So verwalten Sie Ihre Artikelstammliste in einer Warenwirtschaftssoftware für Restaurants

In der schnelllebigen Welt des Restaurantmanagements bedeutet Wettbewerbsfähigkeit nicht nur kulinarische Innovation, sondern auch effiziente Geschäftsprozesse. Ein wesentlicher Bestandteil davon ist die Verwaltung Ihrer Artikelstammliste – ein umfassender Katalog, der alles von Zutaten bis hin zu Küchenausstattung umfasst.

Eine digitalisierte, strukturierte, konsistente und zentralisierte Artikelstammliste ermöglicht es Restaurantmanagern, den präsentierten Daten zu vertrauen, sie einfach zu aggregieren und darauf zu vertrauen, um Erkenntnisse zu gewinnen. Ohne eine solche ordentliche Artikelstammliste werden Artikelinformationen mit Fehlern, fehlenden Artikeln, Verwirrung und Duplikaten gefüllt sein, was die Datenanalyse sehr mühsam, zeitaufwändig, verzögert und sehr anfällig für unterschiedliche und falsche Interpretationen macht.

In diesem Artikel untersuchen wir die Bedeutung und die besten Praktiken für die Pflege einer organisierten Artikelstammliste für effiziente Restaurantbetriebe.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Artikelstammliste, und warum ist ihre Konfiguration in der Warenwirtschaft wichtig?
2. Die Grundsätze einer hervorragenden Artikelstammliste
3. Eine Warenwirtschaftssoftware für Restaurants nutzen
4. Fazit
5. Über Supy

1. Was ist eine Artikelstammliste, und warum ist ihre Konfiguration in der Warenwirtschaft wichtig?

Eine Artikelstammliste ist im Wesentlichen die Liste jeder Zutat, jedes Lieferanten, jedes Gerichts, jedes Werkzeugs und jeder Zutatenverpackung, die Sie verwenden. Sie enthält alle Elemente, die in und aus Ihrer Küche fließen, und dient dazu, bestimmte Artikel zu identifizieren, um Übereinstimmung innerhalb Ihres Unternehmens zu schaffen.

Eine Artikelstammliste bildet das Rückgrat für effiziente Beschaffung, Warenwirtschaft und Kostenanalyse. Sie hilft Ihrem Unternehmen, die Landschaft der Zutaten und Vorräte zu navigieren, indem Sie Folgendes wissen:

• Wie jeder Artikel benannt wird und zu welcher Kategorie er gehört
• Nach welcher Maßeinheit (ME) der Artikel gelagert und verbraucht wird
• Wo, wie und wie viel von jedem Artikel gemäß seinen Mindest- und PAR-Leveln gelagert werden soll
• Welche Artikel als Substitute füreinander gelten und welche eindeutig nicht, auch wenn sie verwandt erscheinen
• Die Kosten jedes Artikels pro Maßeinheit (ME), auch wenn derselbe Artikel zu verschiedenen Preisen eingekauft wird
• Bei welchen Lieferant(en) jeder Artikel bestellt werden kann und zu welchen Preisen

Infolgedessen hilft sie Restaurants, folgende Situationen zu vermeiden:

• Unterbestand, der zu Umsatzverlusten führt
• Überbestand, der zu kostspieliger Verschwendung durch verdorbene oder abgelaufene Artikel führt
• Verschiedene Küchenfehler, die zu entgangenem Umsatz, Kundenbeschwerden und erhöhten Kosten führen, z. B.:
  • Falsche Artikel in Rezepten verwendet
  • Falsch gelagerte Artikel, die zu verdorbenen Artikeln führen
• Beschaffungsfehler, die zu erhöhten Kosten und entgangenem Umsatz führen, z. B.:
  • Falscher Artikel bestellt, der nicht vom Restaurant verwendet werden kann, und der benötigte Artikel ist nicht verfügbar, wenn er gebraucht wird
  • Artikel beim falschen Lieferanten bestellt
  • Richtiger Artikel bestellt, aber falsche Menge aufgrund einer Fehlinterpretation der ME
• Mangelnde rechtzeitige Sichtbarkeit der Artikelkosten, was zu verzögertem oder fehlendem Wissen über die Rezeptrentabilität führt

Daher ist eine strukturierte Artikelstammliste der Schlüssel, um Ihrem Restaurant einen effizienten und profitablen Betrieb zu ermöglichen.

