Rapprochement bons de commande-factures en restauration : pourquoi ça échoue et comment y remédier

Cela échoue généralement pour l'une des raisons suivantes. La facture et la commande utilisent des unités ou des tailles de conditionnement différentes, de sorte que les quantités ne concordent pas. Le prix du fournisseur a changé après la passation de la commande. L'article est absent de votre référentiel, donc une ligne n'a rien à rapprocher. Une livraison est arrivée en plusieurs fois, laissant des factures partielles. Ou la mise en correspondance est encore faite manuellement sur plusieurs sites, ce qui est lent et facile à rater. Chacun de ces problèmes a un correctif spécifique, des conversions d'unités de base à la mise en correspondance automatique des lignes avec révision des exceptions.

Faites correspondre sur l'unité de base et configurez la conversion de taille de conditionnement une seule fois. Si vous achetez un article en carton de 12 mais le comptez et le coûtez à l'unité, indiquez au système qu'un carton équivaut à 12 unités. À partir de là, une facture en cartons et une commande à l'unité se résolvent à la même quantité de base, et la ligne correspond au lieu d'échouer. Faites-le pour chaque article où l'unité d'achat et l'unité de comptage diffèrent. C'est la cause la plus fréquente d'un problème de correspondance, et elle ne doit être configurée qu'une seule fois par article.

Ne le payez pas sans vérification. Lorsque le prix facturé est supérieur au prix de commande convenu – par exemple 4,65 € le kilo contre 4,20 € –, l'étape de réception doit signaler l'écart plutôt que de l'enregistrer silencieusement. À partir de là, vous avez deux options nettes. Mettez à jour le prix attendu si la hausse est légitime et convenue, afin que votre calcul des coûts reste à jour. Ou émettez une demande d'avoir si c'est une erreur, en conservant une piste d'audit complète. Détecter la différence à la réception, c'est ce qui empêche une hausse de prix non approuvée de gonfler silencieusement votre coût matière.

Autorisez plus d'un bon de réception pour un seul bon de commande. Une livraison fractionnée signifie que les marchandises et les factures arrivent en plusieurs fois, de sorte qu'aucune facture ne sera jamais égale à la commande complète à elle seule. Enregistrez chaque livraison avec son propre bon de réception, associé à la même commande, puis regroupez-les en une seule facture pour la comptabilisation. De cette façon, les totaux se réconcilent sur l'ensemble des livraisons partielles au lieu que chacune semble erronée. Cela conserve également un enregistrement clair de ce qui est réellement arrivé et quand, ce qui est important lorsqu'un fournisseur est régulièrement en déficit ou en retard.

Oui. Le système peut lire chaque ligne de facture, la mettre en correspondance avec le bon de commande sur différents formats et conditionnements, et signaler uniquement les conflits de prix ou de quantité pour qu'une personne les examine. Les factures peuvent arriver par e-mail dans une boîte de réception propre à chaque restaurant ou être scannées depuis un téléphone, afin que les succursales n'aient rien à saisir manuellement. Une tolérance d'écart laisse passer automatiquement les petites différences d'arrondi, et la page Received Items regroupe chaque ligne signalée en un seul endroit pour tous vos sites. Le résultat : les équipes consacrent leur temps aux exceptions, pas à la mise en correspondance des lignes qui concordent déjà.

C'est la petite différence que vous êtes prêt à accepter entre la facture et la commande avant que le système la bloque pour vérification. Les totaux ont souvent un ou deux centimes d'écart en raison des arrondissements ou du traitement des taxes, et traiter chacun comme une erreur fait perdre du temps. Une tolérance d'écart, par exemple 2 %, laisse ces petites différences passer automatiquement tout en signalant les vrais écarts. Vous la fixez au niveau avec lequel votre équipe financière est à l'aise. L'objectif est de concentrer l'attention sur les véritables écarts, pas sur les arrondissements qui ne se réconcilieront jamais au centime près.

Interceptez les écarts à la réception, avant leur comptabilisation. Quand une facture avec un prix ou une quantité erronés passe sans contrôle, cette erreur se répercute directement dans votre coût matière et apparaît comme un coût matière inexpliqué en fin de mois. Rapprochez chaque facture de son bon de commande, signalez les conflits et résolvez-les un par un en mettant à jour le prix attendu ou en émettant une demande d'avoir. Maintenez le référentiel articles et les prix fournisseur à jour pour que le rapprochement ait quelque chose d'exact auprès duquel se comparer. Corriger les erreurs à l'entrée signifie que les chiffres de coûts que vous déclarez sont ceux que vous avez réellement payés.