إدارة F&B: التحكم في التكاليف والمخزون والموردين عبر المواقع

كيف تبدو إدارة F&B الجيدة عبر المواقع

إدارة F&B هي العمل على الحفاظ على تكلفة الغذاء والمخزون والوصفات وإنفاق مورّد بمعيار واحد في كل موقع تديره. معظم المجموعات لديها الأرقام بالفعل؛ تخسر الهامش لأن تلك الأرقام تعيش في جداول البيانات ولا يراها أحد حتى نهاية الشهر، وهو وقت متأخر جداً لإصلاح أسبوع سيئ. تضع إدارة F&B الجيدة الأرقام ذاتها أمام كل مدير بينما لا يزال بإمكانه التصرف. تستعرض هذه المقالة ما تتحكم فيه إدارة F&B، وأين تفقد مجموعات المواقع المتعددة الأموال، والأنظمة التي تسد كل فجوة.

ينقسم العمل إلى أربعة مجالات تحرك الهامش، بالإضافة إلى مجال خامس يضمن اتساقها عبر المواقع:

موقع واحد يستطيع إدارة معظم هذه البيانات في ذهن المدير. المجموعة لا تستطيع. بمجرد إضافة مواقع، تتحول السؤال من «هل تُدار هذه المطبخ جيداً» إلى «هل كل مطبخ يُدار بالطريقة ذاتها، وهل يمكنني رؤيته من مكان واحد».

تكلفة الغذاء التي يمكن رؤيتها في أيام، لا في نهاية الشهر

تسد خطوتان الفجوة بين ما ينفقه الموقع ومتى تراه:

• سد الفجوة. أسرع مكسب في إدارة F&B هو قطع الفجوة بين ما ينفقه الموقع ومتى تعلم بذلك. عندما لا تظهر تكلفة الغذاء إلا في تقرير نهاية الشهر، يكون الأسبوع السيئ قد مضى عليه ثلاثة أسابيع قبل أن يراه أحد، وقد ضاع السبب. المشغلون الذين يسدون تلك الفجوة يتوقفون عن خسارة هامش لم يستطيعوا تفسيره أبداً.
• مراجعة التكاليف باستمرار. بضع نقاط من تكلفة الغذاء فوق الهدف تعني أموالاً حقيقية تخرج كل أسبوع، وتقرير نهاية الشهر يخبرك أن ذلك حدث دون أن يخبرك أين. المواقع التي تعالج هذا تراقب التكاليف أثناء تحركها. تقرأ COGS الفعلي لكل موقع مقابل الهدف كل يوم أو أسبوع، مُبنية من الاستلام واستخدام الوصفات والهدر بدلاً من إدخالها لاحقاً.

ثلاثة أشياء عادةً ما تسبب الانجراف، ولكل منها حل:

• الأرقام يدوية. الجرد والمشتريات والتكاليف تعيش في جداول البيانات، لذا يتأخر الرقم ولا يثق به أحد تماماً. اسحب التكلفة من النظام الذي يسجل الاستلام والاستخدام بالفعل، وسيصل الرقم من تلقاء نفسه.
• تكاليف الوصفات قديمة. الطبق لا يزال مُسعَّراً على تكاليف مكونات الربع الماضي، لذا هامشه خاطئ قبل بدء الخدمة. احتفظ بتكاليف الوصفات حية مقابل الأسعار الحالية.
• الهدر غير مرئي. الهدر والجزء الزائد والسرقة لا تصل أبداً إلى التقرير، لذا لا يوجد مسؤول عن الفجوة. سجّل الهدر حسب الموقع والسبب، وسيشير التباين أخيراً إلى شيء ما.

للدليل الكامل متعدد المواقع، راجع دليلنا حول استراتيجيات التحكم في تكاليف المطاعم لمجموعات المواقع المتعددة. يغطي الجزء المتبقي من هذه المقالة الأنظمة التي تُغذي رقم تكلفة الغذاء الذي يمكن الاعتماد عليه.

عدد المخزون الذي يمكن الاعتماد عليه في كل موقع

كل رقم آخر يعتمد على مخزون دقيق، لذا تبدأ إدارة F&B بالعدد الذي يمكن للمجموعة الاعتماد عليه. العدد البطيء أو المُتخطى أو السهل التلاعب به ينتج رقم التباين الذي لا يؤمن به أحد، والرقم الذي لا يؤمن به أحد يُتجاهل. الهدف هو الأعداد السريعة بما يكفي للحدوث وفق الجدول الزمني والمنظمة بحيث يعني النتيجة شيئاً.

