F&B-Management: Kosten, Bestand und Lieferant-Ausgaben an allen Standorten kontrollieren

Was gutes F&B-Management standortübergreifend bedeutet

F&B-Management ist die Aufgabe, Wareneinsatz, Bestand, Rezepte und Lieferant-Ausgaben standortübergreifend nach einem einzigen Standard zu halten. Die meisten Gruppen haben die Zahlen bereits; sie verlieren Marge, weil diese Zahlen in Tabellen stecken und niemand sie vor Monatsende sieht – zu spät, um eine schlechte Woche noch zu korrigieren. Gutes F&B-Management legt dieselben Zahlen jedem Manager vor, solange dieser noch handeln kann. Dieser Artikel zeigt, was F&B-Management steuert, wo Gruppen mit mehreren Standorten Geld verlieren und welche Systeme jede dieser Lücken schließen.

Die Aufgabe gliedert sich in vier Bereiche, die die Marge bewegen, sowie einen fünften, der die Konsistenz über alle Standorte hinweg sichert:

Einen einzelnen Standort kann ein Manager noch im Kopf behalten. Eine Gruppe nicht. Sobald Sie Standorte hinzufügen, ändert sich die Frage von „Wird diese Küche gut geführt?“ zu „Wird jede Küche auf die gleiche Weise geführt, und kann ich das von einem Ort aus sehen?“

Wareneinsatz, den Sie in Tagen sehen – nicht erst am Monatsende

Zwei Maßnahmen schließen die Lücke zwischen dem, was ein Standort ausgibt, und dem Zeitpunkt, an dem Sie davon erfahren:

• Die Lücke schließen. Der schnellste Gewinn im F&B-Management ist die Verkürzung der Zeitspanne zwischen dem, was ein Standort ausgibt, und dem Zeitpunkt, an dem Sie es erfahren. Erscheint der Wareneinsatz nur im Monatsbericht, ist eine schlechte Woche bereits drei Wochen vergangen, bevor jemand sie sieht – und die Ursache ist längst verschwunden. Betreiber, die diese Lücke schließen, hören auf, Marge zu verlieren, die sie nie erklären konnten.
• Kosten häufig ablesen. Einige Prozentpunkte Wareneinsatz über dem Ziel sind reales Geld, das jede Woche abfließt, und ein Monatsbericht sagt Ihnen nur, dass es passiert ist – nicht wo. Die Standorte, die das beheben, beobachten die Kosten in Echtzeit. Sie lesen den tatsächlichen Wareneinsatz je Standort täglich oder wöchentlich gegen das Ziel ab, berechnet aus Wareneingang, Rezeptverbrauch und Verlust – statt später manuell eingetragen.

Drei Ursachen führen gewöhnlich zur Abweichung, und jede hat eine Lösung:

• Die Zahlen sind manuell. Zählungen, Einkäufe und Kalkulation liegen in Tabellen, sodass die Zahl verspätet und wenig vertrauenswürdig ist. Ziehen Sie die Kosten aus dem System, das Wareneingang und Verbrauch bereits erfasst, dann liefert sich die Zahl von selbst.
• Rezeptkosten sind veraltet. Ein Gericht ist noch nach den Zutatenkosten des letzten Quartals bepreist, sodass seine Marge falsch ist, bevor der Service beginnt. Halten Sie Rezeptkosten gegen aktuelle Preise aktuell.
• Verlust ist unsichtbar. Abfall, Überportionierung und Schwund kommen nie im Bericht an, sodass die Lücke keinen Verantwortlichen hat. Erfassen Sie Abfall nach Standort und Grund, dann zeigt die Abweichung endlich auf etwas.

Den vollständigen Leitfaden für Gruppen mit mehreren Standorten finden Sie in unserem Artikel zu Kostensteuerungsstrategien für Restaurantgruppen mit mehreren Standorten. Der Rest dieses Artikels behandelt die Systeme, die einen verlässlichen Wareneinsatz-Wert ermöglichen.

Bestandszählungen, denen Sie an jedem Standort vertrauen können

Jede andere Zahl hängt von einem genauen Bestand ab, daher beginnt F&B-Management mit Zählungen, auf die eine Gruppe sich verlassen kann. Eine langsame, ausgelassene oder leicht manipulierbare Zählung liefert eine Abweichungszahl, der niemand glaubt – und Zahlen, denen niemand glaubt, werden ignoriert. Das Ziel sind Zählungen, die schnell genug sind, um pünktlich zu erfolgen, und so strukturiert, dass das Ergebnis aussagekräftig ist.

