Wie Restaurant-Warenwirtschaftssoftware Inhabern zu besserer Performance verhilft

Die Steigerung von Umsatz und Erlösen klingt nach einem Erfolgsrezept in der Gastronomie. Doch mit zunehmendem Umsatz steigt auch die Herausforderung, einen komplexeren Betrieb zu führen und mit zusätzlichen Kosten umzugehen, insbesondere den Lebensmittelkosten.

Hinzu kommt, dass die aktuelle Instabilität in der Beschaffung zu mangelnder Verfügbarkeit von Zutaten und schwankenden Lieferantenpreisen führt, was Restaurantinhaber vor erhebliche Herausforderungen stellt.

Um Ihr Restaurant auf dem Weg zu mehr Rentabilität zu halten und diese Herausforderungen zu meistern, ist eine konsequente Kontrolle der Lebensmittelkosten und eine höhere betriebliche Effizienz unerlässlich.

Das bedeutet: Lebensmittelkosten verfolgen, Verschwendung minimieren, Menüpreise kontinuierlich bewerten und jederzeit Zugang zu Echtzeit-Daten und Controlling für Ihren Bestand haben. Genau dabei kann der Einsatz einer fortschrittlichen Warenwirtschaftssoftware für Restaurants helfen.

Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung von Warenwirtschaftssoftware, wie sie direkt zur Kontrolle der Lebensmittelkosten in Restaurants beitragen kann, sowie umsetzbare Erkenntnisse und Tipps zur Maximierung der Rentabilität.

1. Was ist Warenwirtschaft?
2. Warenwirtschaftssoftware für Restaurants und die Bedeutung integrierter Daten verstehen
3. Warenwirtschaftsprozesse optimieren und Arbeitsabläufe verbessern
4. Wöchentliche Inventuren durchführen
5. Lebensmittelkostenabweichung: Sicherstellen, dass Ihre Kosten die ursprüngliche Planung nicht überschreiten (Theoretisch vs. Tatsächlich)
6. Übermäßige Portionierung und Rezeptgenauigkeit
7. Tägliche Lebensmittelabfälle erfassen und analysieren
8. Beschaffungskontrollen
9. Menü-Engineering
10. Umsetzbare Erkenntnisse und Controlling
11. Fazit
12. Über Supy

1. Was ist Warenwirtschaft?

Warenwirtschaft ist die systematische Erfassung, Organisation und Kontrolle aller Artikel und Vorräte im Bestand eines Restaurants. Sie hilft Restaurantinhabern dabei sicherzustellen, dass der Betrieb wie geplant läuft (d. h. tatsächliche Lebensmittelkosten überschreiten die geplanten nicht) und unterstützt Küchenchefs und Beschaffungsmanager dabei, die benötigten Bestellmengen zu ermitteln und dabei Kundennachfrage und Lagerkapazität in Einklang zu bringen.

Im Vergleich zu Bars stehen Restaurants vor der zusätzlichen Herausforderung, verderbliche Lebensmittel zu verwalten, die einen schnellen Umschlag erfordern, um Verderb zu vermeiden. Wenn Waren von Lieferanten eingehen, verfolgt die Warenwirtschaft deren Nutzung, Verluste und Restbestände.

Warenwirtschaft kann zwar manuell mit Tabellenkalkulationen und manueller Zählung erfolgen, dieser Prozess ist jedoch umständlich und fehleranfällig.

Warenwirtschaftssoftware optimiert diesen Prozess und ermöglicht eine genauere Erfassung und Zählung von Produkten. Darüber hinaus bietet sie bessere Einblicke in Finanz- und Leistungsdaten, ermöglicht fundierte Entscheidungsfindung und kann Bestände automatisch nachbestellen, wenn die Lagerbestände bestimmte Schwellenwerte erreichen.

2.  Warenwirtschaftssoftware für Restaurants und die Bedeutung integrierter Daten verstehen

Eine der Herausforderungen in der F&B-Gastronomiebranche ist die Integration von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Einer der Vorteile von Warenwirtschaftssoftware besteht darin, dass sie als Brücke zwischen den Softwaresystemen in Restaurants fungieren kann und die Kommunikation und den Datentransfer zwischen getrennten Systemen ermöglicht.

