Inventurformular für Restaurants: In Regal-Reihenfolge für schnellere Zählungen

Das Inventurformular für Restaurants in Regal-Reihenfolge

Legen Sie Ihr Inventurformular in Regal-Reihenfolge an – nicht nach Lieferant –, und Ihr Team zählt es in einem einzigen Gang durch das Lager. Ein nach Lieferant sortiertes Formular schickt die Mitarbeitenden hin und her, was langsamer ist und zu Zählfehlern führt. Dieser Artikel liefert das Formular in Regal-Reihenfolge, die benötigten Spalten und die standortübergreifende Nutzung.

Ein Kühlraumformular läuft von oben nach unten, sodass das Zählen einem direkten Gang die Regalreihen entlang entspricht.

Die Zählungen hier sind ein Beispiel. Neue Mitarbeitende können das Formular abarbeiten, ohne zu wissen, wo die Artikel lagern, weil das Formular sie in der Reihenfolge auflistet, in der man auf sie trifft.

Warum ein nach Lieferant sortiertes Formular jede Inventur verlangsamt

Ein nach Lieferant gruppiertes Formular liest sich auf dem Bestellbildschirm gut und im Lager schlecht. Mehl stammt von einem Lieferanten und Öl von einem anderen, steht aber auf dem Regal nebeneinander. Bei lieferantensortierten Inventuren laufen Sie für eine Zeile in eine Ecke und für die nächste quer zurück durch den Raum.

Das Laufen ist der langsame Teil einer Inventur, nicht das Zählen selbst. Sortieren Sie das Formular nach Regal, und Ihr Team hört auf, den Raum zu queren.

• Ein Durchgang. Die Mitarbeitenden machen einen Durchgang.
• Von oben nach unten. Von oben nach unten.
• Sofort aufschreiben. Sofort beim Gehen aufschreiben.

Ein aus aktuellen Lieferscheinen aufgebautes Formular hat eine zweite Lücke. Alles, was in den letzten Monaten nicht bestellt wurde – wie langsam rotierender Barbestand im oberen Regal –, taucht auf einer rechnungsbasierten Liste nie auf, sodass die Zählung schon vor dem Start unvollständig ist. Ein Formular in Regal-Reihenfolge listet auf, was im Regal steht, egal ob diesen Monat bestellt oder nicht.

Die Spalten, die jedes Inventurformular braucht

Ein brauchbares Formular benötigt vier Spalten und nicht mehr.

Bleiben Sie bei diesen vier. Zusätzliche Spalten geben Ihrem Team vor Ort mehr zu tun und mehr Möglichkeiten, eine Zahl in die falsche Zeile zu schreiben. Die Einheitenspalte ist wichtiger, als sie aussieht.

• Einheit unklar. Ohne sie könnte eine Zählung von vier vier Kartons oder vier Dosen bedeuten.
• Wert falsch. In jedem Fall stimmt Ihr Bestandswert nicht.

Die doppelte Dateneingabe von Papier in Tabellenkalkulation beenden

Auf Papier zählen und dann in eine Tabellenkalkulation eintippen sind zwei Zählungen, nicht eine.

Eine Gastro- und Casual-Dining-Gruppe verbrachte allein mit dem Abtippen etwa 4 Stunden pro Bar und Küche je Inventurzyklus – bevor sich jemand eine Abweichung ansah. Jede doppelt eingetippte Zahl kann sich zwischen dem Boden und der Datei verändern, sodass eine auf Papier korrekte Zählung zur falschen Zahl im System wird.

Ein Formular auf dem Tablet entfällt den zweiten Schritt. Ihr Team zählt einmal hinein, mehrere Personen zählen gleichzeitig verschiedene Bereiche und ihre Zählungen werden zusammengeführt, und die Abweichung zum System erscheint sofort. Supys Inventurvorlagen funktionieren so, mit einer nachgewiesenen Reduktion der Inventurzeit von über 50 %.

Eine schnelle Inventur wird häufiger durchgeführt, und das schützt die Zahlen. Wöchentliches oder häufigeres Zählen hält Ihre Lagerdaten etwa dreimal so genau wie ein paarmal im Jahr zählen, laut The Spread.

Ein Formular pro Lagerbereich standortübergreifend einheitlich halten

Erstellen Sie ein Formular pro Lagerbereich und führen Sie dieselben Formulare in allen Standorten ein. Der Betriebsleiter eines Betreibers mit 4 Standorten verfolgte Inventuren über nicht verbundene Tabellenkalkulationen und verlor damit 1 bis 2 Tage pro Woche. Die Lösung war ein gemeinsamer Formularsatz, nicht ein Blatt pro Person.

Klonen Sie das Kühlraumformular, das Trockenlagersformular und das Barformular für jeden Standort, damit alle Standorte dieselben Artikel in derselben Reihenfolge zählen. In Supy liegen die Zählungen aller Filialen und Standorte in einer Liste, und eine Zählung kann aufgeteilt werden, sodass mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Abschnitte zählen.

Die Inventuren sind dann synchron, und Sie können einen Standort mit einem anderen vergleichen, ohne etwas neu aufzubauen. Eine gute Inventurroutine setzt Formulare voraus, die von Standort zu Standort übereinstimmen.

Beginnen Sie mit einem Lagerbereich. Gehen Sie ihn durch, notieren Sie jeden Artikel in der Reihenfolge, in der Sie ihm begegnen, und diese Liste ist Ihr Formular. Fügen Sie die Einheit und eine Anzahl-Spalte hinzu, klonen Sie es für Ihre anderen Bereiche und Standorte, und übertragen Sie es auf ein Tablet, damit niemand mehr abtippen muss. Zählen Sie wöchentlich, und die Lagerbestände hinter Ihren Bestellungen und Ihrem Wareneinsatz stimmen endlich.