Worauf Sie bei einer Warenwirtschaft für die Gastronomie achten sollten

Was eine Warenwirtschaft für die Gastronomie können muss

Die beste Warenwirtschaftssoftware für die Gastronomie ist die, bei der Ihre Bestandszahlen auch nach dem ersten Monat noch stimmen, nicht die mit der schicksten Inventurmaske. Die meisten Kaufberater überspringen genau die Aufräumarbeit, die darüber entscheidet: Zwei doppelte Artikel zusammenzuführen bedeutet, einen davon von Hand aus jedem Rezept zu entfernen. Dieser Artikel zeigt fünf Prüfungen, die Sie vor der Unterschrift durchführen sollten, und wie jede davon in einer Demo aussieht.

Die Gastronomie lässt sich schwerer nachverfolgen als ein Lager im Einzelhandel. Zutaten kommen kistenweise an und gehen grammweise ab, Rezepte verwandeln Rohware in Gerichte, und eine Gruppe führt denselben Artikel über mehrere Standorte.

• Software für die Küche. Gute Warenwirtschaftssoftware für eine Küche beherrscht all das, während ein Werkzeug für ein allgemeines Lager daran scheitert.
• Selbst gebaut. Ein Betreiber mehrerer Standorte baute sich ein eigenes System, nachdem Standardsoftware immer wieder an den letzten zehn Prozent scheiterte, die er brauchte, und ein anderer führte die Monatsinventur in Tabellen, die jeden Monat einen halben bis zwei Tage verschlangen.

Die fünf Prüfungen unten trennen Software, die eine echte Küche übersteht, von Software, die nur im Verkaufsdeck gut aussieht.

Kann sie doppelte und unsaubere Artikel bereinigen?

Die Artikelliste, der Artikelstamm, ist das Fundament. Ist sie unsauber, ist jede Inventur und jeder darauf aufbauende Bericht falsch. Prüfen Sie das also, bevor Sie sich Glänzenderem zuwenden.

• Eine stille Steuer. Betreiber beschreiben doppelte Artikel als stille Steuer auf den Bestand. Ein Betriebsleiter stellte fest, dass das Zusammenführen zweier Dubletten zuerst bedeutete, den Artikel von Hand aus jedem Rezept zu entfernen, eine langsame Arbeit.
• Verkaufshistorie. Eine Hotelgruppe konnte eine Dublette überhaupt nicht löschen, weil eine Verkaufshistorie daran hing, bis ein rückdatierter Umweg den Weg frei machte. Die bestplatzierten Kaufberater, die einfache Bestandsführung verkaufen, erwähnen diese Arbeit nie, und genau sie entscheidet darüber, ob Ihre Zahlen halten.
• Zusammenführen und Massenbearbeiten. Achten Sie auf ein Werkzeug, das Dubletten zusammenführt und Artikel in Massen bearbeitet und das jeden Artikel sauber mit den Rezepten verknüpft, die ihn verwenden, sodass eine Änderung durchläuft. Fragen Sie den Anbieter, wie er mit einem Artikel umgeht, an dem bereits eine Verkaufshistorie hängt.
• Basisartikel. Supy führt einen Basisartikel je Zutat, mit den Produktnummern und Gebindegrößen jedes Lieferanten daran gekoppelt. So ist dieselbe Tomate, bei drei Lieferanten gekauft, ein Artikel statt drei, und ein einmal gesetztes Allergen trägt sich in jedes Rezept weiter.

Geht die Inventur schnell, und kann das Team gemeinsam zählen?

Die Inventur entscheidet darüber, ob Ihr Team die Warenwirtschaft weiter nutzt oder aufgibt. Betreiber nennen die Inventur eine ihrer größten operativen Hürden, und eine langsame Zählung auf dem Klemmbrett ist die erste Aufgabe, die ein beschäftigtes Team ausfallen lässt.

