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Restaurant-Audit-Checkliste: Was Bereichsleiter beim Betriebsbesuch prüfen
Was ein Restaurant-Audit erfassen sollte
Ein Restaurant-Audit sollte mehr prüfen als nur den Zustand der Küche am jeweiligen Tag. Es bewertet Lebensmittelsicherheit, Lagergenauigkeit, Kassenführung, Ausstattung und ob die Mitarbeitenden die Unternehmensstandards einhalten. Ein Bereichsleiter sieht nur eine Schicht, daher sind die Aufzeichnungen zwischen den Besuchen ebenso wichtig wie die Begehung selbst. Dieser Artikel zeigt, was zu prüfen ist, wie jede Filiale einheitlich bewertet wird und woran man erkennt, wenn ein gutes Ergebnis ein Problem verbirgt.
Die meisten Unternehmen prüfen die fünf unten genannten Bereiche. Für jeden Bereich braucht es eine Überprüfung, die ein Bereichsleiter in Minuten durchführen kann, sowie eine Möglichkeit zur Dokumentation.
| Prüfbereich | Was zu prüfen ist | Wie bewertet wird |
|---|---|---|
| Lebensmittelsicherheit | Temperaturprotokolle, Allergen-Etiketten, abgezeichnete Mindesthaltbarkeitsdaten | Bestanden oder nicht bestanden je Prüfpunkt |
| Lagergenauigkeit | Letzter Zählerstand stimmt mit dem Regal überein, Artikel mit hohem Wert stichprobenartig geprüft | Abweichung vom Erwartungswert |
| Kasse | Kassenbestand gezählt, Stornierungen und Rückerstattungen mit erfasstem Grund | Bestanden oder nicht bestanden |
| Prozesse | Öffnungs- und Schließ-Checklisten termingerecht ausgefüllt | Prozent erledigt |
| Ausstattung | Kühlschränke halten Temperatur, Scanner und Waagen funktionieren | Bestanden oder nicht bestanden |
Das Tagesergebnis ist nicht entscheidend. Entscheidend ist, ob die Filiale den Standard einhält, wenn niemand vorbeischaut.
Jede Filiale einheitlich bewerten
Vergleichbare Bewertungen erfordern eine einzige Checkliste, die an jeder Filiale gleich verwendet wird. Wenn jeder Bereichsleiter nach einer eigenen Liste prüft, messen 94 % an einer Filiale und 94 % an einer anderen unterschiedliche Dinge, sodass das Unternehmen nicht erkennt, welche Filiale als erstes Unterstützung braucht.
Erstellen Sie eine Checkliste, weisen Sie sie nach Rolle und Schicht zu und bewerten Sie jeden Bereich überall gleich. Eine einzige Liste ermöglicht es einem Regionalleiter, den Erfüllungsgrad über alle Filialen hinweg zu vergleichen und dort Hilfe zu schicken, wo das Ergebnis am niedrigsten ist. Halten Sie sie kurz genug, um sie bei einem einzigen Besuch abzuschließen, denn eine Liste, die niemand ausfüllt, bringt dem Unternehmen nichts. Das Ziel ist nicht eine längere Checkliste. Das Ziel ist dieselbe Checkliste, auf dieselbe Weise bewertet, in jeder Filiale.
Warum Audit-Ergebnisse gut aussehen, obwohl die Filiale es nicht ist
Sie können beim Audit eine hohe Punktzahl erzielen und dennoch echte, unerklärliche Abweichungen haben. Eine Filiale kann beim Besuch 94 % erreichen und trotzdem 6 % Wareneinsatz-Abweichung zwischen den Besuchen aufweisen, weil das Audit den jeweiligen Tag bewertet und sich die Abweichung an allen anderen Tagen aufbaut. Der Bereichsleiter sieht beim Besuch eine ordentliche Warenannahme, nicht die Inventuren, die nach seiner Abreise überhastet oder gar nicht durchgeführt wurden.
Zwei Muster verursachen den Großteil dieser Lücke:
- Uneinheitliche Inventur. Eine Unternehmensgruppe mit 12 Filialen stellte fest, dass manuelle Inventur per Tabellenkalkulation für Mitarbeitende leicht zu umgehen war. Die Zählungen sahen vollständig aus, aber das Unternehmen verlor weiterhin Waren, die in den Zahlen nie auftauchten. Eine andere Gruppe verzeichnete etwa 4.000 $ pro Woche und Filiale an unkontrollierten Lagerkosten, größtenteils durch Inventuren, die nie auf dieselbe Weise durchgeführt wurden.
