grignote un mois de marge.
Imaginez un groupe qui reçoit 800 factures fournisseurs par mois. Si une hausse de 4% passe inaperçue sur une partie de ces lignes toute l'année, ce sont environ $15,000 partis avant que quelqu'un ne les remarque. La saisie le jour même transforme cela d'une surprise de fin de mois en une décision immédiate.
Trouvez donc votre branche et prenez le seul pas qui lui correspond. Si vos factures sont envoyées par e-mail en comptabilité, dirigez cette boîte de réception vers Supy aujourd'hui et laissez l'IA les saisir. Si elles arrivent sur papier ou vont uniquement dans la comptabilité, déplacez la première saisie vers le bon de réception à la porte. Dans les deux cas, la facture atteint le contrôle des coûts au moment même où la livraison arrive.
