Gérer les achats entre entités juridiques distinctes dans un groupe de restauration multi-sites

Si votre groupe de restauration gère chaque site ou chaque marque comme une entité juridique distincte, les achats ne fonctionnent pas de la même manière que pour un opérateur mono-entité. Les bons de commande mutualisés désignent le mauvais acheteur, les factures atterrissent dans les livres de la mauvaise société, et une nouvelle marque se retrouve rattachée à un compte existant au lieu d'exister de manière autonome. Suivez ces cinq étapes pour structurer correctement vos achats entre entités juridiques distinctes, de la première décision structurelle à la dernière facture : choisissez votre structure de comptes, émettez des bons de commande par entité, créez chaque nouvelle marque proprement, facturez les livraisons entre vos propres sociétés, et veillez à ce que chaque facture soit comptabilisée sur la bonne entité.

Étape 1 : Décider d'un compte mutualisé ou d'un compte par entité

Commencez par la décision structurelle, car chaque étape suivante en dépend : gérez un compte d'exploitation mutualisé pour l'ensemble du groupe, ou créez un compte distinct par entité juridique. Basez votre réponse sur le degré réel de séparation de vos entités du point de vue juridique, bancaire et fiscal, et non sur la façon dont le groupe se ressent au quotidien.

L'attrait d'un compte mutualisé est compréhensible. Cela semble plus simple, et un groupe qui a grandi site après site s'arrête rarement pour reconfigurer sa structure d'achats. Mais dès que deux entités juridiques se retrouvent derrière un seul enregistrement client, les bons de commande désignent le mauvais acheteur et les factures fournisseurs sont imputées à la mauvaise société. Démêler cela à la main chaque mois est plus lent et plus risqué que d'établir une structure correcte dès le départ. Utilisez le tableau ci-dessous comme aide à la décision.

Si chaque site opère sous une seule entité juridique, un compte mutualisé est la bonne décision et vos contrôles appartiennent au niveau du point de vente. Si les sites sont de véritables sociétés distinctes, suivez les étapes suivantes : chacune structure une partie des achats, de la facturation et des stocks afin que tout reste propre au sein du groupe.

Étape 2 : Émettre des bons de commande par entité, non entre entités

N'essayez pas de faire acheter deux sociétés via un seul compte. Un bon de commande est un engagement d'un acheteur légal envers un fournisseur : il porte un seul nom de société, un seul numéro d'identification fiscale et un seul ensemble de conditions de paiement, et ne peut donc pas représenter deux entités à la fois. Il ne s'agit pas d'une limitation logicielle que vous pouvez contourner en modifiant les paramètres ; c'est la nature même d'un bon de commande. Forcer deux sociétés sur une seule commande ne fait que déplacer le problème sur la facture.

Laissez plutôt chaque entité émettre ses propres bons de commande sous son propre nom, et consolidez les besoins à un niveau supérieur, au stade de la planification, plutôt que sur le bon de commande lui-même. Supy offre à chaque entité une vue multi-sites consolidée de ses demandes d'achat et une génération de bons de commande en un clic, ce qui permet à l'approvisionnement de tous les sites au sein d'une entité de rester rapide sans forcer deux sociétés sur un même document. Si vous souhaitez des volumes groupés auprès d'un seul fournisseur, il s'agit d'un schéma distinct traité dans les bons de commande consolidés pour les groupes de restauration, qui concerne de nombreux sites au sein d'une même entité, et non plusieurs entités.

Étape 3 : Créer chaque nouvelle marque comme son propre compte dès le premier jour

Lorsque le groupe ouvre une nouvelle marque comme entité juridique distincte, créez-la dès la première commande en tant que compte indépendant avec ses propres fournisseurs, son immatriculation fiscale et ses propres utilisateurs. Il est beaucoup plus difficile de rétablir la séparation après que des factures ont déjà été imputées à un compte mutualisé que de partir sur de bonnes bases, car vous devez alors corriger l'historique tout en modifiant la configuration.

