Gestion F&B : Contrôle des coûts, Stocks et Fournisseurs sur plusieurs sites

À quoi ressemble une bonne gestion F&B sur plusieurs sites

La gestion F&B consiste à maintenir les coût matière, les Stocks, les recettes et les dépenses Fournisseur à un seul standard sur chaque site. La plupart des groupes disposent déjà des chiffres ; ils perdent de la marge parce que ces chiffres sont dans des tableurs et que personne ne les voit avant la fin du mois, trop tard pour corriger une mauvaise semaine. Une bonne gestion F&B met les mêmes chiffres devant chaque manager pendant qu'il peut encore agir. Cet article explique ce que la gestion F&B contrôle, où les groupes multi-sites perdent de l'argent, et les systèmes qui comblent chaque lacune.

Le travail se divise en quatre domaines qui influencent la marge, plus un cinquième qui garantit leur cohérence sur tous les sites :

Un seul site peut retenir la plupart de ces données dans la tête d'un manager. Un groupe ne peut pas. Dès que vous ajoutez des sites, la question passe de « cette cuisine est-elle bien gérée » à « chaque cuisine est-elle gérée de la même façon, et puis-je le voir depuis un seul endroit ».

Le coût matière visible en jours, pas en fin de mois

Deux actions comblent l'écart entre ce qu'un site dépense et quand vous le constatez :

• Réduire l'écart. Le gain le plus rapide en gestion F&B est de réduire l'écart entre ce qu'un site dépense et quand vous le découvrez. Lorsque le coût matière n'apparaît que dans un rapport de fin de mois, une mauvaise semaine est déjà trois semaines passées avant que quiconque la voit, et la cause est perdue. Les opérateurs qui comblent cet écart cessent de perdre une marge qu'ils n'auraient jamais pu expliquer.
• Consulter les coûts souvent. Quelques points de coût matière au-dessus de l'objectif représentent de l'argent réel qui s'échappe chaque semaine, et un rapport de fin de mois vous dit que c'est arrivé sans vous dire où. Les sites qui y remédient surveillent les coûts en temps réel. Ils lisent le coût matière réel par site par rapport à l'objectif chaque jour ou chaque semaine, construit à partir des réceptions, de l'utilisation des recettes et des pertes plutôt que saisi ultérieurement.

Trois choses causent généralement la dérive, et chacune a une solution :

• Les chiffres sont manuels. Les comptages, achats et calculs de coûts vivent dans des tableurs, donc le chiffre est tardif et personne ne lui fait vraiment confiance. Extrayez les coûts du système qui enregistre déjà les réceptions et les utilisations, et le chiffre arrive tout seul.
• Les coûts des recettes sont obsolètes. Un plat est encore tarifé sur les coûts des ingrédients du trimestre dernier, donc sa marge est erronée avant même que le service commence. Maintenez les coûts des recettes à jour par rapport aux prix courants.
• Les pertes sont invisibles. Les gaspillages, les sur-portions et les vols n'atteignent jamais le rapport, donc l'écart n'a pas de responsable. Enregistrez les gaspillages par site et par motif, et l'écart pointe enfin vers quelque chose.

Pour le guide complet multi-sites, consultez notre guide sur les stratégies de contrôle des coûts pour les groupes multi-sites. Le reste de cet article couvre les systèmes qui alimentent un chiffre de coût matière fiable.

Des comptages de Stocks fiables sur chaque site

Tous les autres chiffres dépendent de Stocks précis, donc la gestion F&B commence par des comptages sur lesquels un groupe peut s'appuyer. Un comptage lent, sauté ou facile à falsifier produit un écart que personne ne croit, et un chiffre auquel personne ne croit est ignoré. L'objectif est des comptages assez rapides pour avoir lieu selon le planning et assez structurés pour que le résultat ait du sens.

• Compter plus vite. Le comptage des Stocks dans Supy utilise des modèles de comptage réutilisables dans l'ordre des rayons, de sorte qu'un compteur parcourt le rayon une seule fois au lieu de chercher des articles sur une feuille. Plusieurs personnes peuvent compter en parallèle, et le système fusionne leurs saisies avec attribution. Cela réduit le temps de comptage de plus de la moitié et montre qui a compté quoi.
• Écart par coût. Dès qu'un comptage est soumis, le rapport d'écart liste chaque article dont la quantité comptée diffère de la quantité théorique que le système détient, pour ce seul site. Travaillez ce rapport par coût, pas par quantité. Chaque ligne porte le coût de son écart, de sorte qu'une ligne coûteuse peut surpasser une ligne qui a eu plus de mouvement en volume, et c'est cette ligne qu'il faut traiter en premier.

Un niveau de stock minimum indique à un manager combien commander après un comptage, sans avoir à deviner. C'est le stock qu'un site doit avoir pour un article avant sa prochaine livraison.

Avec le logiciel de gestion des Stocks pour restaurant de Supy, les Stocks disponibles en direct s'affichent par rapport aux seuils minimum et aux niveaux cibles par article et par site, avec des alertes quand une ligne passe sous son minimum. La visibilité des niveaux cibles au niveau du groupe vous permet de voir où se situe chaque site depuis une seule vue.

Si vous préférez ne pas calculer les niveaux cibles à la main, le calculateur de niveau de stock gratuit le fait pour chaque article de votre feuille. Il fonctionne à partir de vos utilisations, de vos jours de livraison et des délais Fournisseur.

