Comment mettre en place le suivi des pertes en restauration sur plusieurs sites

Voici un guide étape par étape pour mettre en place le suivi des pertes dans un groupe de restauration, afin que le chiffre obtenu en fin de compte soit un chiffre sur lequel vous pouvez réellement agir. Il s'agit moins d'acheter un logiciel que de réaliser correctement quatre étapes, dans l'ordre : saisir chaque entrée dans un même endroit, diviser les pertes selon les types qui appellent des correctifs différents, définir les unités afin que les chiffres soient fiables, puis consolider chaque site sur une même échelle. Suivez-les dans cet ordre et la vue de groupe que vous souhaitez se construit en grande partie d'elle-même. Voici comment procéder.

Étape 1 : Centralisez la saisie des pertes dans un système partagé

Commencez par faire en sorte que chaque saisie de perte atterrisse au même endroit. Le suivi des pertes est simplement la façon dont un groupe de restauration enregistre ce qui est jeté, entrée par entrée, afin que les totaux soient suffisamment cohérents pour être comparés entre les sites — et rien de tout cela ne fonctionne tant que chaque site conserve son propre registre.

Configurez le système pour que le personnel enregistre les pertes par article, quantité, motif et type en quelques secondes depuis un téléphone ou un ordinateur, et que chaque saisie atterrisse dans la même structure. Connectez également la caisse : lorsqu'une vente est annulée ou supprimée, l'enregistrement de la perte peut être créé automatiquement, de sorte que les pertes évidentes ne dépendent plus de la mémoire en fin de service chargé.

Le schéma à éliminer est celui dont la plupart des groupes partent : un chef de quart note les pertes et les fournées ratées dans un cahier, quelqu'un ressaisit tout dans un tableur en fin de semaine si le temps le permet, et chaque point de vente conserve sa propre feuille dans son propre format. Corrigez d'abord ce problème de fond et vous aurez enfin quelque chose à additionner au niveau du groupe.

Étape 2 : Distinguez les pertes de production des pertes d'ingrédients

Ensuite, enregistrez les pertes de production et les pertes d'ingrédients séparément dès le premier jour plutôt que de les regrouper en un seul chiffre. Les pertes de production sont des fournées ratées : une pâte qui n'a pas levé, une sauce qui a tourné, une préparation qui a dû être jetée. Les pertes d'ingrédients sont des pertes de fraîcheur, des expirations et des parures : les articles qui se sont abîmés avant utilisation, ou les épluchures et rognures restantes après la préparation. Le premier type pointe vers une recette ou un processus ; le second pointe vers la commande, la rotation et le portionnement.

Taguez donc chaque entrée avec un type et un motif. Enregistrées séparément, chaque chiffre vous indique où chercher ; enregistrées ensemble, une hausse du total ne vous dit que quelque chose ne va pas. Comme les pertes sont enregistrées par rapport à la recette, le coût suit automatiquement, de sorte que vous finissez par regarder de l'argent, pas seulement des kilogrammes.

Sur une semaine type dans un seul point de vente, cela pourrait donner $420 de pertes de production, $180 de pertes d'ingrédients et $95 de parures de préparation. Trois chiffres, trois responsables, trois correctifs différents. Les parures de préparation définies une fois dans une recette et jamais révisées constituent leur propre fuite lente, c'est pourquoi les pourcentages de pertes de préparation obsolètes gonflent silencieusement l'écart avec le temps.

Étape 3 : Définissez correctement vos unités de mesure pour que les chiffres tiennent

Avant que quiconque fasse confiance à un rapport de pertes, verrouillez les unités de mesure. C'est l'étape qui détermine si l'ensemble du rapport est crédible, car une seule unité erronée est le moyen le plus rapide de produire un chiffre qui ne peut pas être réel : configurez un article en grammes au lieu de kilogrammes et chaque saisie pour cet article est multipliée par mille, de sorte qu'une semaine de pertes sur le fromage qui devrait afficher $62 revient à $62,000.

Intégrez trois vérifications rapides dans la configuration pour qu'un mauvais chiffre n'atteigne jamais une décision. Premièrement, vérifiez le total des pertes par rapport aux achats réels du site cette semaine : les pertes ne peuvent pas représenter un multiple important des achats. Deuxièmement, confirmez l'unité sur vos articles de plus grande valeur, là où une unité erronée coûte le plus. Troisièmement, surveillez toute entrée qui éclipse l'ensemble de sa catégorie. Un chiffre qui semble impossible l'est généralement, et le correctif est une correction de configuration, pas une note de politique interne.

Étape 4 : Consolidez chaque site sur une mesure comparable

Enfin, consolidez les sites sur un chiffre comparable. C'est la raison principale pour laquelle le reste est mis en place, et à cette étape, le travail précédent porte ses fruits : lorsque chaque saisie de perte est rattachée à un point de vente sur une date précise, les mêmes enregistrements se consolident en une vue d'ensemble sans que personne n'ait besoin de ressaisir quoi que ce soit. Exprimez les pertes en pourcentage des achats, de sorte qu'un petit site et un grand site soient sur la même échelle et que la comparaison soit équitable.

Le site atypique vous indique alors où concentrer votre attention l'heure suivante. Supposons que la moyenne du groupe soit de 4.4 %, et que les sites aillent de la cuisine centrale à 2.4 % jusqu'à un point de vente aéroportuaire à 6.8 %. Vous n'avez pas besoin d'une réunion pour savoir quel site appeler. Associer cette vue aux données de dépletion que vos recettes et prises d'inventaire produisent déjà transforme les pertes d'une surprise mensuelle en un signal hebdomadaire, et cela s'inscrit dans votre gestion des stocks de restaurant.

Vous n'avez pas besoin d'une politique à l'échelle du groupe pour commencer. Sélectionnez les dix ingrédients de plus grande valeur, confirmez l'unité de mesure pour chacun, et convenez des deux ou trois motifs de pertes que tout le monde utilisera afin que les données restent cohérentes. Ensuite, enregistrez pendant une semaine et ouvrez la vue de groupe. Le site qui se démarque est celui qui mérite l'attention la semaine suivante, et une fois la configuration correcte, ce signal arrive de lui-même chaque semaine.