Schwundverfolgung in der Gastronomie: Einrichtung für mehrere Standorte

Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Schwundverfolgung in einer Gastronomiegruppe, damit die Kennzahl, die Sie am Ende erhalten, eine ist, auf die Sie tatsächlich reagieren können. Es geht weniger darum, Software zu kaufen, als vielmehr darum, vier Schritte in der richtigen Reihenfolge richtig auszuführen: alle Einträge an einem Ort erfassen, den Schwund nach Typen aufteilen, die unterschiedliche Maßnahmen erfordern, die Einheiten so festlegen, dass die Zahlen verlässlich sind, und dann jeden Standort auf einer einzigen Skala zusammenführen. Gehen Sie sie in dieser Reihenfolge durch und die Gruppenübersicht, die Sie anstreben, entsteht größtenteils von selbst. So geht es.

Schritt 1: Schwunderfassung vom Papier in ein gemeinsames System verlagern

Sorgen Sie zunächst dafür, dass jeder Schwundeintrag an denselben Ort gelangt. Die Schwundverfolgung ist einfach die Art und Weise, wie eine Gastronomiegruppe erfasst, was weggeworfen wird – Eintrag für Eintrag –, damit die Summen konsistent genug sind, um standortübergreifend verglichen zu werden. Das funktioniert nicht, solange jeder Standort seinen eigenen Datensatz führt.

Richten Sie das System so ein, dass das Personal Schwund nach Artikel, Menge, Grund und Typ in Sekunden per Telefon oder Computer erfasst und jeder Eintrag in derselben Struktur landet. Verbinden Sie auch die Kasse: Wenn ein Verkauf storniert oder aufgehoben wird, kann der Schwundeintrag automatisch erstellt werden, sodass die offensichtlichen Verluste am Ende einer arbeitsreichen Schicht nicht mehr aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden müssen.

Das zu eliminierende Muster ist dasjenige, von dem die meisten Gruppen ausgehen: Ein Schichtleiter notiert Verderb und fehlgeschlagene Chargen in ein Buch, jemand tippt es am Ende der Woche, wenn Zeit bleibt, in eine Tabelle, und jeder Standort führt sein eigenes Blatt in einem eigenen Format. Lösen Sie zuerst dieses grundlegende Problem, und es gibt schließlich etwas, das auf Gruppenebene addiert werden kann.

Schritt 2: Produktionsschwund von Zutaten-Schwund trennen

Erfassen Sie als Nächstes Produktionsschwund und Zutaten-Schwund vom ersten Tag an getrennt, anstatt sie in einer einzigen Kennzahl zusammenzufassen. Produktionsschwund ist eine fehlgeschlagene Charge: Teig, der nicht aufgegangen ist, eine Soße, die geronnen ist, eine Vorbereitung, die entsorgt werden musste. Zutaten-Schwund ist Verderb, Ablauf und Schnittabfall: Artikel, die vor der Verwendung schlecht wurden, oder Schalen und Abschnitte, die nach der Vorbereitung übrig blieben. Ersteres verweist auf ein Rezept oder einen Prozess; letzteres verweist auf Bestellung, Rotation und Portionierung.

Versehen Sie also jeden Eintrag mit einem Typ und einem Grund. Getrennt erfasst zeigt jede Kennzahl, wo Sie suchen müssen; zusammen erfasst teilt ein steigender Gesamtwert Ihnen nur mit, dass etwas nicht stimmt. Da Schwund gegen das Rezept gebucht wird, folgen die Kosten automatisch, sodass Sie am Ende auf Geld schauen, nicht nur auf Kilogramm.

In einer Musterwoche an einem einzelnen Standort könnte das wie folgt aussehen: $420 Produktionsschwund, $180 Zutaten-Schwund und $95 Vorbereitungsabfall. Drei Kennzahlen, drei Verantwortliche, drei verschiedene Maßnahmen. Vorbereitungsabfall, der einmal in einem Rezept festgelegt und nie überarbeitet wird, ist ein eigenes langsames Leck – deshalb blähen veraltete Vorbereitungsverlust-Prozentsätze die Abweichung im Laufe der Zeit still auf.

Schritt 3: Maßeinheiten richtig einstellen, damit die Zahlen standhalten

Bevor jemand einem Schwundbericht vertraut, sperren Sie die Maßeinheiten. Das ist der Schritt, der darüber entscheidet, ob der gesamte Bericht glaubwürdig ist, denn eine einzige falsche Einheit ist der schnellste Weg, eine Kennzahl zu erzeugen, die nicht realistisch sein kann: Legen Sie einen Artikel auf Gramm anstatt auf Kilogramm fest, und jeder Eintrag für diesen Artikel wird mit tausend multipliziert – eine Woche Käse-Schwund, die $62 anzeigen sollte, kommt als $62,000 zurück.

Bauen Sie drei schnelle Prüfungen in die Einrichtung ein, damit eine fehlerhafte Kennzahl nie eine Entscheidung erreicht. Erstens: Prüfen Sie den Schwundgesamtwert gegen das, was der Standort in dieser Woche tatsächlich eingekauft hat – Schwund kann kein großes Vielfaches der Einkäufe sein. Zweitens: Bestätigen Sie die Einheit bei Ihren hochwertigsten Artikeln, wo eine falsche Einheit am teuersten ist. Drittens: Achten Sie auf jeden einzelnen Eintrag, der seine gesamte Kategorie überragt. Eine Kennzahl, die unmöglich erscheint, ist es meist auch – und die Lösung ist eine Konfigurationskorrektur, kein Grundsatzmemo.

Schritt 4: Alle Standorte auf eine vergleichbare Kennzahl konsolidieren

Konsolidieren Sie schließlich alle Standorte auf eine vergleichbare Kennzahl. Das ist der eigentliche Grund für die gesamte Einrichtung, und in diesem Schritt zahlt sich die frühere Arbeit aus: Wenn jeder Schwundeintrag einem Standort an einem bestimmten Datum zugeordnet ist, konsolidieren sich dieselben Datensätze zu einem Gruppenüberblick, ohne dass jemand etwas neu eintippen muss. Drücken Sie Schwund als Prozentsatz der Einkäufe aus, sodass ein kleiner und ein großer Standort auf derselben Skala liegen und der Vergleich fair ist.

Der Ausreißer zeigt Ihnen dann, wo Sie die nächste Stunde verbringen sollen. Angenommen, der Gruppendurchschnitt beträgt 4.4 Prozent und die Standorte reichen von der Zentralküche bei 2.4 Prozent bis zu einem Flughafen-Standort bei 6.8 Prozent. Sie brauchen keine Besprechung, um zu wissen, welchen Standort Sie anrufen sollen. Die Verbindung dieser Ansicht mit dem Verbrauch, den Ihre Rezepte und Inventuren bereits liefern, verwandelt Schwund von einer monatlichen Überraschung in ein wöchentliches Signal – und das ergänzt die Warenwirtschaft Ihres Restaurants.

Sie brauchen keine gruppenweite Strategie, um anzufangen. Wählen Sie die zehn wertvollsten Zutaten aus, bestätigen Sie die Maßeinheit für jede, und einigen Sie sich auf die zwei oder drei Schwundgründe, die alle verwenden werden, damit die Daten konsistent bleiben. Erfassen Sie dann eine Woche lang und öffnen Sie die Gruppenansicht. Der auffällige Standort ist derjenige, dem die Aufmerksamkeit der nächsten Woche gilt – und sobald die Einrichtung stimmt, erscheint dieses Signal jede Woche von selbst.