Comment le logiciel de gestion des stocks peut aider les restaurateurs à mieux performer

Augmenter le chiffre d'affaires et les revenus peut sembler être la recette du succès dans la restauration, mais avec une activité croissante vient le défi de gérer une exploitation plus complexe et de faire face à des coûts supplémentaires, notamment le food cost.

Sans oublier que l'instabilité actuelle des approvisionnements entraîne un manque de disponibilité des ingrédients et une fluctuation des prix des fournisseurs, ce qui place les restaurateurs face à de nombreux défis.

Pour maintenir votre restaurant sur la voie d'une rentabilité accrue et naviguer dans ces défis, il est essentiel d'exercer un contrôle strict du food cost et d'augmenter l'efficacité opérationnelle.

Cela signifie : suivre le food cost, minimiser le gaspillage, évaluer continuellement les prix du menu et disposer en permanence de données et d'analyses en temps réel sur votre stock. C'est précisément là qu'un logiciel de gestion des stocks avancé pour restaurants peut vous aider.

Cet article explore l'importance d'un logiciel de gestion des stocks, comment il peut contribuer directement au contrôle du food cost, ainsi que des insights actionnables et des conseils pour maximiser la rentabilité.

1. Qu'est-ce que la gestion des stocks ?
2. Comprendre le logiciel de gestion des stocks pour restaurants et l'importance des données intégrées
3. Optimiser le processus de gestion des stocks et les workflows
4. Réaliser des inventaires hebdomadaires
5. Écart de food cost : s'assurer que vos coûts ne dépassent pas votre planification initiale (Théorique vs Réel)
6. Sur-dosage des portions et précision des recettes
7. Suivre et analyser le gaspillage quotidien
8. Contrôles des approvisionnements
9. Menu Engineering
10. Insights actionnables et Business Intelligence
11. Conclusion
12. À propos de Supy

1. Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est le suivi systématique, l'organisation et le contrôle de tous les articles et fournitures dans le stock d'un restaurant. Si elle aide les restaurateurs à s'assurer que leur exploitation fonctionne comme prévu (c'est-à-dire que les coûts matière réels ne dépassent pas les coûts matière planifiés), elle aide aussi les chefs et les responsables des approvisionnements à déterminer les quantités à commander, en équilibrant la nécessité de répondre à la demande des clients et les contraintes d'espace de stockage.

Comparés aux bars, les restaurants font face au défi supplémentaire de gérer des denrées alimentaires périssables, nécessitant une rotation rapide pour éviter la détérioration. Lorsque les marchandises arrivent des fournisseurs, la gestion des stocks suit leur utilisation, les pertes et les invendus.

Si la gestion des stocks peut être réalisée manuellement à l'aide de tableurs et de comptages manuels, ce processus est fastidieux et sujet aux erreurs.

Un logiciel de gestion des stocks simplifie ce processus, offrant un suivi et un comptage plus précis des produits. Il propose également de meilleurs insights sur les données financières et de performance, permettant une prise de décision éclairée, et peut réapprovisionner automatiquement le stock lorsque les niveaux atteignent certains seuils.

2.  Comprendre le logiciel de gestion des stocks pour restaurants et l'importance des données intégrées

L'un des défis du secteur de la restauration est l'intégration des données entre les systèmes. L'un des avantages du logiciel de gestion des stocks est qu'il peut servir de pont entre les systèmes logiciels des restaurants, facilitant la communication et la transférabilité des données entre des systèmes déconnectés.

En s'intégrant aux systèmes POS, aux logiciels de comptabilité et aux plateformes d'approvisionnement, le logiciel de gestion des stocks permet l'agrégation et la consolidation des données provenant de l'ensemble des opérations du restaurant.

Grâce à des API ouvertes et à des insights en temps réel, le logiciel de gestion des stocks favorise la compatibilité, ce qui signifie que les données circulent librement entre les différents systèmes.

Cette intégration transparente simplifie les processus, améliore l'efficacité et permet aux managers et aux propriétaires de restaurants de prendre des décisions éclairées basées sur une image complète et précise de leurs opérations.

3. Optimiser le processus de gestion des stocks et les workflows

Le logiciel peut optimiser le processus de gestion des stocks en réduisant les inefficacités, en minimisant les erreurs et en faisant gagner du temps.