Durch die Integration mit POS-Systemen, Buchhaltungssoftware und Beschaffungsplattformen ermöglicht Warenwirtschaftssoftware die Aggregation und Konsolidierung von Daten aus dem gesamten Restaurantbetrieb.

Durch offene APIs und Echtzeiteinblicke fördert Warenwirtschaftssoftware die Kompatibilität, sodass Daten zwischen verschiedenen Systemen frei fließen können.

Diese nahtlose Integration optimiert Prozesse, steigert die Effizienz und befähigt Restaurantmanager und -inhaber, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage eines vollständigen und genauen Bildes ihrer Betriebsabläufe zu treffen.

3. Warenwirtschaftsprozesse optimieren und Arbeitsabläufe verbessern

Software kann den Warenwirtschaftsprozess optimieren, indem sie Ineffizienzen reduziert, Fehler minimiert und Zeit spart.

Effizienz: Durch die Implementierung optimierter Warenwirtschaftsprozesse werden redundante Aufgaben eliminiert und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet. Das bedeutet, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit manuellen Aufgaben wie Zählen und Verfolgen von Beständen verbringen und sich auf andere wesentliche Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können.

Genauigkeit: Die Optimierung des Warenwirtschaftsprozesses beinhaltet häufig den Einsatz von Warenwirtschaftssoftware oder automatisierten Systemen. Diese Tools bieten Echtzeitverfolgung und Datenanalyse, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei manueller Dateneingabe oder -zählung reduziert wird. Dadurch sind Bestandszählungen und -aufzeichnungen genauer, was zu besserer Entscheidungsfindung und Bestandskontrolle führt.

Zeitersparnis: Mit optimierten Warenwirtschaftsprozessen können Aufgaben, die früher Stunden oder sogar Tage dauerten, nun in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden. Automatisierte Systeme können schnell Bestellungen und Berichte generieren sowie Bestandsniveaus aktualisieren und damit Mitarbeitern wertvolle Zeit sparen, die für produktivere Aktivitäten genutzt werden kann.

Kostensenkung: Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen die Kosten im Zusammenhang mit überschüssigem Bestand, Lieferengpässen und manueller Arbeit besser kontrollieren. Genaue Bestandsverfolgung hilft, Überbevorratung zu verhindern, die Kapital bindet und zu Verschwendung führen kann, und minimiert gleichzeitig das Risiko von Lieferengpässen, die zu entgangenen Verkäufen und unzufriedenen Kunden führen können.

Buchhaltungsintegration: Da alle Lieferantenrechnungen nun automatisch in Ihrer Warenwirtschaftssoftware erfasst werden, entfällt die manuelle Eingabe von Hunderten von Rechnungen pro Monat in Ihre Buchhaltungssoftware. Mit moderner Warenwirtschaftssoftware erfolgt die Integration Ihrer Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware sofort und nahtlos.

4. Wöchentliche Inventuren durchführen

Moderne Warenwirtschaftssoftware für Restaurants ermöglicht die Durchführung wöchentlicher Inventuren durch benutzerfreundliche Tools und optimierte Prozesse. Dies ist wichtig, um die Lebensmittelkostenabweichung während des Monats unter Kontrolle zu halten.

 
• Benutzerfreundlichkeit: Moderne Warenwirtschaftssoftware ist mit intuitiven Oberflächen konzipiert, die es dem Personal erleichtern, Bestandszählungen durchzuführen. Mit benutzerfreundlichen Funktionen und klaren Anweisungen können Mitarbeiter schnell lernen, wöchentliche Inventuren ohne umfangreiche Schulungen oder lange Stunden durchzuführen.

• Mobile Zugänglichkeit: Fortschrittlichere Warenwirtschaftssysteme bieten mobile Apps, die es dem Personal ermöglichen, Zählungen mit Smartphones oder Tablets durchzuführen. Diese Flexibilität ermöglicht eine ortsunabhängige Warenwirtschaft und macht wöchentliche Inventuren komfortabel und zeiteffizient.