• العد بشكل أسرع. يستخدم جرد المخزون في Supy قوالب عد قابلة لإعادة الاستخدام بترتيب الرف، بحيث يسير العداد على الرف مرة واحدة بدلاً من البحث عن المواد في قائمة. يمكن لعدة أشخاص العد بالتوازي، ويدمج النظام إدخالاتهم مع الإسناد. يقلل هذا وقت العد بأكثر من النصف ويُظهر من عدّ ماذا.
• التباين حسب التكلفة. في اللحظة التي يُقدَّم فيها العدد، تُدرج قائمة التباين كل مادة اختلفت فيها الكمية المعدودة عن الكمية النظرية التي يحتفظ بها النظام، لذلك الموقع فقط. اعمل على تلك القائمة حسب التكلفة، لا حسب الكمية. كل بند يحمل تكلفة تباينه، لذا يمكن لبند مكلف أن يتجاوز بنداً تحرك فيه المزيد من الوحدات، وهذا هو البند الذي يجب متابعته أولاً.

المستوى الاسمي يُخبر المدير بكمية الطلب بعد العد، دون تخمين. إنه المخزون الذي يجب أن يحتفظ به الموقع لمادة ما قبل التسليم التالي.

مع برنامج إدارة المخزون للمطاعم من Supy، يظهر المخزون المتاح مباشرة مقابل الحد الأدنى والمستوى الاسمي لكل مادة في كل موقع، مع التنبيهات عندما ينخفض بند عن حده الأدنى. تتيح رؤية المستوى الاسمي على مستوى المجموعة رؤية موقع كل موقع من عرض واحد.

إذا كنت تفضل عدم احتساب مستويات التخزين الأدنى يدوياً، فإن حاسبة المستوى الاسمي المجانية تفعل ذلك لكل مادة في جدولك. تعمل من استخداماتك وأيام التسليم وأوقات تسليم مورّد.

تكلفة الوصفات التي تحافظ على الهامش عند تحرك الأسعار

الوصفة ذات التكلفة المحسوبة هي ما يجعل الطبق مربحاً عند تغير سعر أي مكوّن فيه، لذا تنتمي تكلفة الوصفات إلى مركز إدارة F&B. كثير من المجموعات لا تحسب تكاليف الوصفات أبداً، أو تحسبها مرة واحدة ولا تعود إليها. يأكل ارتفاع سعر مورّد الهامش بعد ذلك لأسابيع قبل أن تكشفه الأرقام الشهرية.

نادراً ما تستقر أسعار الموردين بعد تحرك واحد. في بيانات Supy، غيّر مورّد نفس سعر القائمة مرة أخرى في غضون 19 يوماً في نصف الحالات.

يغطي هذا الرقم تغييرات أسعار قائمة مورّد الحقيقية بدلاً من الأسعار المتفق عليها، والمواد التي تتغير فعلاً. صحيفة التكاليف التي تُحدِّثها مرة في الربع تصبح قديمة بمجرد حفظها تقريباً.

تربط وصفات Supy والوصفات التحضيرية كل طبق ووصفة فرعية بقائمة المكونات الخاصة به، وتربط الطبق بعنصر قائمة POS الخاص به حتى يستنزف البيع المخزون الصحيح. تحمل كل وصفة تكلفة مستهدفة وتنبهك عندما تتجاوز التكلفة الفعلية الحد.

عندما يرفع مورّد سعراً بنسبة 6%، ترى الأطباق التي تجاوزت هدفها في ذلك اليوم، لا في نهاية الشهر. يمكنك بعد ذلك إعادة التسعير أو تعديل الحجم أو التحول إلى مورّد آخر بينما يكون ذلك مهماً.

المجموعة التي تحسب تكاليف الوصفات مباشرة يمكنها الإجابة على ثلاثة أسئلة في أي أسبوع.

• الأطباق دون الهامش. أي الأطباق انخفضت دون الهامش.
• مورّد المسؤول. أي مورّد تسبب في ذلك.
• استجابة الموقع. ما يجب أن يفعله كل موقع.

المجموعة التي تحسب التكاليف مرة في الربع لا تعلم إلا بعد انتهاء الربع.

