Comment gérer votre liste principale d'articles dans un logiciel de gestion des stocks pour restaurants

Dans le monde trépidant de la restauration, rester compétitif n'est pas seulement une question d'innovation culinaire, mais aussi d'efficacité opérationnelle. Un élément essentiel de cette démarche est la gestion de votre liste principale d'articles – un référentiel complet qui englobe tout, des ingrédients aux fournitures de cuisine.

Une liste principale d'articles numérisée, bien structurée, cohérente et centralisée permet aux responsables de restauration de faire confiance aux données présentées, de les agréger facilement et de s'appuyer sur elles pour générer des insights. En l'absence d'une telle liste principale d'articles, les informations seront truffées d'erreurs, d'articles manquants, de confusions et de doublons, rendant l'analyse des données extrêmement fastidieuse, chronophage, tardive et très sujette à des interprétations différentes et erronées.

Dans cet article, nous examinerons l'importance et les meilleures pratiques pour maintenir une liste principale d'articles organisée, afin d'optimiser les opérations de votre restaurant.

Table des matières

1. Qu'est-ce qu'une liste principale d'articles et pourquoi sa configuration est-elle importante dans la gestion des stocks en restauration ?
2. Les principes d'une excellente liste principale d'articles
3. Utiliser un logiciel de gestion des stocks pour restaurants
4. Conclusion
5. À propos de Supy

1. Qu'est-ce qu'une liste principale d'articles et pourquoi sa configuration est-elle importante dans la gestion des stocks en restauration ?

Une liste principale d'articles est, en substance, la liste de chaque ingrédient, fournisseur, plat, outil et conditionnement d'ingrédient que vous utilisez. Elle contient tous les éléments qui entrent et sortent de votre cuisine, et sert à identifier des articles spécifiques afin de créer une cohérence au sein de l'entreprise.

Une liste principale d'articles constitue le socle d'un approvisionnement rationalisé, d'une gestion des stocks efficace et d'une analyse des coûts pertinente. Elle aide votre établissement à naviguer dans l'univers des ingrédients et des fournitures en sachant :

• Comment désigner chaque article et à quelle catégorie il appartient
• Par quelle unité de mesure (UM) l'article est stocké et consommé
• Où, comment et quelle quantité stocker de chaque article selon ses stocks minimum
• Quels articles sont considérés comme des substituts les uns des autres et lesquels ne le sont clairement pas, même s'ils semblent apparentés
• Le coût de chaque article par unité de mesure (UM), même si le même article est acheté à différents prix
• Auprès de quel(s) fournisseur(s) chaque article peut être commandé et à quels prix

En conséquence, elle aide les restaurants à éviter les situations suivantes :

• Sous-stockage, entraînant une perte de chiffre d'affaires
• Surstockage, entraînant des pertes coûteuses dues aux articles avariés ou périmés
• Diverses erreurs en cuisine entraînant un manque à gagner, des plaintes clients et des coûts gonflés, par exemple :
  • Articles incorrects utilisés dans les recettes
  • Articles mal stockés, entraînant leur détérioration
• Erreurs d'approvisionnement entraînant des coûts accrus et un manque à gagner, par exemple :
  • Mauvais article commandé, inutilisable par le restaurant, et l'article requis indisponible au moment voulu
  • Article commandé auprès du mauvais fournisseur
  • Bon article commandé mais mauvaise quantité en raison d'une mauvaise interprétation de l'unité de mesure
• Manque de visibilité (en temps voulu) sur les coûts des articles, entraînant un retard ou une absence de connaissance de la rentabilité des recettes

Par conséquent, disposer d'une liste principale d'articles structurée est essentiel pour permettre à votre restaurant de fonctionner de manière efficace et rentable.

2. Les principes d'une excellente liste principale d'articles

La création et la maintenance d'une excellente liste principale d'articles reposent sur des principes fondamentaux :

• Centralisation : les articles identiques et substituables doivent être considérés comme un seul article de référence.
• Distinction : les articles nettement différenciés dans leur utilisation doivent être considérés comme des articles de référence distincts
• Dénomination et catégorisation cohérentes : les articles connexes doivent être nommés de manière similaire pour éviter toute confusion.
• Gouvernance des données : établir les processus nécessaires pour maintenir un niveau de qualité élevé des données.
• Orienté utilisateur final : la liste d'articles doit être adaptée à l'utilisateur final des articles (c'est-à-dire principalement le chef).

1) Centralisation

Ce premier principe vise à éviter un nombre excessif d'articles dans la liste principale. Pour cela, il est indispensable de bien comprendre comment les articles sont utilisés par l'utilisateur final, afin d'identifier ceux qui sont considérés comme identiques ou substituables dans les opérations quotidiennes et peuvent donc être centralisés sous un article de référence commun. Ne pas respecter ce principe et créer plusieurs articles de référence pour des articles substituables engendrera des niveaux de stock trompeurs. 