- Prüfungen für das Audit, nicht für den Betrieb. Wenn eine Prüfung nur dazu existiert, den Besuch zu bestehen, wird sie am Besuchstag gewissenhaft durchgeführt und die restliche Woche ignoriert. Das Ergebnis belohnt die Darbietung, nicht die Gewohnheit.
Bewerten Sie das Audit daher anhand der Daten, die die Filiale zwischen den Besuchen produziert, und nicht für sich allein. Wenn das Audit eine Filiale als einwandfrei ausweist, die Abweichung aber auf Warenverluste hindeutet, misst das Audit das Falsche.
Aufzeichnungen zwischen den Besuchen nutzen
Die Aufzeichnungen, die eine Filiale täglich erstellt, sind das eigentliche Audit. Inventuren, Wareneingangsprotokolle (WEP) und ein Änderungsprotokoll zeigen, ob der Standard nach dem Besuch des Bereichsleiters eingehalten wurde, und das ohne einen weiteren Besuch.
Drei Aufzeichnungen tragen den Großteil:
- Inventuren. Die Inventurliste von Supy zeigt die Zählungen aller Filialen in einer Übersicht, sodass ein Regionalleiter sieht, welche Filialen gezählt haben und welche nicht. Eine Zählung bleibt ein Entwurf, bis jemand sie einreicht, und nur eine eingereichte Zählung passt den Lagerbestand an, sodass ein im Entwurf belassener Eintrag ein Eintrag ist, den niemand abgeschlossen hat.
- Wareneingangsprotokolle. Ein mit der Bestellung abgeglichenes Wareneingangsprotokoll zeigt, ob kurze oder falsche Lieferungen an der Tür erkannt werden.
- Ein Änderungsprotokoll. Eine Aufzeichnung jeder Lageraktion, verknüpft mit einem benannten Benutzer und einem Zeitstempel, zeigt, wer wann eine Inventur oder einen Kostenwert geändert hat.
Supy führt dieses Änderungsprotokoll für Sie. Es erfasst jede Lageraktion mit Benutzer, Zeitpunkt sowie dem Wert davor und danach. Das Protokoll ist exportierbar und kann von Mitarbeitenden weder bearbeitet noch gelöscht werden, sodass ein Prüfer oder Auditor die gewünschten Nachweise erhält. Wie dieses Protokoll funktioniert, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Restaurant-Inventarprüfprotokoll, und wie Sie die dahinterliegenden Zählungen einrichten, zeigt Ihnen unsere Seite zum Inventurzählen. Prüfer und Auditoren wollen nicht nur, dass die Küche gut aussieht. Sie wollen Nachweis, dass die Kontrolle durchgeführt wurde.
Fehlgeschlagene Audit-Punkte nachverfolgen
Ein Audit bewirkt nur dann etwas, wenn aus einem fehlgeschlagenen Punkt ein Auftrag wird, den jemand verantwortet. Eine Mängelliste ohne Zuständigen und ohne Datum ist dasselbe wie kein Audit, denn beim nächsten Besuch finden sich dieselben Mängel.
Wandeln Sie jeden fehlgeschlagenen Punkt in eine nachverfolgbare Maßnahme um:
- Benennen Sie einen Zuständigen. Eine Person ist für die Behebung jedes fehlgeschlagenen Punkts verantwortlich, nicht das Team im Allgemeinen.
- Setzen Sie ein Datum. Die Behebung hat eine Frist vor dem nächsten Besuch, nicht irgendwann, wenn Zeit dafür ist.
- Verlangen Sie Nachweis zum Abschluss. Die Maßnahme wird mit einer Notiz und, wo hilfreich, einem Foto abgeschlossen, damit niemand einen noch offenen Mangel als behoben markiert.
- Prüfen Sie es beim nächsten Mal zuerst. Das nächste Audit beginnt mit den Mängeln des letzten Besuchs, sodass ein wiederkehrender Mangel als Muster erkennbar ist, nicht als Überraschung.
Stellen Sie Ihr letztes Audit-Ergebnis neben die tatsächliche Wareneinsatz-Abweichung der Filiale für denselben Zeitraum. Wenn das Audit über 90 % ausweist, während die Abweichung über den 3 % bis 5 % liegt, die die meisten Unternehmen anstreben, bewertet das Audit den Tag, nicht den Betrieb.
Der erste Schritt ist, der Checkliste zwei Dinge hinzuzufügen: eine live Inventur während des Besuchs und eine zweiminütige Überprüfung des Änderungsprotokolls seit dem letzten Audit. Beides verschiebt den Fokus vom äußeren Erscheinungsbild der Filiale auf das, was die Aufzeichnungen belegen, und das ist die einzige Version des Ergebnisses, die sich sinnvoll über Filialen hinweg vergleichen lässt.