• Schneller zählen. Die Bestandszählung in Supy nutzt wiederverwendbare Zählvorlagen in Regalreihenfolge, sodass ein Zähler das Regal einmal abläuft, statt Artikel auf einem Blatt suchen zu müssen. Mehrere Personen können gleichzeitig zählen, und das System führt ihre Einträge mit Zuordnung zusammen. Das halbiert die Zähldauer und zeigt, wer was gezählt hat.
• Abweichung nach Kosten. Sobald eine Zählung abgeschickt ist, listet der Abweichungsbericht jeden Artikel auf, bei dem die gezählte Menge von der theoretischen Menge im System abweicht – für diesen einen Standort. Arbeiten Sie den Bericht nach Kosten, nicht nach Menge, ab. Jede Zeile trägt die Kosten ihrer Abweichung, sodass eine kostspielige Zeile eine mit mehr Einheiten übersteigen kann – und das ist die Zeile, die zuerst untersucht werden sollte.

Ein Sollbestand sagt einem Manager nach einer Zählung, wie viel er bestellen soll, ohne raten zu müssen. Er ist der Bestand, den ein Standort für einen Artikel vor der nächsten Lieferung vorhalten sollte.

Mit Supys Restaurant-Warenwirtschaft-Software wird der Live-Bestand gegen Soll- und Mindestgrenzen je Artikel und Standort angezeigt, mit Warnungen, wenn ein Artikel unter sein Minimum fällt. Gruppenweite Sollbestandssicht lässt Sie von einer Ansicht aus sehen, wo jeder Standort steht.

Wer den Sollbestand nicht manuell berechnen möchte, kann den kostenlosen Par-Level-Rechner verwenden, der ihn für jeden Artikel aus Ihrer Liste berechnet. Er arbeitet mit Verbrauch, Liefertagen und Lieferant-Vorlaufzeiten.

Rezeptkalkulation, die die Marge hält, wenn Preise steigen

Ein kalkuliertes Rezept hält ein Gericht profitabel, wenn sich der Preis seiner Zutaten ändert – daher steht die Rezeptkalkulation im Mittelpunkt des F&B-Managements. Viele Gruppen kalkulieren Rezepte gar nicht oder einmal und dann nie wieder. Ein Lieferant-Preisanstieg frisst dann wochenlang Marge, bevor die Monatszahlen ihn aufdecken.

Lieferantenpreise stabilisieren sich nach einer Änderung selten dauerhaft. In Supys eigenen Daten ändert ein Lieferant, der seinen Listenpreis einmal angepasst hat, denselben Preis in 19 Tagen erneut – in der Hälfte der Fälle.

Diese Zahl bezieht sich auf tatsächliche Listenpreisänderungen von Lieferant-Seite gegenüber vereinbarten Preisen und auf die Artikel, die sich tatsächlich ändern. Ein Kostenblatt, das einmal pro Quartal aktualisiert wird, ist fast veraltet, sobald man es speichert.

Supys Rezepte und Vorbereitungsrezepte verknüpfen jedes Gericht und Unterrezept mit seinen Zutaten und das Gericht mit seinem POS-Menüartikel, sodass ein Verkauf den richtigen Bestand verringert. Jedes Rezept trägt einen Ziel-Wareneinsatz und benachrichtigt Sie, wenn der tatsächliche Wareneinsatz den Grenzwert überschreitet.

Wenn ein Lieferant einen Preis um 6 % erhöht, sehen Sie an diesem Tag, welche Gerichte ihr Ziel überschritten haben – nicht am Monatsende. Dann können Sie den Preis anpassen, die Portion ändern oder den Lieferant wechseln, solange es noch von Bedeutung ist.

Eine Gruppe, die Rezepte laufend kalkuliert, kann jede Woche drei Fragen beantworten:

• Gerichte unter Marge. Welche Gerichte unter die Marge gerutscht sind.
• Verantwortlicher Lieferant. Welcher Lieferant die Ursache war.
• Standortreaktion. Was jeder Standort tun sollte.

Eine Gruppe, die einmal pro Quartal kalkuliert, erfährt es erst, nachdem das Quartal vergangen ist.