Efficacité : En mettant en œuvre des processus de gestion des stocks rationalisés, les tâches redondantes sont éliminées et les workflows deviennent plus efficaces. Cela signifie que les employés passent moins de temps sur des tâches manuelles telles que le comptage et le suivi des stocks, leur permettant de se concentrer sur d'autres aspects essentiels de leurs fonctions.

Précision : La rationalisation du processus de gestion des stocks implique souvent l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks ou de systèmes automatisés. Ces outils offrent un suivi et une analyse des données en temps réel, réduisant la probabilité d'erreurs associées à la saisie manuelle des données ou au comptage. En conséquence, les inventaires et les enregistrements sont plus précis, conduisant à une meilleure prise de décision et un meilleur contrôle des stocks.

Gains de temps : Avec des processus de gestion des stocks rationalisés, des tâches qui prenaient autrefois des heures ou même des jours peuvent désormais être réalisées en une fraction du temps. Les systèmes automatisés peuvent rapidement générer des bons de commande, des rapports et mettre à jour les niveaux de stock, faisant gagner aux employés un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à des activités plus productives.

Réduction des coûts : En optimisant les workflows grâce à la rationalisation des processus de gestion des stocks, les entreprises peuvent mieux contrôler les coûts associés aux stocks excédentaires, aux ruptures de stock et à la main-d'œuvre manuelle. Un suivi précis des stocks aide à prévenir le surstockage, qui peut immobiliser des capitaux et entraîner du gaspillage, tout en minimisant le risque de ruptures de stock pouvant entraîner des pertes de ventes et des clients insatisfaits.

Intégration comptable : Avec toutes les factures fournisseurs désormais automatiquement enregistrées dans votre logiciel de gestion des stocks, dites adieu à la saisie manuelle de centaines de factures par mois dans votre logiciel de comptabilité et à l'attente du mois suivant pour comprendre votre valeur d'achat réelle. Avec les logiciels de gestion des stocks de pointe, l'intégration de vos factures dans votre logiciel de comptabilité est devenue instantanée et transparente.

4. Réaliser des inventaires hebdomadaires

Les logiciels modernes de gestion des stocks pour restaurants permettent la mise en œuvre d'inventaires hebdomadaires grâce à des outils conviviaux et des processus rationalisés. Cela est important pour maintenir l'écart de food cost sous contrôle tout au long du mois.

 
• Facilité d'utilisation : Les logiciels modernes de gestion des stocks sont conçus avec des interfaces intuitives qui facilitent la réalisation des inventaires par le personnel. Grâce à des fonctionnalités conviviales et des instructions claires, les employés peuvent rapidement apprendre à effectuer des inventaires hebdomadaires sans formation approfondie, ni longues heures consacrées à cette tâche.

• Accessibilité mobile : Les systèmes de gestion des stocks les plus avancés proposent des applications mobiles, permettant au personnel d'effectuer des inventaires à l'aide de smartphones ou de tablettes. Cette flexibilité permet une gestion des stocks en déplacement, rendant les inventaires hebdomadaires pratiques et efficaces dans le temps.

5. Écart de food cost : s'assurer que vos coûts ne dépassent pas votre planification initiale (Théorique vs Réel)

Quelle que soit la qualité de la planification des recettes et de la conception du menu par les managers de restaurant, il est essentiel de s'assurer que le plan est suivi avec précision ; tout écart peut avoir un impact significatif sur le food cost.

Les logiciels de gestion des stocks pour restaurants vous donnent de précieux insights sur l'écart de food cost, qui est la différence entre le pourcentage de food cost réel d'un restaurant et son pourcentage théorique, et utilisé comme indicateur de l'efficacité du restaurant à contrôler les coûts matière. Plus il est bas, mieux c'est.