Calcul du coût des recettes qui préserve la marge quand les prix bougent

Une recette chiffrée est ce qui garde un plat rentable quand le prix de ses ingrédients change, donc le calcul du coût des recettes est au cœur de la gestion F&B. Beaucoup de groupes ne calculent jamais les coûts des recettes, ou le font une fois et jamais plus. Une hausse de prix d'un Fournisseur grignote alors la marge pendant des semaines avant que les chiffres mensuels ne la révèlent.

Les prix des Fournisseurs bougent rarement après un seul changement. Dans les données de Supy, la moitié du temps, un Fournisseur modifie le même prix catalogue à nouveau dans les 19 jours.

Ce chiffre couvre les véritables changements de prix catalogue Fournisseur plutôt que les prix convenus, et les articles qui changent réellement. Une feuille de coûts que vous mettez à jour une fois par trimestre est obsolète presque aussitôt que vous la sauvegardez.

Les recettes et sous-recettes de Supy lient chaque plat et sous-recette à ses ingrédients, et lient le plat à son article de menu POS afin qu'une vente déduise le bon stock. Chaque recette porte un coût cible et vous alerte quand le coût réel dépasse le seuil.

Quand un Fournisseur augmente un prix de 6 %, vous voyez quels plats ont dépassé leur objectif ce jour-là, pas en fin de mois. Vous pouvez alors revoir le prix, ajuster la portion ou changer de Fournisseur pendant que cela compte encore.

Un groupe qui calcule les coûts des recettes en direct peut répondre à trois questions chaque semaine.

• Plats sous la marge. Quels plats ont glissé sous la marge.
• Fournisseur en cause. Quel Fournisseur l'a causé.
• Réponse du site. Ce que chaque site doit faire.

Un groupe qui calcule les coûts une fois par trimestre ne le découvre qu'après la fin du trimestre.

Approvisionnement et dépenses Fournisseur sous contrôle

L'approvisionnement est l'endroit où le pouvoir d'achat d'un groupe fonctionne soit pour lui, soit se perd, donc contrôler ce que chaque site commande et paie est central à la gestion F&B. Quand les sites commandent par téléphone et vérifient les prix à vue, personne ne détecte le Fournisseur qui augmente silencieusement un prix à la livraison. Personne ne voit cinq établissements acheter le même article au même Fournisseur à cinq prix différents.

Deux mécanismes font l'essentiel du travail :

• Capturer le prix à la réception, pas en fin de mois. La réception de factures par IA de Supy permet aux Fournisseurs d'envoyer des factures par e-mail à une boîte de réception par restaurant, et les associe à leur bon de commande. Elle lit les lignes et les prix dans des formats incohérents, et signale un prix ou une quantité qui ne correspond pas avant de mettre à jour les Stocks et les comptes. Une ligne facturée au-dessus du prix convenu est détectée à la livraison, où c'est un avoir à demander plutôt qu'un coût à absorber.
• Mettre l'approbation avant la dépense, pas après. Commander par rapport aux niveaux cibles et avec une étape d'approbation, afin qu'un site achète ce dont il a besoin et qu'une personne valide tout ce qui sort du plan. La dépense est contrôlée avant qu'elle ne se produise, ce qui est le seul moment où le contrôle est facile.

Supy se connecte à la comptabilité et aux POS via plus de 75 Intégrations, afin que le coût saisi à la réception passe au grand livre sans être ressaisi. Chaque chiffre ressaisi est une occasion pour le coût matière de dériver de ce qui a été réellement dépensé.

Un standard unique sur chaque site, et par où commencer

La différence entre une seule cuisine bien gérée et un groupe bien géré est qu'un groupe fait tenir le même standard partout, donc le dernier travail de la gestion F&B est la cohérence. Un opérateur de six sites qui trouve trois sites rentables et deux non regarde rarement deux mauvaises cuisines. C'est plus souvent cinq cuisines gérées cinq façons différentes, sans vue d'ensemble qui l'aurait montré plus tôt.

Trois contrôles maintiennent le standard :

• Un seul ensemble de définitions. Les mêmes articles, recettes, niveaux cibles et rapports sur chaque site, afin qu'un chiffre d'un établissement ait le même sens que celui d'un autre, et qu'un rapport de groupe s'additionne.
• Des Stocks qui se déplacent proprement entre les sites. Les transferts de Stocks entre établissements nécessitent que le site récepteur accepte avant la mise à jour des Stocks. Ils ajustent automatiquement les deux côtés et conservent une piste d'audit complète, afin qu'une cuisine centrale et ses sites ne perdent jamais le coût de ce qui a été transféré.
• Un registre fiable. Les journaux d'audit enregistrent chaque action d'inventaire avec l'utilisateur, l'heure et l'avant-après, et personne ne peut modifier le journal, donc un écart a toujours un historique qu'on peut retrouver.

Par où commencer dépend de l'endroit où vous perdez le plus maintenant :

• Pas de coût matière hebdomadaire par site ? Commencez par la lecture du coût matière et la capture des réceptions qui l'alimente.
• Des comptages lents ou sautés ? Commencez par les modèles de comptage et les niveaux cibles.
• La marge évolue avec les prix Fournisseur ? Commencez par le calcul du coût des recettes en direct.

Choisissez la lacune qui vous coûte le plus ce mois-ci, et corrigez-la sur chaque site en même temps plutôt qu'un établissement à la fois. Voilà comment un groupe gère bien la F&B : le même standard, visible, sur chaque site que vous gérez.