Logiciel de gestion des stocks en restauration : ce qu’il faut vérifier

Ce qu’un logiciel de gestion des stocks en restauration doit réussir

Le meilleur logiciel de gestion des stocks en restauration est celui qui garde vos chiffres de stocks justes après le premier mois, pas celui qui affiche le plus bel écran d’inventaire. La plupart des guides d’achat passent sous silence le nettoyage qui décide de tout : fusionner deux articles en double oblige à retirer l’un d’eux de chaque recette à la main. Cet article présente cinq vérifications à mener avant de signer, et à quoi chacune ressemble en démonstration.

La restauration est plus difficile à suivre qu’une réserve de magasin. Les ingrédients arrivent par caisses et sortent au gramme, les recettes transforment la matière première en plats, et un groupe gère le même article sur plusieurs sites.

• Logiciel pour la cuisine. Un bon logiciel de gestion des stocks pour une cuisine gère tout cela, là où un outil conçu pour une réserve générique échoue.
• Développé en interne. Un opérateur multi-sites a développé son propre système après que les logiciels du marché ont échoué sur les dix derniers pour cent dont il avait besoin, et un autre menait l’inventaire mensuel sur des tableurs qui dévoraient d’une demi-journée à deux jours chaque mois.

Les cinq vérifications ci-dessous séparent les logiciels qui survivent à une vraie cuisine de ceux qui ne font bonne figure qu’en présentation commerciale.

Sait-il nettoyer les articles en double et mal saisis ?

La liste des articles, le référentiel articles, est la fondation. Si elle est désordonnée, chaque inventaire et chaque rapport bâti dessus est faux : vérifiez donc ce point avant tout ce qui brille davantage.

• Un impôt silencieux. Les opérateurs décrivent les articles en double comme un impôt silencieux sur les stocks. Un responsable des opérations a constaté que fusionner deux doublons imposait d’abord de retirer l’article de chaque recette à la main, un travail lent.
• Historique des ventes. Un groupe hôtelier ne pouvait pas supprimer un doublon du tout, parce qu’un historique des ventes y était rattaché, jusqu’à ce qu’un contournement antidaté dégage la voie. Les guides d’achat les mieux classés, qui vendent un suivi des stocks facile, ne mentionnent jamais ce travail, et c’est pourtant lui qui décide si vos chiffres tiennent.
• Fusion et modification en masse. Recherchez un outil qui fusionne les doublons et modifie les articles en masse, et qui relie proprement chaque article aux recettes qui l’utilisent, pour qu’une modification se propage. Demandez à l’éditeur comment il traite un article qui porte déjà un historique des ventes.
• Article de base. Supy tient un article de base par ingrédient, avec les codes produit et les conditionnements de chaque fournisseur rattachés. La même tomate achetée auprès de trois fournisseurs est donc un article et non trois, et un allergène renseigné une fois se reporte dans chaque recette.

L’inventaire est-il rapide, et l’équipe peut-elle le faire ensemble ?

L’inventaire décide si votre équipe continue d’utiliser le logiciel de gestion des stocks ou l’abandonne. Les opérateurs citent la prise d’inventaire parmi leurs plus grands obstacles opérationnels, et un inventaire lent sur un porte-bloc est la première tâche qu’une équipe débordée saute.

• Modèles d’inventaire. Recherchez des modèles d’inventaire dans l’ordre des rayonnages, pour qu’une personne parcoure la salle une seule fois. Vous voulez aussi un inventaire que plusieurs personnes peuvent mener en même temps, et un écart visible au moment où vous validez plutôt que des jours plus tard.
• Plusieurs personnes en parallèle. Supy construit des modèles d’inventaire réutilisables dans l’ordre des rayonnages et laisse plusieurs personnes travailler la même prise d’inventaire en parallèle, fusionnée automatiquement, chaque ligne étant attribuée à celle qui l’a saisie. Pendant un inventaire en cours, l’application web se met à jour en temps réel : quand une personne résout un écart, tous les participants le voient aussitôt, ce qui supprime le travail en double.
• Brouillon jusqu’à la validation. La liste des prises d’inventaire affiche les inventaires de chaque point de vente et de chaque emplacement au même endroit, et un inventaire reste un brouillon jusqu’à ce que quelqu’un le valide. La validation ajuste la quantité et la valeur de vos stocks et produit le rapport d’écart.
• Réduit le temps d’inventaire. Supy indique que cette approche en parallèle réduit le temps d’inventaire de plus de moitié.
• Rouvrir et corriger. Vérifiez aussi que vous pouvez rouvrir et corriger un inventaire validé. Un responsable des opérations a saisi un inventaire de bouteilles avec la virgule mal placée, a créé un écart important, et devait corriger l’inventaire historique sans recommencer tout l’inventaire.

Les ventes, les recettes et les stocks restent-ils synchronisés ?

Un inventaire vous dit où se trouvent les stocks aujourd’hui. Le lien entre les ventes et les stocks vous dit où ils vont : traitez-le donc comme une vérification centrale, pas comme un agrément.

