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Écarts de prix sur factures fournisseurs : les traiter à la réception
Détecter l'écart de prix à la réception, pas en fin de mois
Un écart de prix sur facture fournisseur se traite au meilleur coût au moment de la livraison, lorsque l'avoir est encore facile à obtenir. Un écart désigne toute ligne dont le prix en facture diffère du prix convenu ou payé lors du dernier achat. Supy rapproche chaque facture fournisseur de sa livraison et signale ces lignes à la réception, pas en fin de mois.
Le rapprochement s'effectue automatiquement. Lorsqu'un fournisseur envoie une facture par e-mail faisant référence à une livraison déjà enregistrée dans Supy, les deux sont rapprochés automatiquement. Une livraison ouverte est mise à jour directement avec les prix et les quantités de la facture, et une livraison clôturée reçoit un enregistrement de facture distinct lié. Personne ne rapproche manuellement les bons de livraison aux factures. Toute ligne dont le prix en facture diffère du dernier prix d'achat enregistré est signalée avant la mise à jour des stocks et de la comptabilité.
Ce moment est décisif. Détecté à la réception, un prix modifié se règle en deux minutes devant la livraison. Détecté en fin de mois, il faut fouiller des périodes clôturées pour trouver un avoir que le fournisseur n'est peut-être plus disposé à accorder.
Trois façons de traiter une ligne signalée
Chaque ligne signalée s'affiche sur la page Articles reçus. Elle s'ouvre sur le filtre écart de prix et liste chaque article nécessitant encore une décision. Chacun porte un statut : À réviser, Prix mis à jour, Avoir émis ou Ignoré. Une ligne se traite de trois façons, et la bonne dépend de la raison du changement de prix.
| Action | Quand l'utiliser | Ce que Supy fait |
|---|---|---|
| Mettre à jour le prix attendu | Le nouveau prix est correct et sera maintenu | Enregistre le prix de la facture comme prix attendu, afin que les stocks soient valorisés au bon montant |
| Ignorer dans la tolérance | L'écart est minime et ne justifie pas une contestation | Clôture la ligne et laisse le prix attendu inchangé |
| Demander un avoir | Le fournisseur a surfacturé par rapport à un prix convenu | Génère un e-mail au contact fournisseur ou ouvre le bon de réception pour émettre un avoir, avec un historique d'audit complet |
Un seul écran, un seul passage. Un contrôleur de gestion parcourt la liste filtrée de haut en bas à la réception, et la page enregistre qui a fait quoi pour qu'une requête ultérieure trouve une réponse. Le même rapprochement signale aussi une quantité non conforme, pas seulement un prix, et bloque la facture en attente de validation avant qu'elle n'affecte les stocks ou la comptabilité. Un chiffre erroné n'est jamais enregistré sans vérification, et les actions groupées traitent une série de lignes similaires en un seul mouvement.
Définir une tolérance pour que les petits écarts se règlent seuls
La plupart des lignes signalées représentent quelques centimes, et les traiter toutes fait perdre le temps qui compte. Définissez une tolérance d'écart, en valeur ou en pourcentage, en dessous de laquelle Supy ne génère aucune contestation. Seules les lignes qui impactent réellement les coûts arrivent alors à une personne. Un fournisseur qui augmente un prix de carton de quelques centimes se règle seul ; celui qui ajoute trois dollars par bouteille se retrouve sur la liste de révision.
L'effet est une file plus courte et plus précise. Sur un mois type avec 40 lignes signalées, une tolérance de 2 % a réglé 32 cas triviaux et laissé 8 vrais écarts à traiter. L'équipe consacre son temps aux surfacturations qui érodent réellement la marge, pas aux arrondis.
En cas de surfacturation réelle, émettre l'avoir et conserver la trace
Lorsqu'un fournisseur facture au-dessus du prix convenu, émettez l'avoir directement depuis la ligne plutôt que de payer et de contester ensuite. Prenez comme exemple une ligne d'huile d'olive facturée à 45,00 $ contre un prix attendu de 42,00 $ : l'écart de 3,00 $ est un avoir, pas un prix à accepter. Depuis la ligne signalée, vous générez l'e-mail au contact fournisseur ou ouvrez le bon de réception pour émettre la demande d'avoir, et Supy enregistre l'ensemble de l'échange avec le nom de l'utilisateur et un horodatage.
Cette traçabilité clôt la prochaine conversation. Un fournisseur qui conteste l'avoir se retrouve face à un enregistrement daté du prix d'origine, du prix facturé et de l'avoir émis. Le litige se règle sur des preuves plutôt que sur des souvenirs. Les demandes d'avoir pour des frais excessifs ou incorrects portent le même historique d'audit que le reste du Workflow de réception.
En faire une habitude à la réception, pas une corvée de fin de mois
Choisissez le changement qui convient à votre activité et commencez par là. Si les factures s'accumulent jusqu'en fin de mois, déplacez la vérification à la réception et ouvrez chaque jour la page des articles reçus avec le filtre écart de prix. Si l'équipe se noie dans des signalements triviaux, définissez une tolérance et laissez les petits écarts se régler. Si les surfacturations passent sans être contestées, faites de la demande d'avoir la réponse par défaut pour toute ligne supérieure au prix convenu. Pour un angle complémentaire, le guide sur la détection des hausses de prix fournisseurs explique comment repérer une dérive avant qu'elle n'atteigne une facture. Le logiciel d'approvisionnement pour restaurants de Supy gère le rapprochement et le Workflow d'avoir en un seul endroit.
