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Formulaire de stocks restaurant : organisez par rayon pour compter plus vite
Le formulaire de stocks pour restaurants en ordre de rayon
Organisez votre formulaire de stocks pour restaurants en ordre de rayon plutôt que par fournisseur, et votre équipe le complète en un seul passage dans la réserve. Un formulaire classé par fournisseur oblige les équipiers à faire des allers-retours, ce qui est plus lent et génère des erreurs de comptage. Cet article vous propose le formulaire en ordre de rayon, les colonnes nécessaires et les modalités d'utilisation sur plusieurs points de vente.
Un formulaire pour la chambre froide se parcourt de haut en bas, ce qui permet de prendre l'inventaire en avançant directement le long des rayonnages.
| Article | Unité | Quantité |
|---|---|---|
| Lait | gallon | 6 |
| Beurre | livre | 16 |
| Œufs | carton | 4 |
| Fromage râpé | livre | 11 |
| Blanc de poulet | livre | 22 |
Les quantités indiquées ici sont des exemples. Un nouvel employé peut utiliser le formulaire sans savoir où sont stockés les produits, car il les liste dans l'ordre où on les rencontre sur le rayon.
Pourquoi un formulaire classé par fournisseur ralentit chaque prise d'inventaire
Un formulaire regroupé par fournisseur se lit bien sur l'écran de commande et mal en salle de stockage. Vous achetez la farine chez un fournisseur et l'huile chez un autre, mais sur les rayons, ils se trouvent côte à côte. Faire l'inventaire par fournisseur, c'est traverser la pièce dans un sens pour une ligne, puis dans l'autre sens pour la suivante.
Les allers-retours constituent la partie lente d'une prise d'inventaire, pas le comptage lui-même. Organisez le formulaire par rayon et votre équipe cessera de traverser la pièce.
- Un seul passage. L'équipe effectue un seul passage.
- De haut en bas. Du haut vers le bas.
- Notez immédiatement. Notez au fur et à mesure.
Un formulaire construit à partir des factures récentes présente un deuxième angle mort. Tout ce que vous n'avez pas commandé depuis quelques mois, comme les alcools à faible rotation en haut des rayons du bar, n'apparaît jamais dans une liste générée à partir des factures, si bien que l'inventaire est incomplet avant même de commencer. Un formulaire en ordre de rayon liste ce qui est sur le rayon, qu'il ait été commandé ce mois-ci ou non.
Les colonnes dont tout formulaire de stocks a besoin
Un formulaire utilisable comprend quatre colonnes, pas davantage.
| Colonne | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Article | Le nom de l'article, en ordre de rayon | Fromage râpé |
| Unité | L'unité de comptage | livre, carton ou gallon |
| Quantité | Le chiffre que l'équipe inscrit sur le terrain | ce que vous avez compté |
| Zone de stockage | Une zone par formulaire, indiquée en tête | Chambre froide |
Ne dépassez pas ces quatre colonnes. Des colonnes supplémentaires donnent à votre équipe plus de tâches à accomplir sur le terrain et plus d'occasions d'inscrire un chiffre dans la mauvaise ligne. La colonne d'unité est plus importante qu'il n'y paraît.
- Unité peu claire. Sans elle, un inventaire de « 4 » pourrait signifier quatre cartons ou quatre boîtes.
- Valeur erronée. Dans un cas comme dans l'autre, la valeur de vos stocks est incorrecte.
Mettre fin à la double saisie du papier au tableur
Compter sur papier puis saisir les chiffres dans un tableur, c'est faire deux prises d'inventaire, pas une.
Un groupe de restauration et de casual dining a consacré environ 4 heures par bar et par cuisine à chaque cycle uniquement à la resaisie, avant même que quiconque ne consulte les écarts. Tout chiffre saisi deux fois peut changer entre le terrain et le fichier : une prise d'inventaire correcte sur papier peut ainsi devenir un chiffre erroné dans le système.
Un formulaire sur tablette supprime la deuxième étape. Votre équipe saisit les données en une seule fois, plusieurs personnes comptent différentes zones simultanément et leurs prises d'inventaire sont fusionnées, et l'écart par rapport au système apparaît immédiatement. Les modèles de prise d'inventaire Supy fonctionnent ainsi, avec une réduction confirmée de plus de 50 % du temps de comptage.
Une prise d'inventaire rapide se réalise plus souvent, et c'est ce qui protège les chiffres. Effectuer des prises d'inventaire plus d'une fois par semaine maintient l'exactitude de vos stocks environ trois fois supérieure à des prises d'inventaire quelques fois par an, selon The Spread.
Uniformiser un formulaire par zone de stockage sur l'ensemble des points de vente
Créez un formulaire par zone de stockage et utilisez les mêmes formulaires sur chaque point de vente. Le responsable des opérations d'un opérateur sur quatre points de vente gérait les prises d'inventaire dans des tableurs non connectés, ce qui lui coûtait 1 à 2 jours par semaine. La solution était un ensemble commun de formulaires, pas une feuille par personne.
Dupliquez le formulaire de chambre froide, le formulaire de réserve sèche et le formulaire de bar pour chaque point de vente, afin que tous les points de vente comptent les mêmes articles dans le même ordre. Dans Supy, les prises d'inventaire de toutes les succursales et de tous les points de vente sont regroupées dans une seule liste, et une prise d'inventaire peut être répartie entre plusieurs personnes qui comptent différentes sections simultanément.
Les prises d'inventaire sont alors synchronisées et vous pouvez comparer un point de vente à un autre sans rien reconstruire. Une bonne routine de gestion des stocks repose sur des formulaires cohérents d'un point de vente à l'autre.
Commencez par une zone de stockage. Parcourez-la, notez chaque article dans l'ordre où vous le rencontrez, et cette liste est votre formulaire. Ajoutez la colonne d'unité et une colonne de quantité, dupliquez-le pour vos autres zones et points de vente, puis transférez-le sur une tablette afin que personne n'ait à ressaisir les données. Faites vos prises d'inventaire chaque semaine, et les niveaux de stocks derrière vos commandes et votre coût des ventes tiendront enfin.
