Beschaffung über getrennte juristische Personen in einer Multi-Standort-Restaurantgruppe

Wenn Ihre Restaurantgruppe jeden Standort oder jede Marke als eigenständige juristische Person führt, funktioniert die Beschaffung anders als bei einem Betreiber mit einer einzigen juristischen Person. Gemeinsame Bestellungen benennen den falschen Käufer, Rechnungen landen in den Büchern des falschen Unternehmens, und eine neue Marke wird dem bestehenden Konto angehängt, anstatt eigenständig zu stehen. Gehen Sie diese fünf Schritte durch, um die Beschaffung über getrennte juristische Personen hinweg korrekt einzurichten, von der ersten Strukturentscheidung bis zur letzten Rechnung: Entscheiden Sie sich für Ihre Kontostruktur, geben Sie Bestellungen pro Einheit auf, richten Sie jede neue Marke sauber ein, stellen Sie Lieferungen zwischen Ihren eigenen Unternehmen in Rechnung, und sorgen Sie dafür, dass jede Rechnung bei der richtigen Einheit gebucht wird.

Schritt 1: Entscheiden Sie sich für ein gemeinsames Konto oder eines pro Einheit

Beginnen Sie mit der Strukturentscheidung, denn jeder nachfolgende Schritt hängt davon ab: Führen Sie ein gemeinsames Betriebskonto für die gesamte Gruppe, oder richten Sie jede juristische Person als eigenes Konto ein. Treffen Sie diese Entscheidung auf der Grundlage, wie getrennt Ihre Einheiten wirklich in rechtlicher, bankbetrieblicher und steuerlicher Hinsicht sind, nicht auf der Grundlage, wie sich die Gruppe im Alltag anfühlt.

Der Drang nach einem gemeinsamen Konto ist verständlich. Es wirkt einfacher, und eine Gruppe, die einen Standort nach dem anderen gewachsen ist, hält selten inne, um ihre Einkaufsstruktur neu zu gestalten. Aber in dem Moment, in dem zwei juristische Personen hinter einem einzigen Kundendatensatz stehen, beginnen Bestellungen, den falschen Käufer zu benennen, und Lieferantenrechnungen werden dem falschen Unternehmen zugeordnet. Das monatliche manuelle Aufdröseln ist langsamer und riskanter als die einmalige korrekte Einrichtung der Struktur. Nutzen Sie die folgende Tabelle als kompakte Übersicht zur Entscheidung.

Wenn jeder Standort unter einer einzigen juristischen Person handelt, ist ein gemeinsames Konto die richtige Wahl, und Ihre Kontrollen gehören auf die Outlet-Ebene. Wenn die Standorte wirklich getrennte Unternehmen sind, arbeiten Sie die verbleibenden Schritte durch: Jeder Schritt richtet einen Teil der Beschaffung, Abrechnung und des Warenbestands ein, damit er in der Gruppe sauber bleibt.

Schritt 2: Geben Sie Bestellungen pro Einheit auf, nicht einheitenübergreifend

Versuchen Sie nicht, ein Konto für zwei Unternehmen kaufen zu lassen. Eine Bestellung ist eine Verpflichtung eines Käufers gegenüber einem Lieferanten: Sie enthält einen einzigen Firmennamen, eine einzige Steuerregistrierung und einen einzigen Satz Zahlungsbedingungen und kann daher nicht zwei Unternehmen gleichzeitig vertreten. Dies ist keine Softwareeinschränkung, die Sie konfigurieren können; es ist das, was eine Bestellung ihrem Wesen nach ist. Zwei Unternehmen in eine Bestellung zu zwingen, verlagert das Problem lediglich auf die Rechnung.

Lassen Sie stattdessen jede Einheit ihre eigenen Bestellungen unter ihrem eigenen Namen aufgeben, und konsolidieren Sie den Bedarf auf einer höheren Ebene, in der Planungsphase, und nicht in der Bestellung selbst. Supy bietet jeder Einheit eine konsolidierte Multi-Outlet-Übersicht ihrer Anfragen und eine Ein-Klick-Bestellgenerierung, sodass der Einkauf für alle Standorte innerhalb einer Einheit schnell bleibt, ohne zwei Unternehmen in einem Dokument zusammenzuführen. Wenn Sie gruppenweites Volumen bei einem einzelnen Lieferanten wünschen, ist das ein separates Muster, das in konsolidierten Bestellungen für Restaurantgruppen behandelt wird und viele Standorte innerhalb einer Einheit, nicht mehrere Einheiten, berücksichtigt.

Schritt 3: Richten Sie jede neue Marke von Beginn an als eigenes Konto ein

Wenn die Gruppe eine neue Marke als eigenständige juristische Person eröffnet, richten Sie diese von der ersten Bestellung an als unabhängiges Konto mit eigenen Lieferanten, Steuerregistrierung und Nutzern ein. Die Trennung im Nachhinein, nachdem Rechnungen bereits auf ein gemeinsames Konto gebucht wurden, ist weit schwieriger als ein sauberer Start, weil Sie dann die Vergangenheit aufarbeiten und gleichzeitig die Einrichtung ändern müssen.