Beschaffung und Lieferant-Ausgaben unter Kontrolle

Die Beschaffung ist der Bereich, in dem die Einkaufsmacht einer Gruppe entweder für sie arbeitet oder verloren geht – deshalb ist die Kontrolle dessen, was jeder Standort bestellt und zahlt, ein Kernbereich des F&B-Managements. Wenn Standorte per Telefon bestellen und Preise mit dem Auge prüfen, bemerkt niemand den Lieferant, der stillschweigend einen Preis an der Liefertür erhöht. Niemand sieht, dass fünf Filialen denselben Artikel beim selben Lieferant zu fünf verschiedenen Preisen kaufen.

Zwei Mechanismen erledigen den größten Teil der Arbeit:

• Den Preis beim Wareneingang erfassen, nicht am Monatsende. Die KI-Rechnungsannahme von Supy lässt Lieferanten Rechnungen an ein restaurant-eigenes Postfach senden und gleicht jede Rechnung mit der entsprechenden Bestellung ab. Sie liest die Positionen und Preise in verschiedenen Formaten und markiert einen Preis oder eine Menge, die nicht übereinstimmt, bevor Bestand und Buchführung aktualisiert werden. Eine Zeile, die über dem vereinbarten Preis abgerechnet wird, wird an der Liefertür erkannt – wo sie eine Gutschrift bedeutet, keine Kosten zum Schlucken.
• Genehmigung vor der Ausgabe, nicht danach. Gegen Sollbestand und mit einem Genehmigungsschritt bestellen, damit ein Standort kauft, was er braucht, und eine Person alles außerhalb des Plans abzeichnet. Die Ausgabe wird kontrolliert, bevor sie entsteht – das ist der einzige Zeitpunkt, an dem Kontrolle wirklich kostengünstig ist.

Supy verbindet sich über 75+ Integrationen mit Buchhaltungs- und POS-Systemen, sodass die beim Wareneingang erfassten Kosten ohne erneute Eingabe ins Hauptbuch fließen. Jede manuell eingetragene Zahl ist eine Chance, dass die Wareneinsatz-Zahl von dem abweicht, was tatsächlich ausgegeben wurde.

Ein Standard an allen Standorten – und wo Sie anfangen

Der Unterschied zwischen einer gut geführten Einzelküche und einer gut geführten Gruppe besteht darin, dass eine Gruppe denselben Standard überall aufrechterhält – daher ist die letzte Aufgabe des F&B-Managements die Konsistenz. Ein Betreiber mit sechs Standorten, der drei davon profitabel und zwei nicht vorfindet, betrachtet selten zwei schlechte Küchen. Öfter sind es fünf Küchen, die fünf verschiedene Wege gehen, ohne eine einzige Ansicht, die das früher gezeigt hätte.

Drei Steuerungsmechanismen sichern den Standard:

• Ein Satz Definitionen. Dieselben Artikel, Rezepte, Sollbestände und Berichte an jedem Standort, damit eine Zahl aus einer Filiale dasselbe bedeutet wie die Zahl aus einer anderen, und ein Gruppenbericht sich richtig addiert.
• Bestand, der sauber zwischen Standorten wechselt. Bestandstransfers zwischen Filialen erfordern, dass der empfangende Standort akzeptiert, bevor der Bestand aktualisiert wird. Sie passen beide Seiten automatisch an und hinterlassen eine vollständige Prüfungskette, sodass eine Zentralküche und ihre Standorte nie die Kosten des transferierten Bestands verlieren.
• Ein verlässliches Protokoll. Audit-Protokolle erfassen jede Warenwirtschaft-Aktion mit Benutzer, Zeitpunkt und Vorher-Nachher – und niemand kann die Audit-Protokolle bearbeiten, sodass eine Abweichung immer eine Vorgeschichte hat, der man folgen kann.

Wo Sie anfangen, hängt davon ab, wo Sie derzeit am meisten verlieren:

• Kein wöchentlicher Wareneinsatz je Standort? Beginnen Sie mit dem Wareneinsatz-Ableseverfahren und der Wareneingangserfassung, die ihn speist.
• Langsame oder ausgelassene Zählungen? Beginnen Sie mit Zählvorlagen und Sollbeständen.
• Marge schwankt mit Lieferant-Preisen? Beginnen Sie mit der laufenden Rezeptkalkulation.

Wählen Sie die eine Lücke, die Sie diesen Monat am meisten kostet, und beheben Sie sie gleichzeitig an jedem Standort – statt Filiale für Filiale. So führt eine Gruppe F&B-Management gut: nach demselben Standard, transparent, an jedem Standort, den Sie betreiben.