L'écart de food cost dans les restaurants peut résulter de plusieurs facteurs, notamment :

• Imprécisions des recettes
  • Les imprécisions des recettes peuvent entraîner des différences entre l'utilisation théorique et réelle des ingrédients, tandis que les substitutions d'ingrédients sans documentation adéquate peuvent entraîner des imprécisions dans les calculs des coûts.
• Substitutions d'ingrédients
  • Un dosage des portions incohérent et une réception inexacte des ingrédients contribuent également aux écarts entre les coûts matière théoriques et réels.
• Dosage des portions incohérent
  • Un dosage des portions incohérent entraîne un écart entre les coûts matière théoriques et réels.
• Réception inexacte des ingrédients
  • Recevoir une mauvaise quantité d'ingrédients des fournisseurs cause également des différences entre les coûts théoriques et réels.
• Prix fournisseurs obsolètes
  • Des prix fournisseurs obsolètes et l'omission d'articles offerts ou de repas du management dans les registres d'inventaire peuvent entraîner des écarts dans les calculs des coûts.
• Articles offerts
• Repas du management
• Erreur humaine
  • L'erreur humaine, surtout lorsque l'inventaire est géré manuellement, et les imprécisions dans les inventaires peuvent également causer des disparités entre les coûts matière théoriques et réels.
• Inventaires imprécis
• Vol

L'erreur humaine, surtout lorsque l'inventaire est géré manuellement, et les imprécisions dans les inventaires peuvent causer des disparités entre les coûts matière théoriques et réels. De plus, le vol représente un défi significatif, car il peut entraîner des pertes de stock non comptabilisées et des écarts dans les calculs des coûts. La mise en œuvre d'un système avancé de gestion des stocks est cruciale pour minimiser les erreurs, améliorer la gestion des écarts et assurer des performances financières optimales.

6. Sur-dosage des portions et précision des recettes

Dans la restauration, maintenir un contrôle strict sur les tailles des portions et respecter les recettes est crucial pour gérer le food cost et assurer la satisfaction des clients grâce à une qualité constante. Le sur-dosage des portions, c'est-à-dire servir plus que ce que la recette standard prévoit, impacte directement la rentabilité d'un restaurant en augmentant les coûts matière et en entraînant potentiellement des expériences client incohérentes. De même, les imprécisions dans le respect des recettes peuvent entraîner des variations de goût, d'apparence et de coût, compromettant la réputation de l'établissement et la fidélité des clients.

Le sur-dosage des portions n'affecte pas seulement l'efficacité des coûts d'un restaurant, mais aussi sa cohérence opérationnelle. Lorsque les portions varient, il devient difficile de prévoir avec précision les besoins en stocks, entraînant soit un gaspillage excessif, soit des stocks insuffisants. La précision des recettes est tout aussi importante ; elle garantit que chaque plat servi répond aux standards attendus en termes de goût, de présentation et de taille des portions, contribuant à une expérience client fiable et de haute qualité.

La mise en œuvre du meilleur logiciel de gestion des stocks pour restaurants joue un rôle important dans la résolution de ces défis. Ces systèmes peuvent fournir des analyses détaillées sur les tailles des portions et le respect des recettes, offrant des insights sur les endroits où les écarts surviennent et leur impact sur les coûts. En surveillant ces indicateurs, les managers de restaurant peuvent identifier des tendances, former le personnel plus efficacement et apporter des ajustements aux recettes ou aux tailles des portions si nécessaire.

De plus, le logiciel de gestion des stocks pour restaurants peut aider à standardiser les recettes de manière uniforme, en s'assurant que la quantité de chaque ingrédient est calculée avec précision et cohérente d'un plat à l'autre. Cette standardisation aide à minimiser le gaspillage alimentaire et à optimiser les niveaux de stocks, car des prévisions plus précises deviennent réalisables.

Pour lutter contre le sur-dosage des portions et garantir la précision des recettes, certains des meilleurs logiciels de gestion des stocks pour restaurants incluent des fonctionnalités comme des livres de recettes numériques accessibles par le personnel de cuisine en temps réel, garantissant qu'ils ont toujours la version la plus récente. Ces systèmes peuvent également s'intégrer aux systèmes POS pour suivre la popularité des plats et ajuster les commandes de stock en fonction des données de ventes réelles.

En se concentrant sur le sur-dosage des portions et la précision des recettes, les restaurants peuvent améliorer significativement leurs mesures de contrôle des coûts et maintenir la haute qualité de leurs offres. L'utilisation de la technologie à travers un logiciel de gestion des stocks améliore ces efforts, permettant un contrôle plus précis du food cost, réduisant le gaspillage et s'assurant que les clients bénéficient à chaque fois d'une expérience gastronomique cohérente et de haute qualité.

7. Suivre et analyser le gaspillage quotidien

Les accidents de cuisine sont inévitables, tout comme les ingrédients périmés, qui peuvent tous deux entraîner du gaspillage alimentaire. Cependant, il est crucial de suivre, documenter et réconcilier ces incidents pour assurer des chiffres d'écart précis et des calculs de coûts exacts, prévenant ainsi les pertes financières.

