ما الذي تبحث عنه في برنامج إدارة المخزون لقطاع الخدمات الغذائية

ما الذي يجب أن يتقنه برنامج إدارة المخزون في قطاع الخدمات الغذائية

أفضل برنامج لإدارة المخزون في قطاع الخدمات الغذائية هو الذي يبقي أرقام مخزونك صحيحة بعد الشهر الأول، لا الذي يملك أجمل شاشة جرد. تتجاوز معظم أدلة الشراء عملية التنظيف التي تحسم الأمر: دمج صنفين مكررين يعني إزالة أحدهما من كل وصفة يدويا. يعرض هذا المقال خمس عمليات تحقق تجريها قبل التوقيع، وكيف تبدو كل واحدة منها في العرض التوضيحي.

تتبع قطاع الخدمات الغذائية أصعب من تتبع مخزن متجر. تصل المكونات بالصناديق وتخرج بالغرام، وتحول الوصفات المواد الخام إلى أطباق، وتدير المجموعة الصنف نفسه عبر عدة مواقع.

• برنامج للمطبخ. يتعامل برنامج إدارة المخزون الجيد للمطبخ مع كل ذلك، بينما تفشل فيه أداة مصممة لمخزن عام.
• بنوا نظامهم بأنفسهم. بنى أحد المشغلين متعددي المواقع نظامه الخاص بعدما ظلت البرامج الجاهزة تقصر في آخر عشرة بالمئة يحتاجها، وأجرى آخر الجرد الشهري على جداول بيانات التهمت من نصف يوم إلى يومين كل شهر.

تفصل عمليات التحقق الخمس أدناه بين البرامج التي تصمد في مطبخ حقيقي والبرامج التي تبدو جيدة في عرض المبيعات فقط.

هل يستطيع تنظيف الأصناف المكررة وغير المرتبة؟

قائمة الأصناف، أي قائمة الأصناف الرئيسية، هي الأساس. إذا كانت غير مرتبة، فإن كل عملية جرد وكل التقارير المبنية عليها تكون خاطئة، لذلك تحقق من هذا قبل أي شيء أكثر بريقا.

• ضريبة صامتة. يصف المشغلون الأصناف المكررة بأنها ضريبة صامتة على المخزون. وجد أحد مديري العمليات أن دمج صنفين مكررين يعني أولا إزالة الصنف من كل وصفة يدويا، وهو عمل بطيء.
• سجل المبيعات. لم تستطع إحدى مجموعات الفنادق حذف صنف مكرر على الإطلاق، لأن سجل مبيعات كان مرتبطا به، إلى أن فتح حل بديل بتاريخ رجعي الطريق. أدلة الشراء الأعلى تصنيفا، التي تبيع تتبعا سهلا للمخزون، لا تذكر هذا العمل أبدا، وهو بالضبط ما يحدد ما إذا كانت أرقامك ستصمد.
• الدمج والتحرير الجماعي. ابحث عن أداة تدمج المكررات وتحرر الأصناف جماعيا، وتربط كل صنف بالوصفات التي تستخدمه بشكل نظيف، حتى يسري التغيير الواحد في كل مكان. اسأل مزود البرنامج كيف يتعامل مع صنف يحمل سجل مبيعات بالفعل.
• الصنف الأساسي. يحتفظ Supy بصنف أساسي واحد لكل مكون، مع ربط رموز المنتجات وأحجام العبوات لكل مورّد به. وهكذا تصبح الطماطم نفسها المشتراة من ثلاثة موردين صنفا واحدا لا ثلاثة، ويسري وسم مُسبّبات الحساسية المحدد مرة واحدة في كل وصفة.

هل الجرد سريع، وهل يستطيع الفريق الجرد معا؟

يحدد الجرد ما إذا كان فريقك سيواصل استخدام برنامج إدارة المخزون أو يتخلى عنه. يصف المشغلون عملية الجرد بأنها من أكبر العقبات التشغيلية لديهم، والجرد البطيء على لوح ورقي هو أول مهمة يتخطاها فريق مشغول.