5. Lebensmittelkostenabweichung: Sicherstellen, dass Ihre Kosten die ursprüngliche Planung nicht überschreiten (Theoretisch vs. Tatsächlich)

Egal wie gut Restaurantmanager ihre Rezepte planen und ihr Menü gestalten, es ist unerlässlich sicherzustellen, dass der Plan genau eingehalten wird; jede Abweichung kann erhebliche Auswirkungen auf die Lebensmittelkosten haben.

Warenwirtschaftssoftware für Restaurants liefert fundierte Einblicke in die Lebensmittelkostenabweichung, also die Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem theoretischen Lebensmittelkostenprozentsatz eines Restaurants, und dient als Indikator für die Effizienz bei der Kostenkontrolle. Je niedriger, desto besser.

Lebensmittelkostenabweichungen in Restaurants können aus verschiedenen Faktoren resultieren, darunter:

• Rezeptungenauigkeiten
  • Rezeptungenauigkeiten können zu Unterschieden zwischen theoretischem und tatsächlichem Zutatenverbrauch führen, während Zutatensubstitutionen ohne ordnungsgemäße Dokumentation zu Ungenauigkeiten bei Kostenberechnungen führen können.
• Zutatensubstitutionen
  • Inkonsistente Portionierung und ungenaue Zutatenannahme tragen ebenfalls zu Abweichungen zwischen theoretischen und tatsächlichen Lebensmittelkosten bei.
• Inkonsistente Portionierung
  • Inkonsistente Portionierung führt zu einer Abweichung zwischen theoretischen und tatsächlichen Lebensmittelkosten.
• Ungenaue Zutatenannahme
  • Die Annahme einer falschen Zutatenmenge von Lieferanten verursacht ebenfalls Unterschiede zwischen theoretischen und tatsächlichen Kosten.
• Veraltete Lieferantenpreise
  • Veraltete Lieferantenpreise und die Auslassung von Gratisartikeln oder Managementmahlzeiten aus Bestandsunterlagen können zu Diskrepanzen bei Kostenberechnungen führen.
• Gratisartikel
• Managementmahlzeiten
• Menschliche Fehler
  • Menschliche Fehler, insbesondere bei manuell verwalteten Beständen, und Ungenauigkeiten bei Bestandszählungen können ebenfalls Diskrepanzen zwischen theoretischen und tatsächlichen Lebensmittelkosten verursachen.
• Ungenaue Bestandszählungen
• Diebstahl

Menschliche Fehler, insbesondere bei manuell verwalteten Beständen, und Ungenauigkeiten bei Bestandszählungen können Diskrepanzen zwischen theoretischen und tatsächlichen Lebensmittelkosten verursachen. Zusätzlich stellt Diebstahl eine erhebliche Herausforderung dar, da er zu nicht erfassten Bestandsverlusten und Diskrepanzen bei Kostenberechnungen führen kann. Die Implementierung eines fortschrittlichen Warenwirtschaftssystems ist entscheidend für die Minimierung von Fehlern, die Verbesserung des Abweichungsmanagements und die Sicherstellung optimaler finanzieller Leistung.

6. Übermäßige Portionierung und Rezeptgenauigkeit

Im Restaurantbetrieb ist eine strikte Kontrolle der Portionsgrößen und die Einhaltung von Rezepten entscheidend für die Steuerung der Lebensmittelkosten und die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch gleichbleibende Qualität. Übermäßige Portionierung, d. h. das Servieren größerer Mengen als im Standardrezept vorgesehen, beeinträchtigt die Rentabilität eines Restaurants direkt durch höhere Lebensmittelkosten und potenziell inkonsistente Gästeerlebnisse. Ebenso können Ungenauigkeiten bei der Rezepteinhaltung zu Abweichungen bei Geschmack, Erscheinungsbild und Kosten führen und damit den Ruf des Unternehmens und die Kundentreue gefährden.

