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Modèle de facture restaurant : les lignes à vérifier sur chaque facture fournisseur
Ce que doit contenir une facture fournisseur adressée à un restaurant
Une facture fournisseur adressée à un restaurant mentionne le fournisseur, porte un numéro unique et indique la date et les conditions de paiement. Chaque ligne nomme l'article, sa quantité et son prix unitaire convenu, avec un total cohérent. Vérifiez ces lignes à la réception de la livraison et vous repérez une surfacturation avant de la régler. Considérez ceci comme un modèle pour les factures fournisseur qu'un restaurant reçoit : ce que chaque ligne doit indiquer, où les erreurs surviennent et comment les traiter sans ressaisie.
Il s'agit de la facture qu'un restaurant reçoit d'un fournisseur, et non d'un modèle pour facturer vos propres clients. Utilisez-la comme guide pratique : lisez chaque ligne de la facture en regard de ce que vous avez commandé et de ce qui est arrivé.
| Ligne de la facture | Ce qu'elle devrait indiquer | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Fournisseur et numéro de facture | Un fournisseur chez qui vous avez commandé, avec un numéro unique | Le numéro ne correspond pas à une facture déjà réglée |
| Date et conditions de paiement | La date de la facture et l'échéance de paiement | L'échéance correspond aux conditions convenues |
| Article, quantité et unité | Chaque article, la quantité et l'unité d'achat | Chaque ligne correspond au bon de livraison |
| Prix unitaire | Le prix par unité pour chaque article | Chaque prix correspond à votre tarif convenu |
| Total de ligne | Quantité × prix unitaire | Le calcul est correct |
| Taxe et total de la facture | La taxe et le montant dû | Les lignes, la taxe et le total s'additionnent |
Les lignes qui posent problème sur les factures fournisseur
La plupart des lignes de facture sont correctes. Sur 6,43 millions de lignes, 89,6 % se situent dans une marge de 2 % du prix convenu, d'après The Spread. Le problème concerne les lignes erronées, car lorsqu'une ligne est surfacturée, l'écart est souvent important.
Près de la moitié des lignes surfacturées, soit 46,8 %, dépassent de 20 % ou plus le prix convenu (The Spread, 2026). Un écart signifie seulement que les chiffres diffèrent, pas nécessairement que le fournisseur a commis une erreur : vérifiez donc la ligne avant de la contester. Les lignes qui méritent votre attention ne sont pas les quelques centimes par-ci par-là, mais les rares lignes facturées bien au-dessus du montant convenu.
Quatre lignes posent problème le plus souvent :
- Prix supérieur au tarif convenu. Le prix unitaire est plus élevé que le prix convenu lors de la commande.
- Quantité supérieure à la livraison. La facture réclame davantage que ce qu'indique le bon de livraison ou la balance.
- Mauvaise unité de mesure. La facture facture au kilogramme un article que vous achetez à la caisse, ou l'inverse.
- Aucune demande d'avoir émise. Une livraison incomplète ou un article refusé n'ont jamais fait l'objet d'un avoir, et vous payez des marchandises que vous n'avez pas reçues.
Vérifier la facture par rapport à la commande et à la livraison
Avant de régler une ligne, confrontez-la à trois documents :
- Le bon de commande (BDC). Ce que vous avez demandé au fournisseur, au prix convenu.
- Le bon de livraison. Ce qui est effectivement arrivé, en poids ou en nombre.
- La facture. Ce que le fournisseur vous facture.
Quand les trois concordent sur l'article, la quantité et le prix, la ligne peut être réglée. S'ils divergent, vous avez trouvé le problème avant que l'argent parte – c'est tout l'intérêt de la vérification.
La divergence la plus fréquente porte sur la quantité. Un exploitant commande régulièrement 3 kg de produits frais et en reçoit 2,5 kg : la facture, la commande et la balance indiquent chacune un montant différent. Pesez la livraison, notez ce qui est effectivement arrivé et facturez sur cette base.
Effectuez la vérification à la réception, pendant que la livraison est encore devant vous. Si vous achetez et réceptionnez encore sur papier, lisez d'abord comment un groupe de restauration gère l'approvisionnement sur plusieurs sites. Les vérifications décrites ici nécessitent que la commande et la livraison soient enregistrées, pas seulement mémorisées.
Obtenir les avoirs avant de payer
Émettez la demande d'avoir à la réception, pas en fin de mois. Quand une livraison est incomplète, qu'un prix est erroné ou qu'un article est refusé, demandez l'avoir pendant que le livreur est encore sur place. Un fournisseur accepte bien plus facilement une correction le jour même que si vous la réclamez trois semaines plus tard.
Bloquez le paiement de la ligne contestée jusqu'à ce que le fournisseur émette l'avoir. Réglez les lignes correctes et signalez celle qui pose problème. Si vous soldez la facture avant réception de l'avoir, vous payez une livraison incomplète et ne reverrez jamais cet argent.
Notez le numéro de facture, la ligne et le montant à rembourser lorsque vous signalez le problème. Un avoir qui renvoie à la facture d'origine est facile à rapprocher pour les deux parties et sera traité bien plus vite qu'une vague demande de remboursement.
Traiter les factures fournisseur sans les ressaisir
Arrêtez de saisir les factures à la main et les erreurs ci-dessus cessent de se multiplier. Un directeur des opérations rentrant de congé s'est retrouvé face à 19 factures fournisseur et a passé plus de deux heures à les rapprocher une par une.
Dans de nombreux marchés, la plupart des factures fournisseur arrivent encore manuscrites. Les équipes les ressaisissent du papier vers une feuille de calcul, puis vers le back-office, en perdant une ligne à chaque étape.
La réception de factures Supy fonctionne autrement :
- Lecture. Les fournisseurs envoient leurs factures par e-mail à une boîte de réception dédiée à chaque restaurant, et Supy lit chaque champ quel que soit le format de la facture.
- Rapprochement. Le système rapproche chaque facture du bon de commande et signale tout écart de prix ou de quantité pour approbation avant de mettre à jour stocks et comptabilité.
- Avoir. Une demande d'avoir pour une facturation excessive ou erronée dispose de sa propre piste d'audit.
Commencez par une semaine de factures fournisseur. Passez chaque ligne en regard de la commande et de la livraison, émettez une demande d'avoir pour tout ce qui ne correspond pas, et ne réglez que ce qui concorde. Cette semaine vous montrera quels fournisseurs surfacturent et instaurera la rigueur qui rendra chaque facture suivante honnête.
