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Rechnungsvorlage Restaurant: Die Positionen auf jeder Lieferantenrechnung prüfen
Was eine Lieferantenrechnung für ein Restaurant enthalten sollte
Eine Lieferantenrechnung für ein Restaurant nennt den Lieferant, trägt eine einzigartige Nummer und zeigt Datum und Zahlungsbedingungen. Jede Position benennt den Artikel, seine Menge und den vereinbarten Stückpreis mit einer korrekten Gesamtsumme. Prüfen Sie diese Positionen bei der Warenannahme – so erkennen Sie eine überhöhte Rechnung, bevor Sie zahlen. Nutzen Sie dies als Vorlage für die Lieferantenrechnungen, die ein Restaurant erhält: Was jede Position zeigen sollte, wo Fehler entstehen und wie Sie sie ohne Neuerfassung verarbeiten.
Dies ist die Rechnung, die ein Restaurant von einem Lieferant erhält, keine Vorlage zur Rechnungsstellung an eigene Kunden. Verwenden Sie sie als Leitfaden: Lesen Sie jede Position auf der Rechnung gegen das, was Sie bestellt und erhalten haben.
| Position auf der Rechnung | Was sie zeigen sollte | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Lieferant und Rechnungsnummer | Ein Lieferant, bei dem Sie bestellt haben, mit einer einzigartigen Nummer | Die Nummer wurde noch nicht bezahlt |
| Datum und Zahlungsbedingungen | Das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum | Das Fälligkeitsdatum entspricht den vereinbarten Bedingungen |
| Artikel, Menge und Einheit | Jeder Artikel, die Menge und die Kaufeinheit | Jede Position stimmt mit dem Lieferschein überein |
| Stückpreis | Der Preis pro Einheit für jeden Artikel | Jeder Preis entspricht Ihrer vereinbarten Preisliste |
| Positionssumme | Menge mal Stückpreis | Die Multiplikation stimmt |
| Steuer und Rechnungssumme | Die Steuer und der geschuldete Betrag | Positionen, Steuer und Gesamtsumme stimmen |
Die Positionen, die auf Lieferantenrechnungen falsch sind
Die meisten Rechnungspositionen sind korrekt. Von 6,43 Millionen Positionen liegen 89,6 % innerhalb von 2 % des vereinbarten Preises, laut The Spread. Das Problem sind die fehlerhaften Positionen – denn wenn eine Position zu hoch berechnet wird, ist sie oft erheblich überhöht.
Fast die Hälfte der zu hoch berechneten Positionen, nämlich 46,8 %, liegt 20 % oder mehr über dem vereinbarten Preis (The Spread, 2026). Eine Abweichung bedeutet nur, dass die Zahlen unterschiedlich sind, nicht dass der Lieferant einen Fehler gemacht hat. Prüfen Sie die Position daher, bevor Sie sie beanstanden. Die Positionen, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen, sind nicht die paar Cent hier und da, sondern die wenigen, die weit über dem vereinbarten Preis berechnet werden.
Vier Positionen sind am häufigsten fehlerhaft:
- Preis über der vereinbarten Liste. Der Stückpreis liegt höher als der Preis, den Sie beim Bestellen vereinbart haben.
- Menge über der Lieferung. Die Rechnung berechnet mehr als der Lieferschein oder die Waage ausweist.
- Falsche Maßeinheit. Die Rechnung berechnet pro Kilogramm für einen Artikel, den Sie kartonweise kaufen, oder umgekehrt.
- Keine ausgestellte Gutschrift. Eine Unter- oder Rücklieferung wurde nie gutgeschrieben, sodass Sie für Waren zahlen, die Sie nicht erhalten haben.
Die Rechnung gegen Bestellung und Lieferung prüfen
Bevor Sie eine Position bezahlen, gleichen Sie sie mit drei Dokumenten ab:
- Die Bestellung. Was Sie beim Lieferant bestellt haben, zum vereinbarten Preis.
- Der Lieferschein. Was tatsächlich an der Tür angeliefert wurde, nach Gewicht oder Anzahl.
