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Liste de contrôle pour l'audit de restaurant : ce que doivent vérifier les directeurs de zone
Ce que doit couvrir un audit de restaurant
Un audit de restaurant doit vérifier bien plus que l'apparence de la cuisine le jour de la visite. Il évalue la sécurité alimentaire, l'exactitude des stocks, la gestion des espèces, les équipements et le respect des standards du groupe par le personnel. Un directeur de zone n'observe qu'un seul service, c'est pourquoi les enregistrements entre les visites comptent autant que le tour d'inspection. Cet article explique ce qu'il faut vérifier, comment noter chaque site de la même façon et comment détecter quand un bon score cache un problème.
La plupart des groupes auditent les cinq domaines ci-dessous. Chacun nécessite un contrôle qu'un directeur de zone peut effectuer en quelques minutes et un moyen d'enregistrer ce qu'il a constaté.
| Domaine d'audit | Ce qu'il faut vérifier | Comment il est noté |
|---|---|---|
| Sécurité alimentaire | Journaux de température, étiquettes d'Allergènes, dates de péremption validées | Réussi ou échoué par contrôle |
| Exactitude des stocks | Le dernier inventaire correspond au rayon, les articles à haute valeur sont comptés par sondage | Écart par rapport au prévu |
| Espèces et caisse | Fond de caisse compté, annulations et remboursements avec motif enregistré | Réussi ou échoué |
| Processus | Listes de contrôle d'ouverture et de fermeture complétées à temps | Pourcentage de complétion |
| Équipements | Réfrigérateurs maintenant la température, scanner et balances fonctionnels | Réussi ou échoué |
Le score du jour n'est pas l'objectif. L'objectif est de savoir si le site fonctionne selon les standards quand personne ne le visite.
Évaluer chaque site de la même façon
Pour des scores comparables, il faut une seule liste de contrôle, utilisée de la même façon sur chaque site. Lorsque chaque directeur de zone audite avec sa propre liste, un 94 % sur un site et un 94 % sur un autre mesurent des choses différentes, et le groupe ne peut pas déterminer quel site a besoin d'aide en premier.
Créez une liste de contrôle unique, attribuez-la par rôle et par service, et évaluez chaque domaine de la même façon partout. Une seule liste permet à un directeur régional de classer les résultats de tous les sites et d'envoyer de l'aide là où le score est le plus bas. Gardez-la suffisamment courte pour être complétée en une seule visite, car une liste que personne ne complète n'apprend rien au groupe. L'objectif n'est pas une liste plus longue. L'objectif est la même liste, notée de la même façon, sur chaque site.
Pourquoi les scores d'audit semblent corrects alors que le site ne l'est pas
Vous pouvez obtenir un score élevé lors de l'audit et avoir quand même un Écart inexpliqué réel. Un site peut afficher 94 % lors de la visite et avoir quand même un Écart de coût matière (food cost) de 6 % entre les visites, parce que l'audit note le jour et l'Écart se creuse chaque autre jour. Le directeur de zone voit une chambre froide bien rangée lors de la visite, pas les inventaires qui ont été bâclés ou ignorés après son départ.
Deux schémas causent la plupart de cet Écart :
- Inventaires incohérents. Un groupe gérant 12 sites a constaté que les inventaires manuels sur tableur étaient faciles à contourner par le personnel. Les inventaires semblaient complets, mais le groupe continuait à perdre du stock que les chiffres ne montraient jamais. Un autre groupe a enregistré environ 4 000 $ par semaine et par site en coûts de stocks non maîtrisés, la plupart dus à des inventaires non effectués de la même façon deux fois de suite.
- Contrôles effectués pour l'audit, pas pour l'exploitation. Lorsqu'un contrôle n'existe que pour réussir la visite, il est bien fait ce jour-là et ignoré le reste de la semaine. Le score récompense la performance, pas l'habitude.
Jugez donc l'audit par rapport aux données que le site produit entre les visites, pas par lui-même. Si l'audit indique qu'un site est conforme mais que l'Écart indique qu'il perd du stock, l'audit mesure la mauvaise chose.
Utiliser les enregistrements entre les visites
Les enregistrements qu'un site génère chaque jour constituent le véritable audit. Les inventaires, les bons de réception (GRN) et un journal des modifications montrent si les standards ont été respectés après le départ du directeur de zone. Ils le font sans une deuxième visite.
Trois enregistrements portent l'essentiel du poids :
- Inventaires. La liste des prises d'inventaire de Supy affiche les inventaires de toutes les succursales en une seule liste, afin qu'un directeur régional voie quels sites ont effectué leurs prises d'inventaire et lesquels ne l'ont pas fait. Un inventaire reste à l'état de brouillon jusqu'à ce que quelqu'un le soumette, et seul un inventaire soumis ajuste le stock, donc un inventaire laissé en brouillon est un inventaire que personne n'a terminé.
- Bons de réception. Un bon de réception (GRN) vérifié par rapport à la Commande indique si les livraisons incomplètes ou incorrectes sont interceptées à la réception.
- Un journal d'actions. Un enregistrement de chaque action sur les stocks, lié à un utilisateur nommé et à une heure, indique qui a modifié un inventaire ou un coût et à quel moment.
Supy tient ce journal d'actions pour vous. Il enregistre chaque action sur les stocks avec l'utilisateur, l'heure et la valeur avant/après. Le journal est exportable, et le personnel ne peut pas le modifier ni le supprimer, donc un inspecteur ou un auditeur obtient les preuves qu'il demande. Vous pouvez lire comment cette piste fonctionne dans notre guide sur la piste d'audit de l'inventaire restaurant, et configurer les prises d'inventaire avec le comptage de stock. Les inspecteurs et les auditeurs ne veulent pas seulement que la cuisine ait l'air conforme. Ils veulent la preuve que le contrôle a été effectué.
Faire le suivi des points d'audit échoués
Un audit ne change quoi que ce soit que lorsqu'un point échoué devient une tâche dont quelqu'un est responsable. Une liste de points échoués sans responsable et sans date équivaut à aucun audit, car la visite suivante trouve les mêmes défauts.
Transformez chaque point échoué en action suivie :
- Désignez un responsable. Une seule personne est responsable de la correction de chaque point échoué, pas l'équipe en général.
- Fixez une date. La correction doit être effectuée avant la prochaine visite, pas quand il y aura du temps.
- Exigez une preuve pour clôturer. L'action se clôture sur une note et, si nécessaire, une photo, pour que personne ne marque un défaut comme corrigé s'il est toujours ouvert.
- Revérifiez-le en premier lors de la prochaine visite. L'audit suivant s'ouvre sur les points échoués de la dernière visite, afin qu'un défaut récurrent apparaisse comme un schéma, et non comme une surprise.
Comparez votre dernier score d'audit avec l'Écart réel de coût matière (food cost) du site pour la même période. Si l'audit affiche plus de 90 % alors que l'Écart dépasse les 3 à 5 % que visent la plupart des groupes, l'audit note le jour, pas l'exploitation.
La première étape consiste à ajouter deux éléments à la liste de contrôle : une prise d'inventaire en direct lors de la visite et une révision de deux minutes du journal d'actions depuis le dernier audit. Les deux font passer l'audit de l'apparence du site à ce que les enregistrements prouvent, ce qui est la seule version du score qui vaut la peine d'être comparée entre les sites.