En effet, ces recettes puiseront en réalité dans le stock de plusieurs articles de référence pour le même ingrédient de recette, alors que sur le papier, un seul article de référence est censé être utilisé. Sur le papier, cela entraînera un sur-épuisement de cet article de référence et un sous-épuisement des autres articles dupliqués, ce qui conduira inévitablement à des niveaux de stock et des analyses des coûts erronés.

Exemple : imaginez que votre restaurant utilise du lait comme ingrédient non essentiel dans une recette, mais que vous achetez différentes marques et types de lait, même avec des taux de matières grasses différents, car vous prenez simplement ce qui est disponible ou le moins cher chez le fournisseur. Vous pouvez ainsi acheter "Lait Almarai demi-écrémé 1,5L Pack" ainsi que "Lait Al Rawabi entier 1,5L Pack", mais l'utilisateur final (par exemple, le chef) n'a pas de préférence pour l'un ou l'autre dans ses recettes. Dans ce cas, vous devez créer un article de référence appelé "Lait" afin que vos recettes puissent être élaborées avec cet unique article.

2) Distinction

À l'inverse du principe n° 1, il est important de ne pas centraliser accidentellement des articles distincts sous le même article de référence, s'ils sont utilisés de manière clairement différenciée par l'utilisateur final, car cela engendrera également des niveaux de stock trompeurs. Le personnel de cuisine se plaindra qu'un article requis n'est plus disponible alors que, sur le papier, l'article de référence indique un stock disponible. Cela engendrera aussi des situations où l'article semble absent de la liste principale, entraînant la création de doublons. Là encore, cela conduira à des niveaux de stock et des analyses des coûts erronés.

Exemple : vous souhaitez peut-être créer un article de référence "Sauce piquante" sous lequel vous regroupez "Sriracha" et "Tabasco", mais ce serait probablement une erreur, car elles sont généralement utilisées très différemment dans les recettes. Dans cet exemple, vous devez donc créer deux articles de référence distincts, en soulignant la différence par le nom de marque dans le nom de l'article, plutôt que d'avoir deux fois "Sauce piquante". Vous devriez ainsi obtenir "Sauce piquante Sriracha" et "Sauce piquante Tabasco" et vous assurer que vos recettes utilisent la bonne sauce.

3) Dénomination et catégorisation cohérentes

Disposer d'une liste principale d'articles clairement nommée et catégorisée facilite pour ses utilisateurs la recherche et la récupération des articles de référence requis, ou la détection de l'absence de l'article recherché. Cela ouvre la voie à la création correcte de nouveaux articles de référence, tout en évitant les doublons ou le regroupement d'articles nettement différenciés sous le même article de référence.

Quelques bonnes pratiques à retenir :

• Inclure les détails essentiels : pour les articles reconnus comme très spécifiques par nature, les détails essentiels doivent figurer dans le nom de l'article de référence. Exemple : les crevettes sont connues pour être très spécifiques à l'achat ; il est donc impératif d'ajouter ces détails. Par exemple, si elles sont achetées entières avec tête et carapace (HOSO) et d'une taille spécifique, le nom de l'article de référence doit apparaître comme suit : "Crevettes HOSO 50/60" et non simplement "Crevettes".
• Cohérence linguistique : utilisez une langue principale que tout le monde comprend. Si des termes spécifiques d'une autre langue sont nécessaires, ajoutez la traduction dans la langue principale au nom de l'article. Exemple : bien que le produit italien "Carpaccio" soit le nom réel du produit, il est préférable de nommer l'article de référence "Carpaccio (fines tranches de bœuf cru)" afin que les utilisateurs finaux sachent clairement ce dont il s'agit et évitent de recréer le même article.
• Standardiser les abréviations : définissez une liste standard d'abréviations avec leur explication et utilisez les mêmes abréviations tout au long de la liste d'articles et des catégories. Exemple : si vous achetez des articles sans gluten et souhaitez les abréger, utilisez une seule abréviation comme "SG" pour tous les articles sans gluten, afin de pouvoir facilement rechercher et filtrer les articles de référence contenant cette abréviation. Cela contribue à éviter les doublons et une centralisation incorrecte.
• Niveau de détail cohérent : si vous ajoutez des détails sur un article de référence dans son nom, vous devez ajouter le même niveau de détail pour les articles de référence connexes. Exemple : si vous avez "Pomme rouge" parce que la couleur de vos pommes est importante, vous devez commencer à ajouter la couleur à chaque article de pomme (par exemple "Pomme verte", etc.). Ce qu'il faut éviter, c'est d'avoir des articles de référence avec des niveaux de détail variables, tels que "Pomme rouge" ainsi que "Pomme", car cela ouvre la porte aux doublons et à une centralisation incorrecte des articles.
• Éviter les redondances et les détails inutiles : n'ajoutez pas de descriptions qui n'aident pas à identifier l'article précis. Exemple : ne nommez pas un article "Tomates en conserve préservées" car "en conserve" implique déjà qu'elles sont "préservées". Si un utilisateur souhaite maintenant créer une recette à base de "Tomates en conserve", il sera confus quant à l'utilisation de l'article existant "Tomates en conserve préservées", car son article requis ne mentionne pas "Préservées". Cela ouvre la porte à la duplication, car cet utilisateur pourrait vouloir créer un nouvel article "Tomates en conserve" à côté de l'article existant.
• Unités de mesure cohérentes : décidez quelles unités de mesure vous utiliserez pour l'utilisation et le stockage de chaque article de référence, et respectez-les. Exemple : ne mélangez pas "kg" et "g" ; utilisez plutôt une seule unité de poids pour tous les articles. Cela contribue à éviter les erreurs lors de l'élaboration des recettes et des commandes.
• Catégorisation des articles orientée usage : créez des catégories d'articles à plusieurs niveaux qui regroupent logiquement différents articles de référence présentant des schémas d'utilisation similaires. Les catégories d'articles de niveau supérieur doivent être suffisamment génériques pour ne pas dépasser 7 à 8 catégories, tandis que les catégories de niveau inférieur doivent être suffisamment spécifiques pour regrouper des articles de référence très similaires, qui sont presque des substituts mais restent des articles distincts.

