"إذا أراد فريق العمليات فهم ما يأتي من المُوردين وما يُستهلك بدلاً من التخمين، فإن استخدام Supy مكسب سهل."

كيف مكّنت Amelia Hall كل عضو في الفريق من امتلاك المخزون

Amelia Hall هي أحد أبرز وجهات الضيافة في Belfast - بار يقدم طعاماً ممتازاً، ويستقبل آلاف الضيوف خلال عطلة نهاية الأسبوع بعملية عالية الحجم. بوصفها جزءاً من Ringland Group التي تُشغّل 6 مواقع، يدير الفريق مخزوناً ضخماً عبر البار والمطبخ ومستلزمات الفعاليات، إذ يبلغ مخزون البار وحده ما يزيد على £25,000 في أي وقت.

‍

التحدي

جرد يدوي وبيانات غير موثوقة

قبل Supy، كان مخزون Amelia Hall يعيش على الحافظات ورؤوس الموظفين. كان الموظفون يتجولون في مستودعات التخزين بالقلم والورقة، يقدّرون ملايين الكميات المتبقية في الزجاجات المفتوحة، ثم يحاولون التسوية يدوياً. كانت العملية بطيئة وغير موثوقة، وتعتمد كلياً على من تصادف أن يكون يجري جرد المخزون في ذلك اليوم.

جرد المخزون كان عمل شخص واحد

المشكلة الأكبر كانت هيكلية. كان جرد المخزون مهمة مديرين فقط. لو أن ساقياً لاحظ نفاد الفواكه، لم يكن بمقدوره التصرف. كان عليه انتظار مجيء المدير، وفحص المخزون، وكتابة الطلب وإرساله. كل إعادة طلب، وكل جرد، وكل فاتورة كانت تمر عبر شخص واحد. خلق ذلك عوائق وتأخيرات وفريقاً لا يملك رؤية على أحد أهم أجزاء العملية.

"كان مجرد قلم وورقة. نجري حولها بحافظة. هذا ليس موثوقاً."

- Harry Maunsell، رئيس عمليات البار، Amelia Hall

النظام القديم انهار على نطاق واسع

انتقل الفريق في نهاية المطاف إلى نظام مخزون، ساعد في الأساسيات - فوترة آلية وقوالب جرد المخزون وبعض إدارة الوصفات. لكنه لم يكن مبنياً للعمليات متعددة المواقع. كان على كل صنف أن يُضاعَف عبر المواقع. تغيير سعر مورّد يعني تحديث سجلَين بدل واحد. مع نمو Ringland Group، ازدادت معه الكفاءة الضائعة.

كان Harry يعلم أن الفريق قادر على أكثر من ذلك. ما احتاجوه كان نظاماً بسيطاً بما يكفي ليستخدمه أي شخص، مبنياً لتعدد المواقع من الصفر، ومُضبوطاً بحيث لا تفقد الإدارة رؤيتها أبداً.

كيف تستخدم Amelia Hall نظام Supy

قوالب جرد المخزون لجرد موجَّه وخالٍ من الأخطاء. ‍

يستخدم فريق Harry قوالب جرد المخزون في Supy لرسم خريطة لكل مستودع من الزاوية العلوية اليسرى إلى الزاوية السفلية اليمنى، حتى يتبع كل جرد المسار المادي ذاته عبر الغرفة. يُوجَّه الموظفون خلال كل صنف بشكل منهجي. لا أحد يتخطى رفاً، ولا أحد ينسى الزاوية الخلفية. يستطيع ساقٍ مبتدئ الآن إجراء جرد مخزون كامل ودقيق دون إشراف - ويستغرق جزءاً من الوقت الذي كان يستغرقه سابقاً.

"تبدأ من الزاوية العلوية اليسرى وتذهب إلى الزاوية السفلية اليمنى. لن تفوتك أي شيء. دائماً موجَّه. هذا جيد جداً."

- Harry Maunsell، رئيس عمليات البار، Amelia Hall

سير عمل الموافقات يدفع عملية الطلب نحو الطابق التشغيلي.

‍هذا هو التغيير الذي يفخر به Harry أكثر من غيره. بدلاً من تمرير كل طلب عبر المدير، يستخدم Amelia Hall سياسات الشراء وسير عمل الموافقات في Supy للسماح لأي عضو في الفريق بالتصرف. ينتهي ساقٍ من جرد مخزون الفواكه، ويرى ما هو مطلوب، ويُسجّل طلب التجديد مباشرةً مع المُوردون باستخدام المستوى الاسمي. يتدفق الطلب إلى Harry للموافقة قبل إرساله. يتصرف الفريق في الوقت الفعلي. يحتفظ Harry بالسيطرة الكاملة على الإنفاق. لا أحد ينتظر.

"يتيح لك تمكين الفريق من التصرف الفعلي وفعل الأشياء، بدلاً من القول 'انتظر حتى أحضر، هل تستطيع أن تفعل هذا لي من فضلك؟' الأمر منجز."

- Harry Maunsell، رئيس عمليات البار، Amelia Hall

استلام الفواتير بالذكاء الاصطناعي يُريح مكتب الرئيسي.

‍كل فاتورة في Amelia Hall تمر عبر مسح Supy المدعوم بالذكاء الاصطناعي. يتلقى فريق المحاسبة في المكتب الرئيسي لـ Ringland Group بيانات الفواتير تلقائياً - لا إدخال يدوي، لا ملاحقة للأوراق. يصف Harry فريق المحاسبة بأنه "سعيد جداً" لأن معالجة الفواتير أصبحت شبه لا لمسية من جانب المكان.

تكلفة الوصفات المباشرة تكتشف المشكلات قبل أن تصل إلى القائمة.

‍يبني فريق المطبخ الوصفات في Supy ويرى أثر التكلفة في الوقت الفعلي. حين يكون الجبن باهظاً لتحقيق هامش طبق، يعرفون ذلك فوراً ويستبدلونه - بدلاً من اكتشاف المشكلة بعد أسابيع في كشف الأرباح والخسائر.

النتائج

انخفض التباين بنسبة 80%.

‍من خلال مراجعات التباين الأسبوعية وأدوات التقارير في Supy التي تُبرز الحالات الشاذة، خفّضت Amelia Hall التباين بشكل ملحوظ. مثال على ذلك: اكتشف الفريق أن Aperol Spritz كان يُسبب التباين لأن صب 75 مل بحرية خلال نوبة مزدحمة يوم السبت أمر غير دقيق بطبيعته. الحل كان بسيطاً: شراء مقياس بـ 75 مل - واختفى التباين. هذه هي أنواع الرؤى التي لا تظهر إلا حين تكون البيانات موثوقة بما يكفي للثقة بها.

الفريق بأكمله يملك المخزون الآن.

‍يُجري السقاة والموظفون المبتدئون جرد المخزون ويُسجّلون طلبات المُوردون باستقلالية. سير عمل الموافقات يُبقي Harry في مركز التحكم دون أن يصبح عائقاً. التحول ثقافي بقدر ما هو تشغيلي - لم تعد إدارة المخزون مهمة للمديرين فحسب.

فريق المحاسبة أصبح بعيداً تماماً عن الفواتير.

‍مع معالجة كل فاتورة عبر مسح Supy بالذكاء الاصطناعي، لم يعد المكتب الرئيسي لـ Ringland Group يلاحق الأوراق أو يُدخل البيانات يدوياً. يصف Harry فريق المحاسبة بأنه "سعيد جداً" - معالجة الفواتير أصبحت الآن لا لمسية تقريباً من جانب المكان.

‍

‍