Traitez la création du compte comme une tâche courte et ordonnée. Enregistrez la marque comme son propre compte, associez ses propres contacts fournisseurs et ses calendriers de livraison, et définissez sa propre chaîne d'approbation ainsi que ses politiques de dépenses avant que la première commande ne soit passée. Supy prend en charge jusqu'à cinq approbateurs séquentiels déclenchés par site et par valeur de commande, ainsi que des limites de dépenses adaptées à des emplacements et des personnes spécifiques, de sorte que chaque entité applique ses propres règles d'achats. Une hiérarchie à trois niveaux (groupe, point de vente, site) permet alors d'isoler chaque entité dans ses propres enregistrements tout en offrant au groupe une visibilité sur l'ensemble.

Étape 4 : Facturer les livraisons inter-entités avec des tarifs par groupe de clients

Si l'une de vos entités en approvisionne une autre, par exemple une cuisine centrale ou une unité de production alimentant les points de vente, mettez en place une règle pour facturer entre les sociétés que vous détenez toutes les deux plutôt que de tarifer chaque transfert manuellement. La recalculation et la comptabilisation manuelles de chaque transfert ne passent pas à l'échelle au-delà de quelques sites, et c'est là que les chiffres inter-entités dérivent le plus souvent.

Le mécanisme qui supprime l'étape manuelle est une liste de prix par entité destinataire. Supy permet à une entité fournisseur de maintenir des listes de prix distinctes par groupe de clients, avec une tarification au coût majoré, à la marge ou à prix fixe par groupe, de sorte que chaque entité destinataire reçoive automatiquement une facture au prix convenu. Vous définissez la règle une fois ; les factures la suivent. Le volet stock d'un transfert de cuisine centrale et le détail de la facturation interne sont un sujet à part, traité dans les prix de transfert et la facturation interne d'une cuisine centrale ; le point essentiel ici est simplement que la facturation inter-entités devrait être une règle, pas un tableur mensuel.

Étape 5 : S'assurer que chaque facture est comptabilisée sur la bonne entité

Enfin, combler la brèche qui provoque les imputations incorrectes de factures. Les factures sont mal imputées pour une raison avant tout : deux entités partagent un compte ou un enregistrement fournisseur, de sorte que le système n'a aucun moyen propre de savoir à quelle société appartient une facture. Limitez chaque compte, chaque fournisseur et chaque demande d'avoir à une seule entité, et l'ambiguïté disparaît, car chaque document porte déjà la société qui a commandé.

Supy s'assure que les demandes d'avoir sont limitées à un seul compte opérateur, de sorte que les crédits fournisseurs d'une marque ne se mélangent jamais avec ceux d'une autre. Chaque entité reçoit les factures fournisseurs dans sa propre boîte de réception, où elles sont rapprochées des bons de commande de cette entité, et chaque entité se synchronise avec son propre grand livre comptable via les 75 + intégrations de Supy. C'est ainsi qu'une facture se retrouve par défaut dans les livres de la bonne société plutôt que d'être corrigée manuellement après coup. Cela supprime également le travail de rapprochement que les comptes mutualisés génèrent discrètement. Vous pouvez voir le volet achats dans le logiciel d'approvisionnement pour restaurants de Supy.

Identifier la structure adaptée à votre groupe

Réunissez toutes les étapes autour d'une seule question : chaque site est-il une entité juridique autonome ? Si la réponse est non, une entité opérant sur plusieurs sites, un compte mutualisé est adapté et vos efforts doivent porter sur le niveau du point de vente : approbations, limites de dépenses et transferts de stocks inter-sites. Si la réponse est oui, plusieurs sociétés distinctes, créez un compte distinct par entité, limitez ses fournisseurs et ses demandes d'avoir à cette entité, et utilisez des listes de prix par groupe de clients pour tout approvisionnement circulant entre elles.

L'erreur que commet presque chaque groupe multi-entités est de prendre cette décision par défaut plutôt qu'intentionnellement, pour ensuite la payer en écritures de fin de mois. Choisissez la branche qui vous correspond, établissez la structure une fois, et les achats resteront propres au fur et à mesure que le groupe accueille sa prochaine marque.