Comme mentionné précédemment, le logiciel de gestion des stocks pour restaurants aide à gérer de manière complète les déperditions de stock. Pour maintenir la précision des niveaux de stock et des chiffres de coût des marchandises vendues (food cost), il est essentiel de comptabiliser toutes les occurrences de gaspillage alimentaire. Cela peut être facilité en maintenant des enregistrements détaillés des événements de gaspillage alimentaire via l'application mobile du logiciel de gestion des stocks pour restaurant, permettant le calcul des pertes pour les périodes d'inventaire suivantes.

En enregistrant le gaspillage alimentaire quotidien, les propriétaires peuvent éviter le sur-gaspillage en recevant des alertes et des notifications lorsque les montants de gaspillage atteignent un certain seuil. Une raison courante de gaspillage élevé est les marchandises périmées, ce qui est très probablement dû à des commandes excessives, en d'autres termes, un processus d'approvisionnement inefficace.

8. Contrôles des approvisionnements

Créer un processus d'approvisionnement efficace pour les restaurants implique de prendre en compte divers facteurs pour assurer une gestion des stocks précise et dans les délais. Premièrement, l'établissement de niveaux de stock minimum appropriés pour chaque ingrédient est essentiel. Ces niveaux représentent la quantité idéale de stock à avoir en main pour répondre à la demande anticipée sans excès ni pénurie. Ces niveaux sont déterminés sur la base de facteurs tels que les modèles de consommation historiques, les variations saisonnières et les prévisions de ventes.

De plus, comprendre le délai de livraison par fournisseur est crucial pour un approvisionnement efficace. Le délai de livraison fait référence à la durée entre la passation d'une commande auprès d'un fournisseur et la réception des marchandises. Disposer de cette information permet aux restaurateurs de planifier leurs commandes en conséquence, en s'assurant que les ingrédients arrivent au bon moment pour éviter les ruptures de stock ou le surstockage.

La prévision de la demande est un autre aspect critique de l'approvisionnement en restauration. En analysant les données de ventes historiques, les tendances saisonnières et les événements à venir, les restaurateurs peuvent prévoir la demande future pour différents éléments du menu. Cela aide à ajuster les quantités commandées pour répondre aux niveaux de demande anticipés et prévenir les stocks excédentaires ou les ruptures de stock.

De plus, maintenir une connaissance du stock actuel en main est essentiel pour une gestion efficace des stocks. Le logiciel de gestion des stocks pour restaurants offre une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, permettant aux managers de suivre précisément les niveaux et de prendre des décisions éclairées sur le moment de réapprovisionner les ingrédients.

Prendre en compte les stocks de sécurité est également important pour amortir les fluctuations inattendues de la demande ou les perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Le stock de sécurité représente le stock supplémentaire conservé à titre préventif pour atténuer le risque de ruptures de stock lors de circonstances imprévues.

Le logiciel de gestion des stocks pour restaurants avec un module d'approvisionnement dédié rationalise ces processus en capturant et en consolidant les informations pertinentes. Il analyse les données sur les niveaux de stock minimum, les délais de livraison, les prévisions de demande, les niveaux de stock actuels et les exigences en matière de stocks de sécurité pour recommander des niveaux de commande optimaux pour chaque ingrédient.

Par ailleurs, en tant que propriétaire ou manager de restaurant, aussi confiance que l'on peut avoir en son équipe et au logiciel, il est nécessaire d'avoir un workflow d'approbation en place pour éviter toute erreur humaine avant que les commandes ne partent chez les fournisseurs. Cette couche de supervision supplémentaire aide à s'assurer que les commandes sont précises, appropriées et alignées avec les objectifs de gestion des stocks du restaurant.

En résumé, les contrôles des approvisionnements en restauration et la mise en œuvre de workflows d'approbation peuvent rationaliser le processus d'approvisionnement, minimiser les erreurs et optimiser les pratiques de gestion des stocks pour une meilleure efficacité et rentabilité.

Si vous préférez ne pas calculer vos niveaux de stock minimum à la main, le calculateur de niveau de stock minimum gratuit s'en charge pour chaque article de votre liste à partir de votre consommation, de vos jours de livraison et des délais de vos fournisseurs.