• De la caisse aux recettes. Recherchez une intégration du système de caisse (POS) qui relie les articles du menu aux recettes, pour que chaque vente déduise exactement les ingrédients. Vous voulez aussi un suivi des recettes et des préparations qui gère les rendements et la production par lots, et des unités qui tiennent entre votre façon d’acheter et votre façon de cuisiner.
• Comment Supy relie le tout. Supy relie les articles de menu du POS aux recettes, y compris les modificateurs, pour qu’une vente déduise les bons ingrédients, et il suit les recettes de préparation, les rendements et la production par lots.
• Tenus à part. Un opérateur gérait une caisse avec des stocks tenus séparément à la main : rien ne détectait un changement de prix ou de marge avant la fin du mois. Relier les deux est tout l’enjeu.

Les stocks minimum et les seuils de réapprovisionnement relèvent aussi de cette vérification. Recherchez un stock en temps réel qui signale chaque article passé sous son seuil d’alerte et au-dessus de son stock minimum, par article et par site.

Si vous préférez ne pas calculer le stock minimum à la main, le calculateur de stock minimum gratuit le fait pour chaque article de votre liste, à partir de votre consommation, de vos jours de livraison et des délais de vos fournisseurs.

Les factures et les fournisseurs vont-ils le faire trébucher ?

C’est sur les factures qu’un logiciel de gestion des stocks casse discrètement. Les opérateurs posent une question directe à toute fonction de lecture : à quelle fréquence se trompe-t-elle de ligne ?

• Le moment où vous détectez. Le moment où vous détectez un écart de prix décide de ce qu’il coûte. Refusez une ligne surfacturée le jour de la livraison et la correction tient en un refus rapide à la porte ; retrouvez la même ligne en fin de mois et vous courez après une demande d’avoir alors que la marchandise a déjà bougé.
• Lecture des lignes au poids variable. Recherchez une lecture qui interprète les lignes au poids variable et à l’achat par carton selon leur véritable unité de mesure, au lieu de forcer le conditionnement à correspondre au total de la facture. Les frais de livraison doivent figurer comme une charge unique, sans être étalés sur les lignes. L’outil doit aussi signaler toute ligne facturée hors du prix convenu.
• Totaux de facture arrondis. Demandez ce qui se passe avec un fournisseur qui arrondit chaque total de facture, car une équipe d’arrière-cuisine a couru après de faux signalements d’écart jusqu’à apprendre à absorber l’arrondi plutôt qu’à contester chaque livraison.
• Connexions fournisseurs. Les connexions fournisseurs comptent autant que la lecture. Un référentiel transmis par fichier ne peut porter ni stock ni prix en temps réel, si bien que vous pouvez commander un article déjà en rupture, et seuls les fournisseurs disposant d’une connexion électronique établie apparaissent dans l’association des fournisseurs.
• Commandes et tarifs. Attendez-vous à des commandes envoyées par courriel ou par échange de données informatisé (EDI) et à des tarifs tirés des factures passées, et demandez à chaque éditeur d’être clair sur les fournisseurs auxquels il est réellement connecté.

Comment juger ces vérifications sur plusieurs sites et en démonstration

Un site unique pardonne beaucoup de choses qu’un groupe ne pardonne pas. Sur plusieurs sites, il vous faut des stocks qui circulent entre points de vente avec une trace, une cuisine centrale qui transforme la matière première en préparations et en produits finis, et une vue de chaque site face à son stock minimum.

• Transferts et traçabilité. Supy déplace les stocks entre points de vente sous forme de transferts que le site destinataire doit accepter, avec une piste d’audit complète.
• Cuisine centrale et groupe. Il enregistre les séries de production de la cuisine centrale qui s’imputent au grand livre des stocks. Il affiche les stocks minimum et les seuils minimaux sur l’ensemble du groupe plutôt qu’un site à la fois, et journalise chaque action avec un utilisateur nommé et les valeurs avant et après.
• La colonne vertébrale de l’opérateur. Un opérateur de cuisine centrale a qualifié cette couverture de colonne vertébrale de toute son activité.
• Retour aux fondamentaux. Un stock négatif entre points de vente remonte presque toujours aux fondamentaux : un inventaire d’ouverture manquant, une facture que personne n’a saisie, un transfert que personne n’a enregistré.
• Scénario de démonstration. Transformez les cinq vérifications en un court scénario de démonstration, et faites montrer chacune par l’éditeur sur des données réelles plutôt que sur une diapositive.

Commencez par la vérification qui fait le plus mal aujourd’hui. Si vos inventaires cessent de correspondre à ce qui est en rayon au fil du mois, testez d’abord les données articles et le lien entre les ventes et les stocks.

Si la fin de mois est la partie douloureuse, testez les factures et la piste d’audit avant tout le reste. Le travail de fond est le même pour tout logiciel de gestion des stocks pour restaurant que vous présélectionnez : un référentiel articles propre, et des inventaires auxquels vous pouvez vous fier.