Übermäßige Portionierung beeinträchtigt nicht nur die Kosteneffizienz eines Restaurants, sondern auch seine betriebliche Konsistenz. Wenn Portionen variieren, wird es schwierig, den Bestandsbedarf genau vorherzusagen, was zu übermäßigem Abfall oder unzureichenden Vorräten führt. Rezeptgenauigkeit ist ebenso wichtig; sie stellt sicher, dass jedes servierte Gericht den erwarteten Standards hinsichtlich Geschmack, Präsentation und Portionsgröße entspricht und zu einem zuverlässigen, hochwertigen Gästeerlebnis beiträgt.

Der Einsatz der besten Warenwirtschaftssoftware für Restaurants spielt eine wichtige Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Diese Systeme können detaillierte Analysen zu Portionsgrößen und Rezepteinhaltung liefern und Einblicke bieten, wo Abweichungen auftreten und welche Auswirkungen sie auf die Kosten haben. Durch die Überwachung dieser Kennzahlen können Restaurantmanager Trends erkennen, Personal effektiver schulen und bei Bedarf Anpassungen an Rezepten oder Portionsgrößen vornehmen.

Darüber hinaus kann Warenwirtschaftssoftware für Restaurants dabei helfen, Rezepte einheitlich zu standardisieren und sicherzustellen, dass die Menge jeder Zutat präzise berechnet und konsistent ist. Diese Standardisierung trägt dazu bei, Lebensmittelverschwendung zu minimieren und Bestandsniveaus zu optimieren.

Um übermäßiger Portionierung entgegenzuwirken und Rezeptgenauigkeit zu gewährleisten, umfasst eine der besten Warenwirtschaftssoftware für Restaurants Funktionen wie digitale Rezeptbücher, auf die das Küchenpersonal in Echtzeit zugreifen kann und die stets die aktuellste Version anzeigen. Diese Systeme können auch mit POS-Systemen integriert werden, um die Beliebtheit von Gerichten zu verfolgen und Bestellmengen basierend auf tatsächlichen Verkaufsdaten anzupassen.

Durch den Fokus auf übermäßige Portionierung und Rezeptgenauigkeit können Restaurants ihre Kostenkontrollmaßnahmen erheblich verbessern und die hohe Qualität ihrer Angebote aufrechterhalten. Der Einsatz von Warenwirtschaftssoftware ermöglicht eine präzisere Kontrolle der Lebensmittelkosten, reduziert Abfälle und stellt sicher, dass Kunden jedes Mal ein konsistentes, hochwertiges Speiseerlebnis erhalten.

7. Tägliche Lebensmittelabfälle erfassen und analysieren

Unfälle beim Kochen sind unvermeidlich, ebenso wie abgelaufene Zutaten, die beide zu Lebensmittelabfällen führen können. Es ist jedoch entscheidend, diese Vorfälle zu verfolgen, zu dokumentieren und abzustimmen, um genaue Abweichungszahlen und Kostenberechnungen sicherzustellen und finanzielle Verluste zu verhindern.

Wie bereits erwähnt, hilft Warenwirtschaftssoftware für Restaurants umfassend bei der Verwaltung des Bestandsschwunds. Um die Genauigkeit der Bestandsniveaus und der Kosten der verkauften Waren aufrechtzuerhalten, ist es unerlässlich, alle Fälle von Lebensmittelabfällen zu berücksichtigen. Dies kann durch die Führung detaillierter Aufzeichnungen von Lebensmittelabfallereignissen über die mobile Anwendung der Restaurant-Warenwirtschaftssoftware erleichtert werden.

Durch die tägliche Erfassung von Lebensmittelabfällen können Inhaber übermäßige Verschwendung vermeiden, indem sie Warnungen und Benachrichtigungen erhalten, wenn die Abfallmengen einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Ein häufiger Grund für hohe Abfallmengen ist abgelaufene Ware, was höchstwahrscheinlich auf Überbestellung und damit einen ineffizienten Beschaffungsprozess zurückzuführen ist.