9. Décisions basées sur des données actionnables

L'utilisation du menu engineering aide les propriétaires à déterminer la tarification optimale des éléments du menu, ainsi qu'à ajuster stratégiquement les prix pour prendre en compte les dépenses supplémentaires liées à l'augmentation des prix des ingrédients ou des frais de service de livraison. Également connu sous le nom de gestion des menus, ce processus stratégique intègre des insights basés sur les données pour concevoir un menu rentable. L'analyse commence par identifier les articles les plus rentables et les plus populaires, ainsi que les moins rentables et les moins populaires, en les classant en quatre groupes : Stars, Plowhorses, Puzzles et Dogs. Sur la base de ces catégories, les restaurateurs peuvent alors décider des actions appropriées pour maximiser les ventes d'articles rentables et augmenter la visibilité des moins populaires, ou réduire le coût des articles non rentables.

Il est important de reconnaître que le menu engineering est un processus continu qui nécessite de combiner vos chiffres de coûts et de revenus, ce qui requiert un logiciel de gestion des stocks avancé. Grâce à une surveillance et un ajustement continus du menu, les restaurateurs peuvent exploiter pleinement son potentiel de succès dans le paysage culinaire concurrentiel.

Lecture recommandée

Les 21 indicateurs clés de performance à connaître pour les restaurants & comment les améliorer

10. Insights actionnables et Business Intelligence

En plus de contrôler le food cost, l'objectif principal de l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks est de tirer des insights actionnables sur votre activité grâce à un Tableau de bord convivial, des alertes et des notifications. Un outil de Business Intelligence robuste permet aux opérateurs de construire des Tableaux de bord dynamiques et visuellement instructifs qui offrent contexte et orientation, facilitent la comparaison de plusieurs variables pour découvrir des corrélations cachées et identifier des aberrations nuisant aux profits qui pourraient être masquées par des tendances plus larges. Cette capacité influence directement la rentabilité.

Cependant, se contenter de collecter des données est insuffisant. Le véritable avantage réside dans l'interprétation des données et leur application efficace à vos opérations. La Business Intelligence joue un rôle essentiel dans l'évaluation des données de restaurant et la conduite de décisions commerciales critiques, telles que la gestion des stocks, l'organisation des plannings, la création de programmes de fidélité et l'amélioration des performances des établissements. Ces domaines d'action contribuent à augmenter les profits et à assurer le bon fonctionnement de votre activité.

Une solution de Business Intelligence complète qui consolide et simplifie le flux de données en visuels conviviaux et en temps réel permet aux dirigeants à tous les niveaux de combler le fossé entre les événements et les décisions génératrices de profit, résultant en une efficacité opérationnelle et une rentabilité améliorées.

11. Conclusion

Quelle que soit l'approche choisie, les leaders qui réussissent dans le secteur de la restauration commencent invariablement à partir d'un point de départ commun : une compréhension complète de leurs opérations commerciales. Cette compréhension fondamentale est cruciale car elle forme le socle de la prise de décision éclairée et de la planification stratégique.

L'importance de mesurer les performances dans ce contexte ne peut être surestimée, car elle distingue les leaders du secteur du reste de la concurrence. Sans données opérationnelles, la direction du restaurant reste dans l'obscurité concernant les spécificités de la performance de leur activité, manquant du contrôle essentiel. Les données opérationnelles servent de phare, éclairant les points forts et les domaines propices à l'amélioration.

Armée de données opérationnelles, la direction peut orienter ses efforts dans la bonne direction, s'attaquant avec confiance aux défis au fur et à mesure qu'ils se présentent. L'écart entre les entrepreneurs qui surveillent rigoureusement les indicateurs et les KPI de restaurant et ceux qui se fient uniquement à l'intuition ne fera que se creuser avec le temps.

12. À propos de Supy

Vos dépenses en cuisine, sous contrôle.

Supy est la plateforme de gestion des stocks tout-en-un basée sur les données, conçue pour aider les restaurants à regarder en interne, réduire les coûts et maximiser les profits. Notre suite de modules interconnectés, qui comprend les Approvisionnements, les Factures & Règlements, la Gestion des stocks, les Menus & Recettes, la Cuisine centrale, et les Rapports & Business Intelligence, permet une prise de décision basée sur les données dans toutes les opérations d'un établissement de restauration.