2. Die Grundsätze einer hervorragenden Artikelstammliste

Die Erstellung und Pflege einer hervorragenden Artikelstammliste basiert auf einigen grundlegenden Prinzipien:

• Zentralisierung: identische und substituierbare Artikel müssen als ein Stammartikel betrachtet werden.
• Unterscheidung: klar unterschiedlich verwendete Artikel müssen als separate Stammartikel betrachtet werden
• Konsistente Benennung & Kategorisierung: verwandte Artikel sollen ähnlich benannt werden, um Verwirrung zu vermeiden.
• Datenverwaltung: die notwendigen Routinen zur Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität etablieren.
• Endbenutzerorientiert: die Artikelliste soll auf den Endbenutzer der Artikel zugeschnitten sein (d. h. meist den Koch).

1) Zentralisierung

Dieses erste Prinzip dreht sich darum, zu viele Artikel in der Stammartikelliste zu vermeiden. Dies kann erreicht werden, indem man genau versteht, wie die Artikel vom Endbenutzer verwendet werden, um zu verstehen, welche Artikel im täglichen Betrieb als identisch oder substituierbar gelten und daher unter einem gemeinsamen Stammartikel zentralisiert werden können. Wenn dies nicht gelingt und dadurch mehrere Stammartikel für substituierbare Artikel erstellt werden, führt dies zu irreführenden Lagerbeständen. 

Dies liegt daran, dass diese Rezepte in der Realität Lagerbestände von mehreren Stammartikeln für dieselbe Rezeptzutat aufbrauchen, obwohl auf dem Papier nur ein einzelner Stammartikel verwendet wird. Auf dem Papier führt dies zu einem Überverbrauch dieses einzelnen Stammartikels und einem fehlenden Verbrauch der anderen, doppelt angelegten Stammartikel, was offensichtlich zu irreführenden Lagerbeständen und Kostenanalysen führt.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Restaurant verwendet Milch als nicht-wichtige Zutat in einem Rezept, kauft aber verschiedene Milchmarken und -sorten, sogar mit unterschiedlichem Fettgehalt, weil Sie einfach das Günstigste oder Verfügbarste beim Lieferanten nehmen. Daher können Sie "Milch Almarai fettarm 1,5L Pack" sowie "Milch Al Rawabi Vollmilch 1,5L Pack" kaufen, aber dem Endbenutzer (z. B. dem Koch) ist es egal, welche er für seine Rezepte verwendet. In einem solchen Szenario müssen Sie einen Stammartikel namens "Milch" erstellen, damit Ihre Rezepte mit diesem einzelnen Milchartikel aufgebaut werden können.

2) Unterscheidung

Im Gegensatz zu Prinzip Nr. 1 ist es wichtig, nicht versehentlich verschiedene Artikel unter demselben Stammartikel zu zentralisieren, falls sie vom Endbenutzer klar unterschiedlich verwendet werden, denn das führt ebenfalls zu irreführenden Lagerbeständen. Es führt zu Beschwerden des Küchenpersonals, das klagen wird, dass ein benötigter Artikel nicht mehr vorrätig ist, obwohl auf dem Papier der Stammartikel verfügbaren Bestand hat. Es führt auch zu Situationen, in denen der Artikel scheinbar nicht in der Stammartikelliste existiert, was zur Erstellung von doppelten Stammartikeln führt. Dies wiederum führt zu irreführenden Lagerbeständen und Kostenanalysen.

Beispiel: Sie möchten möglicherweise einen Stammartikel "Hot Sauce" erstellen, unter dem Sie "Sriracha" und "Tabasco" zusammenfassen wollen, aber es wäre wahrscheinlich ein Fehler, dies zu tun, weil sie in der Regel ganz unterschiedlich in Rezepten verwendet werden. Daher sollten Sie im obigen Beispiel zwei separate Stammartikel erstellen und den Unterschied durch den Markennamen im Stammartikelnamen hervorheben, anstatt nur zweimal "Hot Sauce" zu haben. Sie sollten dann "Sriracha Hot Sauce" und "Tabasco Hot Sauce" erstellen und sicherstellen, dass Ihre Rezepte mit der richtigen Hot Sauce aufgebaut werden.

3) Konsistente Benennung & Kategorisierung

Eine klar benannte und kategorisierte Artikelstammliste erleichtert dem Publikum dieser Liste die Suche und den Abruf der erforderlichen Stammartikel oder die Entdeckung des Fehlens des erforderlichen Stammartikels. Dies ebnet den Weg zur korrekten Erstellung neuer Stammartikel und vermeidet gleichzeitig Duplikate oder das Zusammenführen klar unterschiedlich verwendeter Artikel unter demselben Stammartikel.