8. Beschaffungskontrollen

Die Einrichtung eines effizienten Beschaffungsprozesses für Restaurants umfasst die Berücksichtigung verschiedener Faktoren, um eine zeitgerechte und genaue Warenwirtschaft sicherzustellen. Zunächst ist die Festlegung geeigneter Mindestbestandsniveaus für jede Zutat unerlässlich. Diese Niveaus stellen die ideale Bestandsmenge dar, die vorrätig gehalten werden sollte, um die erwartete Nachfrage ohne Über- oder Unterbevorratung zu erfüllen, und werden basierend auf historischen Verbrauchsmustern, saisonalen Schwankungen und Verkaufsprognosen ermittelt.

Darüber hinaus ist das Verständnis der Lieferzeiten pro Lieferant entscheidend für eine effektive Beschaffung. Lieferzeit bezeichnet den Zeitraum zwischen der Aufgabe einer Bestellung bei einem Lieferanten und dem Erhalt der Waren. Diese Information ermöglicht es Restaurantinhabern, ihre Bestellungen entsprechend zu planen und sicherzustellen, dass Zutaten rechtzeitig eintreffen.

Die Bedarfsprognose ist ein weiterer kritischer Aspekt der Restaurantbeschaffung. Durch die Analyse historischer Verkaufsdaten, saisonaler Trends und bevorstehender Veranstaltungen können Restaurantinhaber den zukünftigen Bedarf für verschiedene Menüpunkte vorhersagen.

Darüber hinaus ist die Kenntnis der aktuellen Lagerbestände für eine effiziente Warenwirtschaft unerlässlich. Warenwirtschaftssoftware für Restaurants bietet Echtzeitsichtbarkeit der Bestandsniveaus und ermöglicht es Managern, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wann Zutaten nachbestellt werden sollen.

Die Berücksichtigung von Sicherheitsbeständen ist ebenfalls wichtig, um unerwartete Bedarfsschwankungen oder Störungen in der Lieferkette abzufangen. Sicherheitsbestand bezeichnet den zusätzlichen Bestand, der als Vorsichtsmaßnahme vorrätig gehalten wird, um das Risiko von Lieferengpässen bei unvorhergesehenen Umständen zu mindern.

Warenwirtschaftssoftware für Restaurants mit einem speziellen Beschaffungsmodul optimiert diese Prozesse, indem sie relevante Informationen erfasst und konsolidiert. Sie analysiert Daten zu Mindestbestandsniveaus, Lieferzeiten, Bedarfsprognosen, aktuellen Lagerbeständen und Sicherheitsbestandsanforderungen, um optimale Bestellmengen für jede Zutat zu empfehlen.

Als Inhaber oder Restaurantmanager ist es notwendig, einen Genehmigungsablauf einzurichten, um menschliche Fehler zu vermeiden, bevor Bestellungen an Lieferanten gehen. Diese zusätzliche Kontrollschicht hilft sicherzustellen, dass Bestellungen genau und auf die Warenwirtschaftsziele des Restaurants abgestimmt sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Beschaffungskontrollen und die Implementierung von Genehmigungsablaufs den Beschaffungsprozess optimieren, Fehler minimieren und Warenwirtschaftspraktiken für verbesserte Effizienz und Rentabilität optimieren können.

Wenn Sie die Mindestbestandsniveaus nicht manuell berechnen möchten, erledigt das der kostenlose Mindestbestandsniveau-Rechner für jeden Artikel in Ihrer Liste anhand Ihres Verbrauchs, Ihrer Liefertage und der Lieferzeiten Ihrer Lieferanten.

9. Aufschlussreiche datengestützte Entscheidungen

Der Einsatz von Menü-Engineering hilft Inhabern dabei, optimale Preise für Menüpunkte festzulegen und Preise strategisch anzupassen, um zusätzliche Kosten durch gestiegene Zutatenpreise oder Lieferdienste zu berücksichtigen. Auch als Menümanagement bezeichnet, integriert dieser strategische Prozess datengestützte Erkenntnisse, um ein profitables Menü zu gestalten. Die Analyse beginnt mit der Identifizierung der profitabelsten und beliebtesten Artikel sowie der am wenigsten profitablen und am wenigsten beliebten, und kategorisiert sie in vier Gruppen: Stars, Plowhorses, Puzzles und Dogs. Basierend auf diesen Kategorien können Restaurantinhaber geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Verkauf profitabler Artikel zu maximieren, die Sichtbarkeit weniger beliebter zu erhöhen oder die Kosten unrentabler Artikel zu senken.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Menü-Engineering ein fortlaufender Prozess ist, der die Kombination Ihrer Kosten- und Erlöszahlen erfordert, was eine fortschrittliche Warenwirtschaftssoftware voraussetzt. Durch kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Menüs können Restaurantinhaber sein volles Potenzial für den Erfolg in der wettbewerbsintensiven Gastronomiebranche ausschöpfen.