4) Gouvernance des données

Toutes les bonnes intentions sont vaines s'il n'existe pas de processus et de routines clairs pour maintenir l'intégrité, l'exactitude et la disponibilité des données de vos articles de référence ; quelques suggestions qui fonctionnent bien :

• Utiliser un outil numérique ou un logiciel approprié (de préférence un logiciel de gestion des stocks spécialisé pour les restaurants)
• Désigner une seule personne responsable de la maintenance de la liste principale d'articles pour le groupe de restauration
• Réserver l'autorité pour les modifications d'articles (création, mise à jour, suppression) à un nombre très restreint de personnes clés
• Créer de la visibilité sur qui a effectué quelles modifications d'articles et quand (c'est-à-dire les journaux de modifications) et instaurer un système de responsabilisation autour des modifications d'articles
• Disposer d'un processus clair, efficace pour que les utilisateurs finaux puissent demander des modifications d'articles sans créer de goulot d'étranglement
• Investir dans une fonctionnalité de recherche appropriée et flexible pour parcourir votre liste principale d'articles existante par mots-clés dans le nom et la catégorie d'article, afin de les retrouver facilement ; il est fortement recommandé d'utiliser la technologie de "recherche floue" avec une haute tolérance, afin que les fautes de frappe accidentelles, les orthographes différentes et les séquences de mots différentes vous permettent quand même de trouver l'article. Les logiciels de gestion des stocks avancés pour restaurants disposeront probablement de puissantes fonctionnalités de recherche.
  • Exemple : si vous avez un article existant "Apple Red" et que vous recherchez "Red Apple", vous devriez trouver l'article
  • Exemple 2 : si vous avez un article existant "Celery" et que vous le recherchez mais que vous l'écrivez mal comme "Selery" ou "Cellery", vous devriez quand même trouver l'article

3. Utiliser un logiciel de gestion des stocks pour restaurants

Une liste principale d'articles solide doit être utilisée en combinaison avec un bon logiciel de gestion des stocks pour restaurants. La numérisation et l'automatisation vous aideront à agréger des données propres en quelques clics et à les redistribuer rapidement aux décideurs de votre organisation.

Exemple : vous souhaitez visualiser les performances d'une bouteille de Heinz Ketchup. Si votre liste principale d'articles n'est pas propre, vous auriez besoin d'un intermédiaire pour nettoyer les données, correspondre à la façon dont chaque établissement nomme une bouteille de Heinz Ketchup, puis vous livrer les résultats une semaine plus tard.

En maintenant une liste principale d'articles propre et en l'intégrant dans un logiciel moderne de gestion des stocks pour restaurants, vos données pourraient être agrégées en un clic, car votre liste est numérisée et vos articles standardisés.

4. Conclusion

La liste principale d'articles est l'orchestrateur silencieux de la gestion de restaurant, guidant tout, de la sélection des ingrédients à l'analyse des coûts. La centralisation unit les articles identiques, tandis que la distinction garantit que les articles uniques conservent leur identité. Une dénomination et une catégorisation claires apportent de l'ordre dans le chaos des ingrédients diversifiés.

Cette liste n'est cependant pas autosuffisante ; elle nécessite une gouvernance. Sans processus clairs et outils numériques, elle risque de générer des erreurs et des inefficacités. Une infrastructure numérique robuste intègre de manière transparente des données complexes, les transformant d'un fardeau en un catalyseur d'opérations rationalisées.

Dans le monde de la restauration, où la précision est essentielle, la liste principale d'articles fait office de chef d'orchestre invisible, harmonisant les opérations en une symphonie d'efficacité et de rentabilité.

5. À propos de Supy

Supy est un logiciel de gestion des stocks pour restaurants piloté par les données, conçu pour aider les chaînes de restauration à réduire leurs coûts. Notre logiciel de gestion des recettes, notre logiciel de gestion des stocks, notre logiciel d'ingénierie des menus et le reste de notre suite de produits sont conçus pour permettre la libre circulation des données dans vos opérations de Cuisine. Cela permet aux décideurs de prendre des décisions éclairées à tout moment, depuis n'importe où.