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Lieferantenrechnungen gehen direkt in die Buchhaltung, nicht ins Inventar: Die Lösung
Wo die Rechnung landet, wenn sie die Warenannahme überspringt
Wenn eine Lieferantenrechnung direkt per E-Mail in die Buchhaltung geht, wird sie bezahlt, gelangt aber nie in Ihr Inventarsystem. Die Kostenkontrolle sieht den neuen Preis nie. Rezeptkosten und Lagerbestände laufen weiter auf alten Zahlen, oft bis zum Monatsende.
Das ist ein Routing-Problem, kein Scan-Problem. Die Rechnung ist digital und korrekt. Sie landet nur zuerst am falschen Ort. Korrigieren Sie den Weg, und dasselbe Dokument aktualisiert sowohl Ihre Buchhaltung als auch die Kostenkontrolle.
Wo landen Ihre Rechnungen aktuell?
Bevor Sie etwas ändern, ermitteln Sie den Weg, den jede Rechnung heute nimmt. In den meisten Küchen gibt es einen von zwei Wegen. Jeder hat einen anderen ersten Schritt, und die Frage unten zeigt den richtigen.
Wenn Lieferanten Rechnungen an ein gemeinsames Buchhaltungspostfach senden, existiert das Dokument bereits als PDF. Sie können dieses Postfach auf Supy ausrichten, damit die KI jede Rechnung beim Eingang liest. Das Multi-Standort-Setup für Rechnungserfassung behandelt diesen Weg ausführlich. Wenn Rechnungen auf Papier ankommen oder nur in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, muss die erste Erfassung an der Tür auf dem Wareneingangsbeleg erfolgen.
Rechnung bei der Warenannahme erfassen, damit ein Eintrag beide Systeme bedient
Erfassen Sie die Rechnung dort, wo die Waren ankommen. Wenn Ihr Team eine Lieferung annimmt, erstellt es einen Wareneingangsbeleg und fügt die Rechnung bei. Supys KI liest Lieferant, Datum, Einzelposten und Preise und gleicht sie mit der Bestellung ab.
Dieser eine Eintrag erfüllt zwei Funktionen. Lagerbestand und Rezeptkosten werden sofort auf Basis des Wareneingangsbelegs aktualisiert, so dass die Kostenkontrolle den echten Preis noch am selben Tag sieht. Derselbe Buchungsvorgang leitet die Rechnung durch Supys Rechnungen und Gutschriften-Workflow an Ihr Buchhaltungssystem weiter, damit das Buchhaltungsteam trotzdem bekommt, was es braucht.
Sie wechseln keine Tools dafür. Supy verbindet sich mit 75+ Kassensystemen, Buchhaltungs- und ERP-Systemen, darunter QuickBooks, Xero, Zoho Books und NetSuite. Die Buchhaltungssynchronisation ist in der Beschaffung integriert, so dass es keinen separaten Schritt zum Weiterleiten an die Buchhaltung gibt. Wenn eine Rechnung den Buchhaltungsanbieter einmal nicht erreicht, bucht Supy den Wareneingangsbeleg aus, damit Lagerbestand und Hauptbuch nie auseinandergehen.
Was sich ändert, wenn jede Rechnung die Kosten noch am selben Tag aktualisiert
Sobald Rechnungen bei der Warenannahme eingehen, verschwindet die Verzögerung. Ein Preisanstieg erscheint in Ihrem Wareneinsatz am Tag, an dem er eintrifft, nicht Wochen später. Sie können ihn erkennen, hinterfragen oder den Lieferanten wechseln, bevor er eine monatliche Marge aufzehrt.
Stellen Sie sich eine Gruppe vor, die 800 Lieferantenrechnungen pro Monat entgegennimmt. Wenn ein Preisanstieg von 4% auf einem Teil dieser Positionen das ganze Jahr unbemerkt durchrutscht, sind das ungefähr $15,000 weg, bevor es jemand bemerkt. Erfassung am selben Tag verwandelt das von einer Monatsende-Überraschung in eine sofortige Entscheidungsmöglichkeit.
Ermitteln Sie also Ihren Weg und nehmen Sie den einen Schritt dafür. Wenn Ihre Rechnungen per E-Mail in die Buchhaltung gehen, richten Sie dieses Postfach heute auf Supy aus und lassen Sie die KI sie erfassen. Wenn sie auf Papier ankommen oder nur in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, verlagern Sie die erste Erfassung auf den Wareneingangsbeleg an der Tür. So oder so erreicht die Rechnung die Kostenkontrolle in dem Moment, in dem die Lieferung eintrifft.