Einige hilfreiche Praktiken:

• Wichtige Details einbeziehen: Bei Artikeln, die von Natur aus sehr spezifisch sind, müssen die wichtigen Details im Stammartikelnamen enthalten sein. Beispiel: Garnelen sind bekannt dafür, dass sie beim Kauf sehr spezifisch sind, daher ist es unbedingt erforderlich, solche Details hinzuzufügen; z. B. wenn sie mit Kopf und Schale (HOSO) und einer bestimmten Größe gekauft werden, muss der Stammartikelnamen wie folgt erscheinen: "Garnelen HOSO 50/60", anstatt nur "Garnelen".
• Sprachkonsistenz: Bleiben Sie bei einer Hauptsprache, die jeder versteht. Wenn bestimmte Begriffe aus einer anderen Sprache benötigt werden, fügen Sie die Übersetzung in der Hauptsprache in den Artikelnamen ein. Beispiel: Obwohl das italienische Produkt "Carpaccio" der tatsächliche Name des Produkts ist, ist es vorteilhaft, den Stammartikel als "Carpaccio (dünn geschnittenes rohes Rindfleisch)" zu benennen, damit die Endbenutzer klar wissen, was es ist, um eine Neuerstellung desselben Artikels zu vermeiden.
• Abkürzungen standardisieren: Definieren Sie eine Standardliste von Abkürzungen mit Erklärung und verwenden Sie durchgehend die gleichen Abkürzungen in der Artikelliste und den Kategorien. Beispiel: Wenn Sie glutenfreie Artikel kaufen und diese abkürzen möchten, verwenden Sie für alle glutenfreien Artikel nur eine Abkürzung wie "GF", damit Sie leicht nach Stammartikeln suchen & filtern können, die diese Abkürzung enthalten. Dies hilft, Duplikate und falsche Zentralisierung zu vermeiden.
• Konsistenter Detailgrad: Wenn Sie Details zu einem Stammartikel in seinem Namen hinzufügen, sollten Sie den gleichen Detailgrad bei den verwandten Stammartikeln hinzufügen. Beispiel: Wenn Sie "Roter Apfel" haben, weil Ihnen die Farbe Ihrer Äpfel wichtig ist, müssen Sie beginnen, die Farbe zu jedem Apfelartikel hinzuzufügen (z. B. "Grüner Apfel" usw.). Was Sie vermeiden sollten, ist das Vorhandensein von Stammartikeln mit unterschiedlichem Detailgrad wie "Roter Apfel" sowie "Apfel", denn das öffnet die Tür für Duplikate und falsche Artikelzentralisierung.
• Unnötige Redundanz & Details vermeiden: Fügen Sie keine Beschreibungen hinzu, die nicht helfen, den genauen Artikel zu identifizieren. Beispiel: Benennen Sie einen Artikel nicht "Konservierte Dosentomaten", weil "Dosen-" bereits impliziert, dass sie konserviert sind. Wenn ein Benutzer jetzt ein Rezept auf Basis von "Dosentomaten" erstellen möchte, wird er verwirrt sein, ob er den vorhandenen Stammartikel "Konservierte Dosentomaten" verwenden soll, weil sein gesuchter Artikel "Konserviert" nicht erwähnt. Dies öffnet die Tür zur Duplizierung, da dieser Benutzer nun einen neuen Stammartikel "Dosentomaten" neben dem vorhandenen Stammartikel erstellen möchte.
• Konsistente Maßeinheiten: Entscheiden Sie, welche Maßeinheiten Sie für die Nutzung & Lagerung jedes Stammartikels verwenden werden, und bleiben Sie dabei. Beispiel: Mischen Sie nicht "kg" und "g", sondern bleiben Sie für alle Artikel bei einer einzigen Gewichtsmaßeinheit. Dies hilft, Fehler beim Rezeptaufbau und bei der Bestellung zu vermeiden.
• Nutzungsorientierte Artikelkategorisierung: Erstellen Sie mehrstufige Artikelkategorien, die verschiedene Stammartikel mit ähnlichen Nutzungsmustern logisch gruppieren. Übergeordnete Artikelkategorien sollten allgemein genug sein, sodass es nicht mehr als 7-8 von ihnen gibt, während untergeordnete Artikelkategorien spezifisch genug sein sollten, um sehr ähnliche Stammartikel zu gruppieren, die fast Substitute sind, aber dennoch separate Stammartikel darstellen.