• قوالب الجرد. ابحث عن قوالب جرد بترتيب الرفوف، حتى يمر القائم بالجرد في الغرفة مرة واحدة. تحتاج أيضا إلى جرد يستطيع عدة أشخاص تنفيذه في الوقت نفسه، وتباين تراه لحظة الاعتماد لا بعد أيام.
• العدّ بالتوازي. ينشئ Supy قوالب جرد قابلة لإعادة الاستخدام بترتيب الرفوف، ويتيح لعدة أشخاص العمل على الجرد نفسه بالتوازي، مع الدمج التلقائي، وإسناد كل بند إلى من سجله. وأثناء الجرد المباشر يتحدث تطبيق الويب في الوقت الفعلي، فعندما يحل أحدهم تباينا يراه جميع المشاركين فورا، ما يقلل ازدواج الجهد.
• مسودة حتى الاعتماد. تعرض قائمة عمليات الجرد عمليات كل فرع وكل موقع في مكان واحد، ويبقى الجرد مسودة حتى يعتمده أحدهم. ويعدل الاعتماد كمية مخزونك وقيمته وينتج تقرير التباين.
• يقلل وقت الجرد. يفيد Supy بأن هذا النهج المتوازي يقلل وقت الجرد بأكثر من النصف.
• إعادة الفتح والتصحيح. تحقق أيضا من إمكانية إعادة فتح جرد معتمد وتصحيحه. أدخل أحد مديري العمليات جرد زجاجات بفاصلة عشرية في غير موضعها، فأنشأ تباينا كبيرا، واحتاج إلى تصحيح الجرد السابق دون إعادة الجرد كله من البداية.

هل تبقى المبيعات والوصفات والمخزون متوافقة؟

يخبرك الجرد بموضع المخزون اليوم. أما الرابط بين المبيعات والمخزون فيخبرك إلى أين يتجه، لذلك عامله كعملية تحقق أساسية لا كميزة إضافية.

• من نقطة البيع إلى الوصفات. ابحث عن تكامل مع نظام نقاط البيع (POS) يربط أصناف القائمة بالوصفات، حتى تخصم كل عملية بيع المكونات بدقة. تحتاج أيضا إلى تتبع للوصفات والتحضير يتعامل مع نسب الإنتاج والإنتاج بالدفعات، وإلى وحدات تصمد بين طريقة شرائك وطريقة طهيك.
• كيف يربط Supy ذلك. يربط Supy أصناف قائمة POS بالوصفات، بما في ذلك الإضافات، حتى تخصم عملية البيع المكونات الصحيحة، ويتتبع وصفات التحضير ونسب الإنتاج والإنتاج بالدفعات.
• مفصولان. شغل أحد المشغلين صندوق دفع مع مخزون يدار يدويا بشكل منفصل، فلم يلتقط شيء تغير السعر أو هامش الربح حتى نهاية الشهر. والربط بينهما هو الهدف كله.

تندرج المستويات الاسمية ومستويات إعادة الطلب في عملية التحقق هذه أيضا. ابحث عن مخزون مباشر يشير إلى كل صنف تحت حده الأدنى وفوق المستوى الاسمي، لكل صنف ولكل موقع.

إذا كنت تفضل عدم حساب المستوى الاسمي يدويا، فإن حاسبة المستوى الاسمي المجانية تفعل ذلك لكل صنف في قائمتك، انطلاقا من استهلاكك وأيام التسليم ومهل التوريد لدى الموردين.