المشتريات وإنفاق مورّد تحت السيطرة

المشتريات هي المكان الذي إما تعمل فيه قوة الشراء لصالح المجموعة أو تُفقد، لذا التحكم في ما يطلبه كل موقع ويدفعه هو جوهر إدارة F&B. عندما تطلب المواقع عبر الهاتف وتتحقق من الأسعار بالعين، لا يلتقط أحد مورّد الذي يرفع سعراً بهدوء عند الاستلام. لا يرى أحد خمسة فروع تشتري نفس المادة من نفس مورّد بخمسة أسعار مختلفة.

آليتان تقومان بمعظم العمل:

• التقاط السعر عند الاستلام، لا في نهاية الشهر. يتيح استلام الفواتير بالذكاء الاصطناعي من Supy لكل مورّد إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد خاص بكل مطعم، ومطابقتها مع طلب الشراء الخاص بها. يقرأ بنود السطر والأسعار عبر تنسيقات غير متسقة، ويضع علامة على سعر أو كمية لا تتطابق قبل تحديث المخزون والحسابات. يتم اكتشاف البند المفوتر فوق السعر المتفق عليه عند الاستلام، حيث يكون رصيداً يُطلب بدلاً من تكلفة تُبتلع.
• وضع الموافقة قبل الإنفاق، لا بعده. اطلب مقابل المستوى الاسمي وخطوة موافقة، حتى يشتري الموقع ما يحتاجه ويوافق شخص على أي شيء خارج الخطة. الإنفاق مُتحكم فيه قبل حدوثه، وهو النقطة الوحيدة التي يكون فيها التحكم سهلاً.

تتصل Supy بالمحاسبة ونقاط البيع من خلال أكثر من 75 من التكاملات، لذا تتدفق التكلفة التي تلتقطها عند الاستلام إلى السجل دون إعادة الكتابة. كل رقم مُعاد كتابته هو فرصة لانجراف COGS عما أُنفق فعلاً.

معيار واحد في كل موقع، ومن أين تبدأ

الفرق بين مطبخ واحد يُدار جيداً ومجموعة تُدار جيداً هو أن المجموعة تجعل نفس المعيار يسود في كل مكان، لذا آخر عمل في إدارة F&B هو الاتساق. المشغل الذي يمتلك ستة مواقع ويجد ثلاثة مواقع مربحة واثنين غير مربحين نادراً ما يكون أمام مطبخين سيئين. في أغلب الأحيان تكون خمسة مطابخ تُدار بخمس طرق مختلفة، دون عرض واحد كان سيُظهر ذلك في وقت أبكر.

ثلاثة ضوابط تحافظ على المعيار:

• مجموعة واحدة من التعريفات. نفس المواد والوصفات والمستوى الاسمي والتقارير في كل موقع، بحيث يعني رقم من فرع نفس ما يعنيه رقم من فرع آخر، ويُضاف تقرير المجموعة.
• مخزون يتحرك بنظافة بين المواقع. نقل المخزون بين الفروع تستلزم قبول الموقع المستلم قبل تحديث المخزون. تضبط الطرفين تلقائياً وتحتفظ بمسار تدقيق كامل، بحيث لا تفقد المطبخ المركزي ومواقعه أبداً تكلفة ما تحرك.
• سجل يمكن الاعتماد عليه. سجلات التدقيق تُسجِّل كل إجراء مخزون مع المستخدم والوقت والحالة قبلها وبعدها، ولا أحد يستطيع تعديل السجل، لذا التباين دائماً له تاريخ يمكن متابعته.

من أين تبدأ يعتمد على أين تخسر أكثر الآن:

• لا تكلفة غذاء أسبوعية لكل موقع؟ ابدأ بقراءة تكلفة الغذاء والتقاط الاستلام الذي يُغذيها.
• عدد بطيء أو مُتخطى؟ ابدأ بقوالب العد والمستوى الاسمي.
• الهامش يتحرك مع أسعار مورّد؟ ابدأ بتكلفة الوصفات المباشرة.

اختر الفجوة الواحدة التي تكلفك أكثر هذا الشهر، وأصلحها في كل موقع مرة واحدة بدلاً من فرع واحد في كل مرة. هكذا تُدير المجموعة إدارة F&B جيداً: نفس المعيار، مرئي، في كل موقع تديره.