Gehen Sie die Einrichtung als kurze, geordnete Aufgabe an. Registrieren Sie die Marke als eigenes Konto, fügen Sie ihre eigenen Lieferantenkontakte und Lieferpläne hinzu, und legen Sie ihre eigene Genehmigungskette sowie Ausgabenrichtlinien fest, bevor die erste Bestellung aufgegeben wird. Supy unterstützt bis zu fünf sequenzielle Genehmiger, ausgelöst durch Filiale und Bestellwert, sowie nach bestimmten Standorten und Personen abgestufte Ausgabenlimits, sodass jede Einheit ihre eigenen Einkaufsregeln durchsetzt. Eine dreistufige Hierarchie aus Gruppe, Outlet und Standort hält dann jede Einheit in ihren eigenen Datensätzen isoliert, während die Gruppe dennoch einen Überblick über alle Einheiten behält.

Schritt 4: Stellen Sie einheitenübergreifende Lieferungen mit Pro-Gruppe-Preislisten in Rechnung

Wenn eine Ihrer Einheiten eine andere beliefert, beispielsweise eine Zentralküche oder Commissary-Küche, die die Outlets versorgt, richten Sie eine Regel ein, um zwischen den Unternehmen, die beide Ihnen gehören, abzurechnen, anstatt jede Umlage manuell zu berechnen. Die manuelle Neuberechnung und Verbuchung jedes Transfers skaliert über eine Handvoll Standorte hinaus nicht, und hier driften einheitenübergreifende Zahlen am häufigsten auseinander.

Der Mechanismus, der den manuellen Schritt beseitigt, ist eine Preisliste pro empfangender Einheit. Supy ermöglicht es einer liefernden Einheit, separate Preislisten pro Kundengruppe zu führen, mit Kosten-Plus-, Aufschlags- oder Festpreisen pro Gruppe, sodass jede empfangende Einheit automatisch zum vereinbarten Preis in Rechnung gestellt wird. Sie legen die Regel einmal fest; die Rechnungen folgen ihr. Der Bestandsaspekt eines Zentralküchentransfers und die internen Rechnungsdetails sind ein eigenes Thema, das in Zentralküchen-Transferpreisen und interner Rechnungsstellung behandelt wird; hier geht es lediglich darum, dass die einheitenübergreifende Abrechnung eine Regel sein sollte, kein monatliches Tabellenblatt.

Schritt 5: Sorgen Sie dafür, dass jede Rechnung bei der richtigen Einheit gebucht wird

Schließen Sie schließlich die Lücke, die zu falschen Rechnungsbuchungen führt. Rechnungen werden vor allem aus einem Grund falsch gebucht: Zwei Einheiten teilen ein Konto oder einen Lieferantendatensatz, sodass das System keine eindeutige Möglichkeit hat, festzustellen, zu welchem Unternehmen eine Rechnung gehört. Wenn Sie jedes Konto, jeden Lieferanten und jede Gutschrift auf eine einzige Einheit beschränken, verschwindet die Mehrdeutigkeit, weil jedes Dokument bereits das Unternehmen enthält, das es bestellt hat.

Supy stellt sicher, dass Gutschriften auf ein einzelnes Betreiberkonto beschränkt werden, sodass die Lieferantengutschriften einer Marke niemals mit denen einer anderen vermischt werden. Jede Einheit erhält Lieferantenrechnungen in ihr eigenes Postfach, wo sie gegen die eigenen Bestellungen der Einheit abgeglichen werden, und jede Einheit synchronisiert sich über Supys 75+ Integrationen mit ihrem eigenen Buchhaltungshauptbuch. Auf diese Weise landet eine Rechnung standardmäßig in den Büchern des richtigen Unternehmens, anstatt nachträglich manuell korrigiert zu werden. Dies beseitigt auch den Abstimmungsaufwand, den gemeinsame Konten stillschweigend verursachen. Die Einkaufsseite hiervon finden Sie in Supys Restaurant-Beschaffungssoftware.

Stellen Sie fest, welche Einrichtung Ihre Gruppe verwenden sollte

Bringen Sie die Schritte mit einer Frage zusammen: Ist jeder Standort eine eigenständige juristische Person? Wenn die Antwort Nein lautet, eine Einheit, die an vielen Standorten tätig ist, ist ein gemeinsames Konto richtig, und Ihre Bemühungen gehören auf die Outlet-Ebene: Genehmigungen, Ausgabenlimits und standortübergreifende Bestandstransfers. Wenn die Antwort Ja lautet, mehrere getrennte Unternehmen, richten Sie jede Einheit auf einem eigenen Konto ein, beschränken Sie deren Lieferanten und Gutschriften auf diese Einheit, und verwenden Sie Pro-Kundengruppen-Preislisten für jeglichen Warenfluss zwischen ihnen.

Der Fehler, den fast jede Multi-Einheiten-Gruppe macht, ist, diese Entscheidung standardmäßig statt bewusst zu treffen, und dann dafür in den Monatsabschluss-Buchungen zu zahlen. Wählen Sie den Zweig, dem Sie angehören, legen Sie die Struktur einmal fest, und die Beschaffung bleibt sauber, wenn die Gruppe ihre nächste Marke hinzufügt.