Empfohlene Lektüre

Die 21 wichtigsten Restaurant-Kennzahlen & wie man sie verbessert

10. Umsetzbare Erkenntnisse und Controlling

Neben der Kontrolle der Lebensmittelkosten besteht das primäre Ziel des Einsatzes von Warenwirtschaftssoftware darin, umsetzbare Erkenntnisse über Ihr Unternehmen durch benutzerfreundliche Dashboards, Warnungen und Benachrichtigungen zu gewinnen. Ein robustes Controlling-Tool befähigt Betreiber, dynamische, visuell anschauliche Dashboards zu erstellen, die Kontext und Orientierung bieten, den Vergleich mehrerer Variablen erleichtern, versteckte Korrelationen aufdecken und gewinnmindernde Ausreißer identifizieren. Diese Fähigkeit beeinflusst die Rentabilität direkt.

Allerdings reicht das bloße Sammeln von Daten nicht aus. Der wahre Vorteil liegt in der Interpretation der Daten und deren effektiver Anwendung im Betrieb. Controlling spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewertung von Restaurantdaten und der Förderung kritischer Geschäftsentscheidungen, wie Warenwirtschaft, Dienstplanorganisation, Erstellung von Treueprogrammen und Verbesserung der Filialleistung. Diese Schwerpunktbereiche tragen zur Gewinnsteigerung und zum reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens bei.

Eine umfassende Controlling-Lösung, die den Datenzufluss in Echtzeit in benutzerfreundliche visuelle Darstellungen konsolidiert und vereinfacht, ermöglicht es Führungskräften auf allen Ebenen, die Lücke zwischen Ereignissen und gewinnbringenden Entscheidungen zu schließen, was zu verbesserter betrieblicher Effizienz und Rentabilität führt.

11. Fazit

Unabhängig vom gewählten Ansatz beginnen erfolgreiche Führungspersönlichkeiten in der Gastronomiebranche stets an einem gemeinsamen Ausgangspunkt: einem umfassenden Verständnis ihrer Betriebsabläufe. Dieses grundlegende Verständnis bildet die Basis für fundierte Entscheidungsfindung und strategische Planung.

Die Bedeutung der Leistungsmessung in diesem Zusammenhang kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, da sie Branchenführer von der übrigen Konkurrenz unterscheidet. Ohne Betriebsdaten tappt das Restaurantmanagement im Dunkeln bezüglich der spezifischen Leistung seines Unternehmens. Betriebsdaten beleuchten Stärken und Verbesserungspotenziale.

Mit Betriebsdaten ausgestattet, kann das Management seine Bemühungen in die richtige Richtung lenken und Herausforderungen selbstbewusst angehen. Die Kluft zwischen Unternehmern, die Kennzahlen und Restaurant-KPIs sorgfältig überwachen, und jenen, die ausschließlich auf Intuition vertrauen, wird mit der Zeit nur größer werden.

12. Über Supy

Ihre Ausgaben im Back-of-House, unter Kontrolle.

Supy ist die datengestützte, vollintegrierte Warenwirtschaftsplattform, die Restaurants dabei hilft, nach innen zu schauen, Kosten zu senken und Gewinne zu maximieren. Unser Paket miteinander verbundener Module, das Beschaffung, Rechnungen & Abrechnungen, Warenwirtschaft, Menü & Rezepte, Zentralküche sowie Berichte & Controlling umfasst, ermöglicht datengestützte Entscheidungsfindung in allen Bereichen des Gastronomiebetriebs.