• Zählvorlagen. Achten Sie auf Zählvorlagen in Regalreihenfolge, damit ein Zähler den Raum einmal abgeht. Sie wollen außerdem eine Zählung, die mehrere Personen gleichzeitig durchführen können, und eine Abweichung, die Sie im Moment der Buchung sehen statt Tage später.
• Zähler parallel. Supy erstellt wiederverwendbare Zählvorlagen in Regalreihenfolge und lässt mehrere Zähler dieselbe Inventur parallel bearbeiten, automatisch zusammengeführt, wobei jede Zeile der Person zugeordnet wird, die sie erfasst hat. Während einer laufenden Inventur aktualisiert sich die Web-App in Echtzeit, sodass alle an dieser Inventur es sofort sehen, wenn ein Zähler eine Unstimmigkeit klärt, was Doppelarbeit spart.
• Entwurf bis zur Buchung. Die Liste der Inventuren zeigt die Inventuren jeder Filiale und jedes Lagerorts an einer Stelle, und eine Inventur bleibt ein Entwurf, bis jemand sie bucht. Die Buchung passt Menge und Wert Ihres Bestands an und erzeugt den Abweichungsbericht.
• Verkürzt die Zählzeit. Supy berichtet, dass dieses parallele Vorgehen die Zählzeit um mehr als die Hälfte verkürzt.
• Wieder öffnen und korrigieren. Prüfen Sie auch, ob Sie eine gebuchte Inventur wieder öffnen und korrigieren können. Ein Betriebsleiter erfasste eine Flaschenzählung mit falsch gesetztem Komma, erzeugte eine große Abweichung und musste die historische Inventur korrigieren, ohne die ganze Zählung neu zu beginnen.

Bleiben Verkauf, Rezepte und Bestand im Gleichschritt?

Eine Inventur sagt Ihnen, wo der Bestand heute steht. Die Verbindung zwischen Verkauf und Bestand sagt Ihnen, wohin er geht. Behandeln Sie das also als Kernprüfung, nicht als nette Zugabe.

• Kasse zu Rezepten. Achten Sie auf eine Integration des Kassensystems (POS), die Menüartikel auf Rezepte abbildet, sodass jeder Verkauf genau die Zutaten abbucht. Sie wollen außerdem eine Rezept- und Vorbereitungsverfolgung, die Ausbeuten und Chargenproduktion beherrscht, und Einheiten, die zwischen Einkauf und Küche tragen.
• Wie Supy das verknüpft. Supy verknüpft POS-Menüartikel mit Rezepten, einschließlich Modifikatoren, sodass ein Verkauf die richtigen Zutaten abbucht, und verfolgt Vorbereitungsrezepte, Ausbeuten und Chargenproduktion.
• Getrennt gehalten. Ein Betreiber führte eine Kasse mit von Hand getrennt geführtem Bestand, sodass nichts eine Preis- oder Margenänderung bemerkte, bis der Monat endete. Beides zu verbinden ist der ganze Sinn.

Melde- und Mindestbestände gehören ebenfalls in diese Prüfung. Achten Sie auf einen Live-Bestand, der jeden Artikel unter seinem Mindestbestand und über seinem Sollbestand kennzeichnet, je Artikel und je Standort.

Wenn Sie den Sollbestand lieber nicht von Hand ermitteln, übernimmt das der kostenlose Sollbestandsrechner für jeden Artikel auf Ihrer Liste, aus Ihrem Verbrauch, Ihren Liefertagen und den Lieferzeiten der Lieferanten.

Bringen Rechnungen und Lieferanten sie zu Fall?

An Rechnungen bricht eine Warenwirtschaft still und leise. Betreiber stellen jeder Erfassungsfunktion eine schlichte Frage: Wie oft liest sie eine Position falsch?

