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Migration des données de stocks : importer des articles sans doublons
Faites correspondre vos articles existants sans réimporter les doublons
Pour migrer votre référentiel d'articles sans doublons, faites correspondre chaque ligne héritée à un article qui existe déjà, plutôt que de réimporter l'intégralité du fichier. Faites correspondre d'abord sur le code article, puis liez le conditionnement fournisseur à l'article de base auquel il appartient. Ne créez un nouvel article que lorsqu'aucune correspondance n'est trouvée. Une deuxième importation en masse des lignes que vous pensez manquantes est ce qui crée les doublons.
Le modèle un-article-de-base est ce qui rend cela possible. Chaque ingrédient est un seul article de base, et toutes ses références fournisseur et tailles de conditionnement sont liées à cet unique enregistrement. La vraie tâche n'est donc pas d'importer 1 500 lignes. C'est de décider, ligne par ligne, à quel article de base existant chaque ligne appartient.
Nettoyez l'export avant qu'il n'atteigne le modèle d'importation
La plupart des problèmes de doublons commencent dans l'export, pas lors de l'importation. Les exports hérités arrivent souvent sans les codes articles nécessaires pour la correspondance, ou dans un format que le modèle d'importation n'acceptera pas. Corrigez le fichier d'abord, puis importez.
Travaillez sur l'export avant qu'il n'approche le modèle. Les quatre problèmes ci-dessous sont à l'origine de la plupart des doublons et des importations rejetées.
| Ce que l'export hérité rate | Pourquoi l'importation échoue | Corrigez avant d'importer |
|---|---|---|
| Pas de code article sur chaque ligne | Rien à faire correspondre, donc chaque ligne est lue comme nouvelle | Ajoutez le code de l'ancien système, ou faites correspondre par nom exact |
| Deux lignes pour le même ingrédient | Les deux sont importées comme des articles de base séparés | Regroupez en un seul article de base avec ses tailles de conditionnement |
| Colonnes de modèle obsolètes ou incorrectes | L'importation est rejetée ou mappée sur le mauvais champ | Reconstruisez le fichier sur le modèle actuel |
| Recettes exportées en texte libre | Les ingrédients ne seront pas liés aux articles de base | Divisez en lignes structurées, un ingrédient par ligne |
Le fichier de recettes nécessite la même rigueur. Un export de recettes hérité est souvent un long champ texte par plat, donc rien ne lie à un ingrédient. Transformez-le en lignes structurées, un ingrédient par ligne, avant d'essayer de faire correspondre quoi que ce soit.
Décidez ce qui se passe avec les lignes sans correspondance
Certaines lignes ne correspondront pas, et c'est normal. La décision porte sur ce que vous en faites. C'est là que le doublon est soit évité, soit créé.
Envoyez une ligne sans correspondance en révision plutôt que de la laisser créer un nouvel article sur le moment. Lorsqu'un article reçu ne peut pas être mis en correspondance avec une entrée du référentiel existant, Supy le retient dans une file d'approbation en attente plutôt que de bloquer le travail. Quelqu'un passe alors en revue chaque ligne retenue et décide si c'est un véritable nouvel article ou un autre nom pour un article déjà existant.
La règle est simple. Si la ligne correspond à un code article existant, liez-la et continuez. Si elle ne correspond pas, elle va en révision. Là, vous l'associez soit au bon article de base, soit vous l'approuvez comme nouveau.
Effectuez un test à blanc avant de toucher aux données réelles
Ne laissez jamais la première importation réelle être la première fois que vous voyez ce qu'elle fait. Exécutez-la une fois sur un lot de test, lisez le rapport de ce qu'elle créerait, et corrigez les mappings avant qu'elle n'atteigne votre référentiel d'articles réel.
Un test à blanc transforme les suppositions en une liste sur laquelle vous pouvez agir. Il vous montre les lignes exactes qui ne correspondront pas, alors que rien n'a encore été créé.
Sur une importation de 1 500 lignes, un test à blanc vous indique les 18 lignes qui ne correspondront pas avant qu'un seul nouvel article n'existe. Vous résolvez ces 18 lignes, relancez, et le nombre de nouveaux doublons reste à zéro.
Associez les plats du menu aux recettes pour que les ventes déduisent les bons stocks
Un référentiel d'articles propre n'est que la moitié de la migration. Si le menu n'y est pas connecté, les ventes ne déduiront pas les stocks, et vos chiffres théoriques resteront vides après le lancement.
Une fois les articles chargés, associez chaque plat POS à la recette qu'il vend, ou signalez ceux qui ne nécessitent pas de suivi. Vous pouvez traiter de nombreuses associations à la fois plutôt qu'une par une. Une fois qu'un plat est lié à sa recette, chaque vente déduit automatiquement les bons ingrédients.
Une protection supplémentaire maintient la ligne par la suite. Si quelqu'un tente d'enregistrer une configuration de coût en doublon pour la même recette et le même point de vente, Supy le bloque à l'enregistrement. Le référentiel propre que vous venez de créer n'est pas silencieusement défait dans la première semaine.
Commencez par ce que vous migrez réellement. Si votre export hérité a des codes articles, commencez par faire correspondre sur ceux-ci et envoyez uniquement les inadaptés en révision. Si ce n'est pas le cas, consacrez votre premier effort à ajouter des codes ou des noms exacts, car sans eux, chaque ligne sera lue comme nouvelle.
Ne faites jamais une importation réelle en premier. Exécutez le test à blanc, videz la file de révision, et seulement ensuite importez pour de vrai. Faites cela et la taille du fichier cesse d'avoir de l'importance. Vous faites correspondre à ce qui existe déjà, sans empiler une deuxième copie par-dessus.