هل تعرقله الفواتير والموردون؟

عند الفواتير ينكسر برنامج إدارة المخزون بهدوء. يطرح المشغلون سؤالا صريحا على أي خاصية قراءة: كم مرة تخطئ في قراءة بند؟

• متى تكتشف الخطأ. يحدد وقت اكتشافك لفارق السعر كلفته. ارفض بندا زائد السعر يوم التسليم فيكون الحل رفضا سريعا عند الباب؛ واكتشف البند نفسه في نهاية الشهر فتجد نفسك تلاحق إشعار ائتمان بعدما تحركت البضاعة.
• قراءة الوزن المتغير. ابحث عن قراءة تقرأ بنود الوزن المتغير والشراء بالصندوق بوحدة القياس الحقيقية، لا بإجبار حجم العبوة على مطابقة إجمالي الفاتورة. وينبغي أن ترد رسوم التسليم كرسم واحد، لا أن توزع على البنود. وينبغي أن تشير الأداة أيضا إلى أي بند فوتر بسعر يخالف السعر المتفق عليه.
• إجماليات الفواتير المقربة. اسأل عما يحدث مع مورّد يقرب كل إجمالي فاتورة، لأن أحد فرق المطبخ الخلفي ظل يلاحق إشارات تباين خاطئة إلى أن تعلم استيعاب التقريب بدلا من الاعتراض على كل تسليم.
• الروابط مع الموردين. الروابط مع الموردين لا تقل أهمية عن القراءة. لا يستطيع كتالوج يرسل كملف أن يحمل مخزونا أو سعرا مباشرا، فيمكنك طلب صنف نفد بالفعل، ولا يظهر في ربط الموردين إلا الموردون الذين لديهم اتصال إلكتروني قائم.
• الطلبات والتسعير. توقع طلبات ترسل بالبريد الإلكتروني أو بالتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) وتسعيرا مستمدا من الفواتير السابقة، واطلب من كل مزود أن يوضح بصراحة الموردين الذين يتصل بهم فعليا.

كيف تحكم على عمليات التحقق هذه عبر المواقع وفي العرض التوضيحي

يتسامح الموقع الواحد مع أمور كثيرة لا تتسامح معها المجموعة. عبر المواقع تحتاج إلى مخزون ينتقل بين الفروع مع سجل، ومطبخ مركزي يحول المواد الخام إلى مواد محضرة ومنتجات نهائية، وعرض موحد لكل موقع مقابل مستواه الاسمي.

• التحويلات والتدقيق. ينقل Supy المخزون بين الفروع على شكل تحويلات يجب أن يقبلها الموقع المستلم، مع مسار تدقيق كامل.
• المطبخ المركزي والمجموعة. يسجل دورات الإنتاج في المطبخ المركزي التي تقيد في سجل المخزون. ويعرض المستويات الاسمية والحدود الدنيا على مستوى المجموعة كلها لا موقعا واحدا في كل مرة، ويسجل كل إجراء باسم مستخدم محدد مع القيم قبل وبعد.
• العمود الفقري للمشغل. وصف أحد مشغلي المطبخ المركزي هذه التغطية بأنها العمود الفقري لعمله كله.
• العودة إلى الأساسيات. يعود المخزون السالب عبر الفروع دائما تقريبا إلى الأساسيات: جرد افتتاحي مفقود، أو فاتورة لم يدخلها أحد، أو تحويل لم يسجله أحد.
• سيناريو العرض التوضيحي. حول عمليات التحقق الخمس إلى سيناريو عرض قصير، واجعل المزود يعرض كل واحدة منها على بيانات حقيقية لا على شريحة عرض.

ابدأ بعملية التحقق الأكثر إيلاما اليوم. إذا توقفت عمليات الجرد لديك عن مطابقة ما على الرف خلال الشهر، فاختبر بيانات الأصناف والرابط بين المبيعات والمخزون أولا.

وإذا كانت نهاية الشهر هي الجزء المؤلم، فاختبر الفواتير ومسار التدقيق قبل أي شيء آخر. الأساس نفسه ينطبق على أي برنامج إدارة مخزون للمطاعم تضعه في قائمتك المختصرة: قائمة أصناف رئيسية نظيفة، وعمليات جرد يمكنك الوثوق بها.