Commande B2B pour cuisine centrale: Comment donner à chaque site et client externe le bon catalogue et les bons prix

Une cuisine centrale peut remettre à chacun de ses clients, à chaque site interne et à chaque client externe, son propre catalogue de commande à ses propres prix, et en mettre vingt en ligne en un seul import. Chaque client voit uniquement ce qu'il est autorisé à commander, paie le tarif défini pour son groupe et passe ses commandes lui-même, tandis que la cuisine conserve une vue claire de qui a commandé quoi.

La plupart des cuisines centrales ne démarrent pas ainsi. Elles commencent par gérer les commandes des sites et des clients via un système de point de vente ou un tableur partagé qui n'a jamais été conçu pour distinguer un client d'un autre. Un groupe de six établissements dont la cuisine centrale fabriquait environ 135 produits conditionnés pour ses propres sites ne disposait d'aucun outil de cuisine centrale digne de ce nom, si bien que son responsable des opérations traitait chaque commande via le système de caisse, sans possibilité de proposer à un site une liste ou un prix différent de celui d'un autre. C'est ce manque que ce Workflow comble. Supy traite la cuisine centrale comme un fournisseur à part entière, une extension du même flux de commandes et réquisitions que vos sites utilisent déjà: les sites commandent auprès de la cuisine, la cuisine confirme, expédie et leur envoie des factures, et la même infrastructure sert les clients externes business-to-business (B2B) avec leurs propres listes de prix.

Pourquoi un catalogue partagé se révèle insuffisant dès l'ajout d'un deuxième client

Le contrôle du catalogue par client consiste à décider, pour chaque client, exactement quels articles apparaissent lorsqu'il passe une commande. Ajouter un article le restaure dans la liste de ce client; l'exclure le supprime. La modification s'applique uniquement à ce client et n'affecte personne d'autre, de sorte qu'un site et un client externe peuvent puiser dans le même catalogue principal et voir des choses entièrement différentes.

Dès lors que vous servez plus d'un client à partir d'une liste partagée, cette liste devient un risque. Un site commande un produit semi-fini destiné uniquement à un autre établissement. Un client en gros voit un article que vous n'aviez jamais eu l'intention de lui vendre. Chaque erreur se traduit par un appel téléphonique, une correction ou un avoir. Avec un contrôle par client, la cuisine gère chaque liste une seule fois: le site phare voit ses 140 articles, un client café de quartier voit ses 45, un client boulangerie artisanale voit ses 32, tous issus d'un catalogue principal de 210 articles. Personne ne commande ce qu'il ne devrait pas, car il ne le voit jamais.

Intégrer un lot de nouveaux sites sans une journée de saisie de données

La création de clients en masse permet d'intégrer de nombreux clients dans le système en une seule étape, au lieu de les ajouter un par un. Lorsqu'un groupe ouvre des sites ou signe de nouveaux comptes de gros, la cuisine importe l'ensemble du lot en une seule fois plutôt que de saisir manuellement chaque nom, code et contact.

Mettre les clients en ligne implique ensuite d'inviter leurs contacts, et une réinvitation en masse est prudente: elle n'envoie des messages qu'aux contacts qui n'ont pas encore accepté, et ignore toute personne déjà active. Envoyez une série de dix invitations dont six contacts sont déjà connectés, et seuls les quatre en attente sont contactés; les six connexions actives restent intactes. L'activation du flux de travail B2B pour la cuisine centrale effectue la configuration sous-jacente pour vous, de sorte que la mise en place de la commande site-vers-cuisine et client-vers-cuisine est un commutateur que vous activez, et non une configuration manuelle que vous assemblez étape par étape.

Appliquer des prix différents aux partenaires franchisés et aux clients en gros

Les groupes de clients vous permettent de classer vos clients en segments et d'attribuer à chaque segment sa propre liste de prix. Vos propres sites appartiennent à un groupe tarifé au coût plus 12%, les partenaires franchisés à un autre au coût plus 18%, et les clients externes en gros disposent d'une liste de prix fixe. Filtrez sur n'importe quel groupe et vous pouvez visualiser ou agir sur l'ensemble en une seule fois, plutôt que d'ouvrir les clients un par un.

C'est là qu'une cuisine centrale cesse d'être un centre de coûts et commence à se comporter comme une entreprise. La même miche de pain au levain peut quitter la cuisine à 2,10 $ pour un site interne et à 2,85 $ pour un client en gros, car le tarif suit le groupe, pas l'article. La facturation s'appuie sur la même structure: factures pro forma et factures fiscales, coût, majoration ou tarification fixe, et relevés de compte par client. Lorsqu'un partenaire franchisé conteste une charge, le prix qu'il paie est une règle que vous avez définie une fois pour son groupe, et non un chiffre saisi par quelqu'un le jour même.

Permettre aux clients de la cuisine centrale de passer leurs propres commandes sans perdre le contrôle

Supy Connect est une application de commande dédiée que vos clients B2B externes utilisent pour parcourir votre catalogue en temps réel et passer leurs propres commandes. Ces commandes arrivent directement dans votre portail opérateur, les clients consultent et téléchargent leurs propres factures, et vous décidez qui y a accès. Elle est conçue pour les clients externes, pas pour la commande interne des sites, ce qui ouvre la cuisine aux comptes de gros sans ouvrir votre back-office à ceux-ci.

Le contrôle ne s'arrête pas à la commande. Vous pouvez trouver instantanément n'importe quel client par nom d'affichage, code interne ou dénomination légale, car les trois sont recherchés simultanément et vous disposez rarement de tous les identifiants. Lorsque le service financier a besoin de la liste des clients, elle est exportée avec la mise en forme de la devise et de l'heure déjà appliquée, de sorte qu'elle arrive comme un fichier utilisable plutôt qu'un fichier à reformater. Et lorsqu'une relation client se termine, la désactivation de ce client le supprime de toutes les vues de travail tout en conservant l'intégralité de son historique de commandes, de sorte que la piste d'audit est préservée et rien n'est perdu.

Commencez par séparer vos clients de votre catalogue principal: listez chaque site et client externe que vous approvisionnez, puis décidez quelle partie de la liste complète des articles chacun doit réellement voir. Cet exercice unique, effectué une fois, est ce qui permet à chaque étape ultérieure, tarification, Onboarding et commande en libre-service, de se mettre en place. C'est également la base sur laquelle le reste de votre logiciel de gestion de cuisine centrale s'appuie.

Lorsque vous évaluez un système pour cela, demandez à voir trois choses lors d'une démonstration. Ajoutez et supprimez un article pour un seul client et confirmez qu'aucun autre client ne change. Placez deux clients sur deux listes de prix différentes et commandez le même produit auprès de chacun. Ensuite, passez une commande en direct depuis l'application client et observez-la arriver dans le portail opérateur. Si les trois fonctionnent devant vous, votre cuisine centrale peut gérer les commandes B2B comme un vrai fournisseur, et non comme une solution de contournement greffée sur une caisse.