• Wann Sie es bemerken. Wann Sie eine Preisabweichung bemerken, entscheidet darüber, was sie kostet. Weisen Sie eine überberechnete Position am Liefertag zurück, ist die Sache mit einer schnellen Zurückweisung an der Tür erledigt; finden Sie dieselbe Position zum Monatsende, laufen Sie einer Gutschrift hinterher, nachdem die Ware längst bewegt wurde.
• Erfassung von Gewichtspositionen. Achten Sie auf eine Erfassung, die Gewichts- und Gebindepositionen nach ihrer tatsächlichen Maßeinheit liest, statt die Gebindegröße an die Rechnungssumme anzupassen. Liefergebühren sollten als eine Position stehen, nicht über die Zeilen verschmiert werden. Das Werkzeug sollte außerdem jede Position kennzeichnen, die abweichend vom vereinbarten Preis berechnet wurde.
• Gerundete Rechnungssummen. Fragen Sie, was bei einem Lieferanten passiert, der jede Rechnungssumme rundet, denn ein Back-of-House-Team lief falschen Abweichungsmeldungen hinterher, bis es lernte, die Rundung hinzunehmen, statt jede Lieferung zu bestreiten.
• Lieferantenanbindungen. Lieferantenanbindungen zählen so viel wie die Erfassung. Ein dateibasierter Katalog-Feed kann weder Live-Bestand noch Live-Preis tragen, sodass Sie einen Artikel bestellen können, der bereits ausverkauft ist, und in der Lieferantenzuordnung erscheinen überhaupt nur Lieferanten mit einer etablierten elektronischen Anbindung.
• Bestellungen und Preise. Erwarten Sie Bestellungen per E-Mail oder elektronischem Datenaustausch (EDI) und Preise aus vergangenen Rechnungen, und verlangen Sie von jedem Anbieter klare Auskunft darüber, an welche Lieferanten er tatsächlich angebunden ist.

Wie Sie diese Prüfungen über Standorte hinweg und in einer Demo bewerten

Ein einzelner Standort verzeiht vieles, was eine Gruppe nicht verzeiht. Über Standorte hinweg brauchen Sie Ware, die sich mit Beleg zwischen Filialen bewegt, eine Zentralküche, die Rohware in Vorbereitetes und Fertiges verwandelt, und eine Sicht auf jeden Standort gegenüber seinem Sollbestand.

• Umlagerungen und Nachweis. Supy bewegt Ware zwischen Filialen als Umlagerungen, die der empfangende Standort annehmen muss, mit vollständigem Prüfpfad.
• Zentralküche und Gruppe. Es erfasst Produktionsläufe der Zentralküche, die auf das Bestandskonto buchen. Es zeigt Soll- und Mindestbestände über die gesamte Gruppe statt für einen Standort nach dem anderen und protokolliert jede Aktion mit benanntem Benutzer und den Werten davor und danach.
• Das Rückgrat des Betreibers. Ein Betreiber einer Zentralküche nannte diese Abdeckung das Rückgrat seines gesamten Betriebs.
• Zurück zu den Grundlagen. Negativer Bestand über Filialen hinweg lässt sich fast immer auf die Grundlagen zurückführen: eine fehlende Anfangsinventur, eine Rechnung, die niemand erfasst hat, eine Umlagerung, die niemand verbucht hat.
• Demo-Skript. Machen Sie aus den fünf Prüfungen ein kurzes Demo-Skript und lassen Sie sich jede einzelne vom Anbieter an echten Daten zeigen, nicht auf einer Folie.

Beginnen Sie mit der Prüfung, die heute am meisten schmerzt. Wenn Ihre Inventuren im Lauf des Monats nicht mehr zu dem passen, was im Regal steht, prüfen Sie zuerst die Artikeldaten und die Verbindung von Verkauf zu Bestand.

Wenn der Monatsabschluss der schmerzhafte Teil ist, prüfen Sie Rechnungen und den Prüfpfad vor allem anderen. Die Grundlage ist für jede Warenwirtschaft für Restaurants dieselbe, die Sie in die engere Wahl nehmen: ein sauberer Artikelstamm und Inventuren, auf die Sie sich verlassen können.