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Arriéré de Factures Fournisseur en restaurant : importer des mois dans un nouveau système
Ce que changer de système de gestion des Stocks fait à l'historique de vos Factures
Un nouveau système de gestion des Stocks démarre vide. Chaque article, Fournisseur et coût doit provenir de vos Factures passées, si bien que des mois de documents Fournisseur attendent d'être saisis. Ressaisir cet arriéré à la main est ce qui bloque la plupart des migrations. La solution plus rapide consiste à laisser le scan lire l'arriéré et l'enregistrer en lot.
Le retard est réel. Un exploitant changeant de système a décrit la saisie de trois mois de Factures comme une tâche colossale. Cela a pris près de dix jours ouvrables, le tout avant que le nouveau système puisse calculer le coût d'un seul plat.
C'est un projet de migration, pas votre routine quotidienne. L'objectif est précis : faire entrer rapidement de vrais Fournisseurs, articles et coûts dans le nouveau système, pour qu'il puisse calculer un menu et détecter un Écart dès la première semaine plutôt qu'au deuxième mois. Tout le reste de la configuration peut attendre. L'arriéré est ce qui retarde le lancement ; c'est donc ce qui mérite d'être traité en premier.
Sortir l'arriéré du papier et le placer dans la boîte de réception
La plupart des arriérés ne sont pas des fichiers de données bien ordonnés. Ce sont des PDF, des relevés envoyés par e-mail et des photos de Factures papier. Supy attribue à chaque restaurant sa propre boîte de réception de Factures. Vous envoyez les documents par e-mail ou les photographiez avec un téléphone. Le système lit ensuite chacun en lignes structurées : Fournisseur, numéro de Facture, dates, articles, prix et taxe.
Vous lisez ces PDF et photos envoyés par e-mail directement dans Supy, sans fichier à télécharger et à trier manuellement. Inscrivez l'adresse e-mail d'un Fournisseur sur la liste blanche et chaque future Facture de cet expéditeur est appariée automatiquement. La même action remonte sur toutes les Factures de ce Fournisseur que le système a sautées et les retraite en une étape. Un document qui ne correspondait pas la première fois est repris, non perdu.
Les Factures manuscrites fonctionnent de la même façon. Si une grande partie de votre arriéré est écrite à la main, notre guide sur les Factures Fournisseur manuscrites décrit ce à quoi vous attendre.
Laisser le scan remplir les champs, puis vérifier son travail
Le scan est rapide, pas infaillible. Sur un arriéré désordonné, vous verrez parfois un mauvais taux de taxe ou un nom de Produit manquant. Traitez donc la boîte de réception comme une file de révision, pas comme un pilote automatique. Vous pouvez corriger le Fournisseur, le numéro de document et le Point de vente sur chaque Facture avant son enregistrement, ce qui empêche une ligne erronée d'introduire un mauvais coût.
La révision reste rapide parce que le système vous indique ce qui nécessite une intervention humaine. Lorsqu'un prix ou une quantité scannée ne correspond pas au Bon de commande (BC) sous-jacent, Supy signale le conflit au lieu de l'enregistrer silencieusement. Vous corrigez le champ, pas l'ensemble de la Facture. Seules les lignes signalées nécessitent un second regard.
L'intégralité du flux de réception, du scan à la Facture enregistrée, se trouve dans l'outil Factures et avoirs de Supy.
| Champ de la Facture | Ce qu'il faut confirmer avant l'enregistrement |
|---|---|
| Fournisseur | Associé au bon compte, pas un nom quasi-dupliqué. |
| Numéro et date de Facture | Bonne période, pour qu'elle se retrouve dans le bon mois. |
| Lignes d'article | Chaque Produit est lu, aucun fusionné ou supprimé. |
| Prix unitaires | Lu dans la colonne de prix, pas dans le total de ligne. |
| Taxe ou TVA | Le taux correspond à la Facture, pas à une valeur par défaut. |
Enregistrer le mois en lot, puis laisser la synchronisation se faire
Une fois un lot révisé, vous n'enregistrez pas les Factures une par une. Vous sélectionnez le mois et l'enregistrez en une seule action, ce qui crée les enregistrements de marchandises reçues et clôture les avoirs liés. Le renvoi d'un document pendant un rattrapage est courant, donc la détection des doublons retient tout ce qu'elle a déjà vu plutôt que de l'enregistrer deux fois.
L'enregistrement en lot s'exécute une fois par lot, pas une fois par Facture. Chaque document devient un enregistrement de marchandises reçues, et un bon de commande peut contenir plusieurs réceptions. Un mois de livraisons échelonnées se clôture sans note séparée pour chaque livraison.
Le gardien des doublons s'efface aussi quand vous en avez besoin. Si un document est véritablement nouveau mais déclenche la vérification, une dérogation ciblée libère uniquement cet élément retenu. Le gardien continue d'empêcher le double enregistrement sans bloquer une vraie Facture.
De là, l'historique se déverse dans votre Comptabilité. Supy transfère les Factures d'achat et les données de réception dans QuickBooks, Xero, Zoho Books, Wafeq et plus de 75 autres plateformes, afin que la Comptabilité n'ait pas à ressaisir le même arriéré.
Pour la version quotidienne une fois opérationnel, consultez notre guide sur le logiciel de scan de Factures pour restaurant.
Par où commencer avec votre propre arriéré
Avant de charger quoi que ce soit, rassemblez l'arriéré au même endroit sous forme de PDF ou de photos nettes, mois le plus ancien en premier. Configurez la boîte de réception des Factures et inscrivez sur la liste blanche la poignée de Fournisseurs à qui vous achetez le plus, afin que leurs Factures correspondent dès le départ.
Exécutez ensuite un mois de bout en bout : scan, révision, enregistrement en lot. Vérifiez les coûts produits avant de lancer le reste. De là, vous avancez mois par mois, le plus ancien en premier, et le nouveau système se remplit de l'historique de coûts réels au fil de votre progression. Réussir un mois vous dit que l'ensemble de l'arriéré tiendra la route.
