"Si les équipes Opérations veulent vraiment comprendre ce qui arrive des fournisseurs et ce qui est consommé – plutôt que de naviguer à vue – utiliser Supy est une victoire facile."

Comment Amelia Hall a donné à chaque membre de l'équipe la responsabilité de l'inventaire

Amelia Hall est l'un des établissements incontournables de Belfast – un bar qui propose une restauration de qualité, avec une exploitation à fort volume qui accueille des milliers de clients chaque week-end. Membre du Ringland Group qui exploite 6 sites, l'équipe gère des stocks importants en bar, en Cuisine et en consommables, avec un stock bar avoisinant £25 000 à tout moment.

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Le défi

Comptages manuels, données peu fiables

Avant Supy, l'inventaire d'Amelia Hall reposait sur des planches à pince et les souvenirs du personnel. Les équipes parcouraient les réserves avec stylo et papier, estimant le nombre de millilitres restant dans les bouteilles ouvertes, puis tentaient de tout rapprocher manuellement. C'était lent, peu fiable et entièrement dépendant de la personne qui comptait ce jour-là.

L'inventaire était une tâche réservée à une seule personne

Le problème le plus profond était structurel. L'inventaire n'incombait qu'aux managers. Si un barman constatait qu'il manquait des fruits, il ne pouvait pas agir. Il devait attendre qu'un manager passe, vérifie le stock, rédige la commande et l'envoie. Chaque réapprovisionnement, chaque comptage, chaque facture transitait par une seule personne. Cela créait des goulets d'étranglement, des délais, et une équipe sans aucune responsabilité sur l'un des aspects les plus importants de l'exploitation.

« C'était juste du stylo et du papier. Courir avec une planche à pince. Ce n'est tout simplement pas fiable. »

- Harry Maunsell, Responsable des opérations bar, Amelia Hall

L'ancien système ne tenait pas à l'échelle

L'équipe a fini par adopter un système d'inventaire qui répondait aux besoins de base – facturation automatisée, modèles de comptage de stock, gestion de recettes. Mais il n'était pas conçu pour les opérations multi-sites. Chaque article devait être dupliqué sur tous les sites. Un changement de prix fournisseur impliquait de mettre à jour deux enregistrements au lieu d'un. Au fur et à mesure que le Ringland Group grandissait, les inefficacités grandissaient avec lui.

Harry savait que l'équipe était capable de plus. Ce qu'il fallait, c'était un système suffisamment simple pour que tout le monde puisse l'utiliser, conçu dès le départ pour le multi-site, avec un niveau de contrôle suffisant pour que la direction ne perde jamais la visibilité.

Comment Amelia Hall utilise Supy

Des modèles de comptage de stock pour des inventaires guidés et sans erreur. ‍

L'équipe de Harry utilise les modèles de comptage de stock de Supy pour cartographier chaque réserve du coin supérieur gauche au coin inférieur droit, afin que chaque comptage suive le même parcours physique dans la pièce. Le personnel est guidé de façon systématique à travers chaque article. Personne ne saute une étagère, personne n'oublie le fond de la pièce. Un barman débutant peut désormais réaliser un comptage de stock complet et précis sans supervision – et cela prend une fraction du temps qu'il fallait auparavant.

« Vous commencez dans le coin supérieur gauche et vous allez jusqu'au coin inférieur droit. Vous ne raterez rien. Vous êtes toujours guidé. C'est vraiment bien. »

- Harry Maunsell, Responsable des opérations bar, Amelia Hall

Des Workflows d'approbation qui délèguent les commandes au terrain.

‍C'est le changement dont Harry est le plus fier. Plutôt que de faire transiter chaque commande par un manager, Amelia Hall utilise les politiques d'achats et les Workflows d'approbation de Supy pour permettre à n'importe quel membre de l'équipe d'agir. Un barman termine un comptage de stock de fruits, voit ce qui est nécessaire et passe directement la commande de réapprovisionnement auprès du fournisseur en utilisant les niveaux PAR. La commande parvient à Harry pour approbation avant d'être envoyée. L'équipe agit en temps réel. Harry conserve le contrôle total des dépenses. Plus personne n'attend.

« Cela vous permet de donner les moyens d'agir à votre équipe – plutôt que de dire "attends que je passe, vous pouvez faire ça pour moi ?" C'est déjà fait. »

- Harry Maunsell, Responsable des opérations bar, Amelia Hall

Réception des factures par AI pour satisfaire la direction financière.

‍Chaque facture d'Amelia Hall transite par la numérisation AI de Supy. L'équipe comptable du siège du Ringland Group reçoit automatiquement toutes les données de facturation – aucune saisie manuelle, aucune chasse aux justificatifs. Harry décrit l'équipe comptable comme « très satisfaite » car la gestion des factures ne nécessite désormais pratiquement aucune intervention côté établissement.

Costing des recettes en temps réel pour détecter les problèmes avant qu'ils n'affectent le menu.

‍L'équipe de Cuisine élabore les recettes dans Supy et voit l'impact sur les coûts en temps réel. Si un fromage est trop coûteux pour qu'un plat atteigne sa marge, ils le savent immédiatement et le remplacent – plutôt que de découvrir le problème des semaines plus tard dans un compte de résultat.

Les résultats

Les écarts ont chuté de 80 %.

‍Grâce aux revues d'écarts hebdomadaires et aux outils de reporting de Supy qui font remonter les anomalies, Amelia Hall a considérablement réduit ses écarts. Un exemple : l'équipe a constaté que l'Aperol Spritz créait des écarts parce que verser 75 ml à la main un samedi soir chargé est intrinsèquement imprécis. La solution était simple : acheter un verre doseur de 75 ml – et l'écart a disparu. Ce sont ces types d'Insights qui n'émergent que lorsque les données sont suffisamment fiables pour être dignes de confiance.

Toute l'équipe est désormais responsable de l'inventaire.

‍Les barmans et le personnel junior réalisent les comptages de stock et passent les commandes fournisseurs de façon autonome. Le Workflow d'approbation permet à Harry de garder le contrôle sans devenir un goulet d'étranglement. Ce changement est culturel autant qu'opérationnel – l'inventaire n'est plus une tâche réservée aux managers.

L'équipe comptable ne gère plus les factures à la main.

‍Toutes les factures étant traitées par la numérisation AI de Supy, le siège du Ringland Group n'a plus à courir après les justificatifs ni à saisir des données manuellement. Harry décrit l'équipe comptable comme « très satisfaite » – la gestion des factures est désormais pratiquement sans intervention côté établissement.

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