4) Datenverwaltung

Alle besten Absichten sind umsonst, wenn keine klaren Prozesse und Routinen zur Aufrechterhaltung der Integrität, Genauigkeit und Verfügbarkeit Ihrer Stammartikeldaten vorhanden sind; einige Vorschläge, die gut funktionieren:

• Verwenden Sie ein geeignetes digitales Tool oder eine Software (vorzugsweise eine spezialisierte Warenwirtschaftssoftware für Restaurants)
• Bestimmen Sie eine einzige verantwortliche Person für die Pflege der Artikelstammliste für die Restaurantgruppe
• Behalten Sie die Autorität für Artikeländerungen (Erstellung, Aktualisierung, Löschung) in den Händen sehr weniger Schlüsselpersonen
• Schaffen Sie Transparenz darüber, wer welche Artikeländerungen wann vorgenommen hat (d. h. Änderungsprotokolle) und schaffen Sie ein Verantwortlichkeitssystem rund um Artikeländerungen
• Richten Sie einen klaren und effizienten Prozess für die Beantragung von Artikeländerungen für Endbenutzer ein, die die Artikel in den Rezepten verwenden müssen, damit kein Engpass entsteht
• Investieren Sie in eine ordentliche, flexible Suchfunktion, um Ihre bestehende Artikelstammliste anhand von Schlüsselwörtern im Namen und in der Artikelkategorie zu durchsuchen, damit diese leicht abgerufen werden können; es wird empfohlen, die "Fuzzy-Suche"-Technologie mit hoher Toleranz zu verwenden, damit versehentliche Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen und unterschiedliche Wortreihenfolgen Sie dennoch den Artikel finden lassen. Fortgeschrittene Warenwirtschaftssoftware für Restaurants wird wahrscheinlich über leistungsstarke Suchfunktionen verfügen.
  • Beispiel: Wenn Sie einen vorhandenen Artikel "Apple Red" haben und nach "Red Apple" suchen, sollten Sie den Artikel finden
  • Beispiel 2: Wenn Sie einen vorhandenen Artikel "Celery" haben und danach suchen, aber ihn als "Selery" oder "Cellery" falsch schreiben, sollten Sie den Artikel trotzdem finden

3. Eine Warenwirtschaftssoftware für Restaurants nutzen

Eine solide Artikelstammliste sollte in Kombination mit einer guten Warenwirtschaftssoftware für Restaurants verwendet werden. Digitalisierung und Automatisierung helfen Ihnen, saubere Daten in Sekunden zu aggregieren und schnell an die Entscheidungsträger in Ihrer Organisation weiterzuleiten.

Beispiel: Sie möchten die Performance einer Flasche Heinz Ketchup visualisieren. Wenn Ihre Artikelstammliste nicht sauber wäre, bräuchten Sie eine Zwischenperson, um die Daten zu bereinigen, die Benennung einer einzelnen Flasche Heinz Ketchup je nach Filiale abzugleichen und die Ergebnisse eine Woche später zu liefern.

Durch die Pflege einer sauberen Stammartikelliste und deren Integration in eine moderne Warenwirtschaftssoftware für Restaurants könnten Ihre Daten mit einem Klick aggregiert werden, da Ihre Liste digitalisiert und Ihre Artikel standardisiert sind.

4. Fazit

Die Artikelstammliste ist der stille Orchestrator im Restaurantmanagement und steuert alles von der Zutatenauswahl bis zur Kostenanalyse. Zentralisierung vereint identische Artikel, während Unterscheidung sicherstellt, dass einzigartige Artikel ihre Identität behalten. Klare Benennung und Kategorisierung bringen Ordnung in das Chaos vielfältiger Zutaten.

Diese Liste ist jedoch nicht selbsttragend; sie erfordert Verwaltung. Ohne klare Prozesse und digitale Tools riskiert sie Fehler und Ineffizienzen. Eine robuste digitale Infrastruktur integriert komplexe Daten nahtlos und verwandelt sie von einer Last in einen Katalysator für optimierte Betriebsabläufe.

In der Welt des Restaurantmanagements, in der Präzision entscheidend ist, dient die Artikelstammliste als unsichtbarer Dirigent, der den Betrieb zu einer Symphonie aus Effizienz und Rentabilität harmonisiert.

5. Über Supy

Supy ist eine datengestützte Warenwirtschaftssoftware für Restaurants, die entwickelt wurde, um Restaurantketten bei der Kostenreduzierung zu unterstützen. Unsere Rezeptmanagementsoftware, Warenwirtschaftssoftware, Menüentwicklungssoftware und der Rest unserer Produktsuite sind darauf ausgelegt, den freien Datenfluss in Ihren Back-of-House-Betrieb zu ermöglichen. Dies ermöglicht es Entscheidungsträgern, jederzeit und von überall aus fundierte Entscheidungen zu treffen.