ما هو Supy وأين يقع في حزمة تقنيات المطعم؟

Supy منصة لإدارة المخزون والمشتريات والعمليات، مُصمَّمة لمجموعات المطاعم متعددة الفروع. يستخدمها الطهاة ومدراء المطاعم وفرق العمليات يومياً لإدارة العمليات الخلفية. يمكن للفريق في Supy جرد المخزون بالهاتف، ومشاهدة COGS ونسبة تكلفة الغذاء مباشرةً، ورفع أوامر الشراء التي تمر عبر موافقات محددة. تتضمن Supy أيضاً الوصفات والحصص، لتتمكن الفريق من معرفة تكلفة إعداد كل طبق. تُبلّغ Supy عن فوارق الأسعار والكميات بين فاتورة كل مورّد والطلب. تعمل المنصة جنباً إلى جنب مع POS وبرنامج المحاسبة، وترسل بيانات المشتريات والمخزون إلى نظام المحاسبة.

نعم، يتصل Supy بأنظمة POS والمحاسبة وERP عبر أكثر من 75 من التكاملات. وتشمل التكاملات مع POS المذكورة: Foodics وOracle Micros/Simphony وRevel وLightspeed وSquare وClover وToast وEats365. على صعيد المحاسبة، يتصل Supy بـ QuickBooks وXero وZoho Books وWafeq، وبأنظمة ERP مثل NetSuite وSAP وOdoo. ترتبط الوصفات في Supy بعناصر قائمة POS، بما فيها المُعدِّلات، بحيث يستهلك كل بيع المكونات الصحيحة. كما يمتلك Supy واجهة برمجة تطبيقات REST موثَّقة، مما يتيح للمجموعة إرسال بياناتها إلى مستودع البيانات أو Power BI أو Tableau أو Looker. يعمل Supy جنباً إلى جنب مع هذه الأنظمة ويُضيف إليها إدارة المخزون والمشتريات وحساب تكلفة الوصفات التي تفتقر إليها.

يقع برنامج المخزون في طبقة العمليات الخلفية، جنباً إلى جنب مع أدوات POS والمحاسبة والقوى العاملة والتوصيل. لكل طبقة مهمتها الخاصة. يستقبل POS الطلبات والمدفوعات ويسجّل المبيعات. تدير أدوات الجدولة الورديات وتكلفة العمالة. يعالج برنامج المحاسبة أو ERP التقارير المالية وكشوف الرواتب والتسوية. تتولى منصات التوصيل إدارة المبيعات عبر الإنترنت. تشمل طبقة العمليات الخلفية التحكم في المخزون والمشتريات وحساب تكلفة الوصفات وإدارة المُوردين. يتعامل الفريق مع كل مورّد مباشرةً من خلال المنصة. يستخدمها الطهاة ومدراء المطاعم وفرق العمليات يومياً للسيطرة على التكاليف. ترسل بيانات المشتريات والمخزون النظيفة إلى نظام المحاسبة، لتعمل الأقسام المالية بالأرقام نفسها التي تعمل بها المطبخ.

يتضمن نظام POS أو ERP في الغالب وحدة للمخزون، غير أن معظم هذه الوحدات مصممة لفرق المالية لا للمطابخ. كما أنها تعمل في الغالب على أجهزة سطح المكتب، مما يجدها الطهاة بطيئة على أرضية المطبخ. تفتقر كثير منها إلى تتبع تكلفة الغذاء والهدر في الوقت الفعلي، فلا يرصد المديرون المشكلات إلا في التقارير بعد نهاية الشهر. كما يصعب عليها التعامل مع التعقيد الإضافي الذي تواجهه المجموعات مع فتح مزيد من الفروع. تحتاج مجموعات المطاعم في الغالب إلى أداة تشغيلية مخصصة للمخزون والمشتريات وحساب تكلفة الوصفات. تعمل هذه الأداة جنباً إلى جنب مع POS وERP وترسل إليهما بيانات نظيفة.

في الغالب لا، لأن بناء مهام سير العمل الخاصة بالمخزون والمشتريات وحساب تكلفة الوصفات داخل نظام ERP أمر مكلف وبطيء. حتى بعد الانتهاء من البناء، نادراً ما يتناسب الناتج مع الطريقة التي يعمل بها المطعم يومياً. يُصمَّم ERP للشؤون المالية، بينما تحتاج المطبخ إلى جرد المخزون وتكاليف الوصفات والموافقات على الطلبات التي تعمل على أرض الواقع. ربط منصة العمليات بـ ERP أسرع في الغالب ويكلف جزءاً بسيطاً مقارنة بالتطوير المخصص. تلتقط المنصة البيانات التشغيلية التي يفتقر إليها ERP، كمشتريات الوقت الفعلي وحركات المخزون. ثم ترسل سجلات نظيفة ومُسوَّاة إلى ERP لفريق المحاسبة.

يهم التصميم المحوري للجوال لأن فرق المطبخ تجري جرد المخزون وتعتمد الطلبات في أرضية العمل بعيداً عن المكتب. إذا بدا النظام كملء استمارة حكومية على سطح المكتب، أرجأ الموظفون استخدامه فتأخرت إدخالات الجرد والطلبات. تتيح تطبيقات الجوال السريعة للفريق إجراء عمليات الجرد بالهاتف في اليد، والموافقة على الطلبات بضغطة واحدة. البيانات المفهومة بنظرة واحدة تُمكّن المديرين من اتخاذ إجراءات في اليوم ذاته. تزداد أهمية التبني السريع داخل المجموعة، إذ يتعين على كل موقع استخدام النظام لتكون أرقام المجموعة صحيحة. إذا كان فريقك يتهيب فتح النظام، فهو ليس النظام المناسب.

يمنح برنامج العمليات الخلفية فرق المشتريات وإدارة المخزون مصدراً واحداً موثوقاً للمعلومات حول المخزون والوصفات والطلبات والهوامش. بدونه، لا تجد الفرق في الغالب سوى تجميع بيانات المخزون وأسعار كل مورّد والموافقات على الطلبات من أدوات منفصلة. ومعه، يجري الموظفون جرد مخزون مباشراً عبر الهاتف المحمول، ويرى المديرون COGS والأرباح لكل وصفة في الوقت الفعلي. تمر أوامر الشراء عبر خطوات موافقة، مع تحديد شخص مسؤول عن كل خطوة بالاسم. يتتبع البرنامج تغييرات أسعار كل مورّد ويُبلّغ عن الفوارق للمراجعة. كما يرسل بيانات نظيفة ومنظمة إلى نظام المحاسبة. بذلك يستطيع الفريق معالجة المشكلات في الوقت المناسب بدلاً من اكتشافها في التقارير الشهرية.