- Die Rechnung. Was der Lieferant Ihnen berechnet.
Wenn alle drei bei Artikel, Menge und Preis übereinstimmen, ist die Position sicher zu bezahlen. Wenn sie nicht übereinstimmen, haben Sie das Problem gefunden, bevor das Geld die Hand wechselt – das ist der Sinn dieser Prüfung.
Am häufigsten weichen die Mengen ab. Ein Betreiber bestellt regelmäßig 3 kg Frischware und nimmt 2,5 kg in Empfang – Rechnung, Bestellung und Waage zeigen also jeweils unterschiedliche Mengen. Wiegen Sie die Lieferung, erfassen Sie was tatsächlich angekommen ist, und berechnen Sie auf dieser Basis.
Führen Sie den Abgleich bei der Warenannahme durch, während die Lieferung noch vor Ihnen steht. Wenn Sie noch mit Papier kaufen und empfangen, lesen Sie zuerst wie eine Restaurantgruppe die Beschaffung über mehrere Standorte abwickelt. Die hier beschriebenen Prüfungen setzen voraus, dass die Bestellung und die Lieferung erfasst sind, nicht bloß im Gedächtnis.
Gutschriften einfordern, bevor Sie zahlen
Fordern Sie die Gutschrift bei der Warenannahme an, nicht am Monatsende. Wenn eine Lieferung unvollständig, ein Preis falsch oder ein Artikel zurückgewiesen wurde, fordern Sie die Gutschrift noch an, während der Fahrer vor Ort ist. Ein Lieferant akzeptiert eine Korrektur am selben Tag weit bereitwilliger als eine, die drei Wochen später eingefordert wird.
Halten Sie die Zahlung der strittigen Position zurück, bis der Lieferant die Gutschrift ausstellt. Bezahlen Sie die korrekten Positionen und markieren Sie die fehlerhafte. Zahlen Sie vor Eingang der Gutschrift, haben Sie für eine Unterlieferung bezahlt und dieses Geld nie wiederzusehen.
Notieren Sie die Rechnungsnummer, die Position und den zurückzuzahlenden Betrag, wenn Sie die Beanstandung einreichen. Eine Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, ist für beide Seiten leicht zuzuordnen und wird deutlich schneller bearbeitet als eine vage Rückzahlungsanfrage.
Lieferantenrechnungen ohne Neuerfassung verarbeiten
Hören Sie auf, Rechnungen von Hand einzutippen, und die obigen Fehler vervielfältigen sich nicht mehr. Ein Betriebsleiter kehrte aus dem Urlaub zu 19 Lieferantenrechnungen zurück und verbrachte über zwei Stunden damit, sie eine nach der anderen abzugleichen.
In vielen Märkten kommen die meisten Lieferantenrechnungen noch handgeschrieben an. Teams tippen sie von Papier in eine Tabelle und dann ins Backoffice um und verlieren bei jedem Schritt eine Position.
Supys Rechnungsempfang geht einen anderen Weg:
- Einlesen. Lieferanten senden ihre Rechnungen per E-Mail an ein Postfach pro Restaurant, und Supy liest jedes Feld aus, unabhängig vom Format der Rechnung.
- Abgleichen. Das System gleicht jede Rechnung mit der Bestellung ab und markiert jeden Preis- oder Mengenkonflikt zur Freigabe, bevor Bestand und Buchhaltung aktualisiert werden.
- Gutschreiben. Eine Gutschrift für eine überhöhte oder fehlerhafte Berechnung führt einen eigenen Prüfpfad.
Beginnen Sie mit einer Woche Lieferantenrechnungen. Prüfen Sie jede Position gegen Bestellung und Lieferung, stellen Sie eine Gutschrift für alles aus, was nicht stimmt, und zahlen Sie nur, was übereinstimmt. Diese eine Woche zeigt, welche Lieferanten zu hoch berechnen, und etabliert die Gewohnheit, die jede folgende Rechnung korrekt hält.
