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Liste de contrôle bar : ouverture, fermeture et contrôles de stock
La liste de contrôle d'ouverture du bar
Une liste de contrôle de bar comprend trois courtes listes que votre équipe parcourt : ouverture, fermeture et une prise d'inventaire organisée par zone de stockage. La liste d'ouverture prépare le bar à l'exploitation. Elle confirme que rien n'est éventé, manquant ou périmé avant que la première commande arrive. Cet article contient les trois listes sous forme de tableaux à copier et explique comment les maintenir dans plusieurs établissements.
Parcourez la liste d'ouverture dans un ordre fixe pour qu'un nouvel employé puisse la réaliser seul.
| Zone | Contrôle d'ouverture |
|---|---|
| Cave ou salle des fûts | Connecter le gaz et le CO2, ouvrir les fûts, vérifier le débit des lignes |
| Back-bar | Réapprovisionner spiritueux, mixers et garnitures au stock minimum |
| Chambre froide | Vérifier la température et la date de péremption des bières, vins et sodas |
| Cave à spiritueux | Confirmer que les bouteilles haut de gamme correspondent à la clôture de la veille |
| Zone de service | Nettoyer les verres, remplir les bacs à glaçons, mettre les outils en place |
| Caisse et fonds de caisse | Compter et rapprocher le fonds de caisse, ouvrir la caisse, vérifier l'actualité des prix |
La liste de contrôle de fermeture du bar
C'est lors de la fermeture que les stocks disparaissent et que les comptages se glissent dans les erreurs, c'est pourquoi la liste de fermeture protège à la fois les espèces et les stocks. Parcourez-la chaque soir dans le même ordre pour qu'une clôture tardive ne coûte aucune étape.
| Zone | Contrôle de clôture |
|---|---|
| Espèces et caisse | Lancer le rapport Z, mettre le fonds de caisse de côté, sécuriser les recettes |
| Spiritueux haut de gamme | Compter les bouteilles premium par rapport à la liste |
| Cave ou salle des fûts | Fermer le gaz, nettoyer ou boucher les lignes, noter les fûts vides |
| Chambre froide | Fermer les portes, noter la température, ne rien laisser |
| Casse | Noter les bouteilles cassées et les renversements par zone |
| Sécurité | Vider les caisses, verrouiller les portes arrière, activer l'alarme |
Prises d'inventaire du bar par zone de stockage
Comptez le bar par zones de stockage plutôt que sur une longue liste, afin que chaque compteur soit responsable d'une zone et qu'aucun rayon ne soit oublié. Compter par zones révèle aussi si le back-bar est revenu au stock minimum après un week-end chargé. Prévoyez un modèle distinct pour le vin, car un bar actif ajoute 10 à 20 nouvelles références de vin chaque mois.
Si vous ne souhaitez pas calculer le stock minimum manuellement, le calculateur de stock minimum gratuit le fait pour chaque article de votre liste en fonction de votre consommation, de vos jours de livraison et des délais de votre fournisseur.
| Zone de stockage | Ce qu'il faut compter |
|---|---|
| Back-bar | Spiritueux ouverts et fermés, mixers, garnitures |
| Cave à spiritueux | Bouteilles premium non ouvertes, par marque |
| Cave ou salle des fûts | Fûts pleins, entamés ou vides, plus les bouteilles de gaz |
| Chambre froide | Bières, vins et sodas par type |
| Vin (modèle séparé) | Chaque référence de vin comptée individuellement |
Pour plus d'informations sur la réalisation d'une prise d'inventaire de bar, consultez notre guide sur le logiciel d'inventaire de bar.
Pourquoi les inventaires de bar s'interrompent et comment les maintenir
Les inventaires de bar s'interrompent pour deux raisons simples : le papier et un seul scanner.
- Le papier double le travail. Un groupe de pubs et de restaurants casual dining faisait ses inventaires sur papier puis les ressaisissait. Cela coûtait environ 4 heures par bar et par cuisine à chaque cycle, ce qui faisait de l'inventaire la première tâche supprimée lors d'une semaine chargée.
- Un seul scanner est un point de défaillance unique. Un autre groupe de pubs a arrêté sa prise d'inventaire hebdomadaire la semaine où son scanner de poing était en panne, et les journaux de casse quotidiens sont restés non suivis dans les bars, la cave à spiritueux, la chambre froide et la salle des fûts.
Compter plus souvent améliore la précision de vos enregistrements. Les établissements qui comptent plus que chaque semaine maintiennent leurs enregistrements environ 3 fois plus précis que ceux qui comptent moins de 8 fois par an, selon The Spread : 76,2 % contre 24,5 % le jour du comptage.
Maintenez les inventaires en les rendant courts et collaboratifs :
- Compter par zone. Deux ou trois personnes peuvent alors travailler simultanément, chacune responsable d'une zone de stockage.
- Compter depuis son smartphone. Un scanner en panne ne peut pas arrêter une prise d'inventaire réalisée sur les appareils que les employés ont déjà sur eux.
- Vérifier l'écart à la fermeture. Comparez l'inventaire au système dès qu'il est terminé, pas des jours plus tard.
Le comptage des stocks de Supy suit l'ordre des rayons et fusionne plusieurs compteurs dans une seule prise d'inventaire. Il affiche immédiatement l'écart par rapport au système, ce que le fournisseur indique réduire le temps de comptage de plus de 50 %.
Maintenir les contrôles de bar sur plusieurs établissements
Avec plusieurs établissements, le risque n'est pas que les contrôles soient difficiles, mais que chaque bar développe sa propre version. Donnez à chaque site un modèle par rôle et par shift pour que les responsables de secteur puissent comparer des données identiques.
Ce que vous pouvez comparer en temps réel aujourd'hui, c'est la prise d'inventaire. Une prise d'inventaire reste en brouillon jusqu'à ce que quelqu'un la soumette, ce qui permet à un responsable de secteur de voir quels sites sont encore en brouillon et lesquels ont soumis. Un bar qui compte toujours en retard ressort à côté des autres, pas seulement en fin de mois.
Décidez laquelle des trois listes votre bar applique aujourd'hui. Si la fermeture est votre point faible, commencez là, car c'est lors de la fermeture que les stocks et les espèces disparaissent.
Le produit de listes de contrôle de Supy arrive prochainement. Il attribuera des listes par rôle et marquera un contrôle échoué pour le suivi. En attendant, utilisez ces tableaux sur une tablette partagée et maintenez votre inventaire à jour.
