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Rechnungspreisabweichungen im Restaurant: Beim Wareneingang klären
Preisabweichungen beim Eingang erkennen, nicht erst am Monatsende
Eine Lieferantenrechnungspreisabweichung lässt sich am kostengünstigsten im Moment des Wareneingangs klären, solange die Gutschrift noch leicht geltend gemacht werden kann. Eine Abweichung ist jede Position, bei der der Rechnungspreis vom zuletzt vereinbarten oder bezahlten Preis abweicht. Supy gleicht jede Lieferantenrechnung mit dem Wareneingang ab und markiert diese Positionen beim Empfang, nicht am Monatsende.
Der Abgleich erfolgt automatisch. Wenn ein Lieferant eine Rechnung per E-Mail sendet, die sich auf einen bereits in Supy erfassten Wareneingang bezieht, erfolgt der Abgleich automatisch. Ein offener Wareneingang wird direkt mit den Preisen und Mengen der Rechnung aktualisiert, ein abgeschlossener erhält einen separaten verknüpften Rechnungseintrag. Niemand ordnet Lieferscheine manuell Rechnungen zu. Jede Position, bei der der Rechnungspreis vom zuletzt erfassten Einkaufspreis abweicht, wird markiert, bevor Lager und Buchhaltung aktualisiert werden.
Dieser Zeitpunkt ist entscheidend. Beim Wareneingang festgestellt, ist eine Preisänderung eine Zwei-Minuten-Entscheidung mit dem Wareneingang vor Augen. Am Monatsende festgestellt, bedeutet es eine Suche in abgeschlossenen Perioden nach einer Gutschrift, die der Lieferant möglicherweise nicht mehr gewährt.
Drei Wege, eine markierte Position zu schließen
Jede markierte Position wird auf der Seite „Wareneingangspositionen“ angezeigt. Sie öffnet sich auf dem Preisabweichungsfilter und listet jede Position auf, für die noch eine Entscheidung aussteht. Jede trägt einen Status: Überprüfung erforderlich, Preis aktualisiert, Gutschrift ausgestellt oder Ignoriert. Eine Position lässt sich auf drei Arten schließen, und die richtige hängt davon ab, warum sich der Preis geändert hat.
| Aktion | Wann anwenden | Was Supy macht |
|---|---|---|
| Erwarteten Preis aktualisieren | Der neue Preis ist korrekt und wird beibehalten | Setzt den Rechnungspreis als erwarteten Preis, damit die Lagerkosten dem tatsächlichen Betrag entsprechen |
| Innerhalb der Toleranz ignorieren | Die Abweichung ist minimal und einen Einspruch nicht wert | Schließt die Position und lässt den erwarteten Preis unverändert |
| Gutschrift anfordern | Der Lieferant hat zu viel gegenüber einem vereinbarten Preis berechnet | Erstellt eine E-Mail an den Lieferantenkontakt oder öffnet den Wareneingangsbeleg, um eine Gutschrift auszustellen, mit vollständigem Prüfpfad |
Eine Seite, ein Durchlauf. Ein Controller arbeitet die gefilterte Liste beim Wareneingang von oben nach unten durch, und die Seite protokolliert, wer was getan hat, damit eine spätere Anfrage eine Antwort findet. Derselbe Abgleich markiert auch eine nicht übereinstimmende Menge, nicht nur einen Preis, und hält die Rechnung vor der Genehmigung zurück, bevor sie Lager oder Buchhaltung berührt. Eine falsche Zahl wird nie ungeprüft verbucht, und Massenaktionen schließen eine Reihe ähnlicher Positionen in einem Schritt.
Toleranz festlegen, damit kleine Abweichungen sich von selbst klären
Die meisten markierten Positionen sind Centbeträge, und jeder einzelnen nachzugehen, verschwendet die wertvolle Zeit. Legen Sie eine Abweichungstoleranz fest, nach Betrag oder Prozentsatz, unterhalb derer Supy keinen Einspruch erhebt. Nur Positionen, die die Kosten tatsächlich bewegen, erreichen dann eine Person. Ein Lieferant, der den Kartonpreis um ein paar Cent anhebt, klärt sich von selbst; einer, der drei Dollar pro Flasche aufschlägt, landet auf der Überprüfungsliste.
Der Effekt ist eine kürzere, schärfere Warteschlange. In einem Beispielmonat mit 40 Preismarkierungen klärte eine 2%-Toleranz 32 triviale und ließ 8 echte Lücken übrig, die es zu bearbeiten lohnt. Das Team verwendet seine Zeit auf Überpreise, die tatsächlich die Marge schmälern, nicht auf Rundungsdifferenzen.
Bei einem echten Überpreis die Gutschrift ausstellen und den Nachweis sichern
Wenn ein Lieferant über dem vereinbarten Preis abrechnet, fordern Sie die Gutschrift direkt aus der Position an, anstatt erst zu zahlen und später zu streiten. Nehmen Sie eine Musterposition Olivenöl, die mit 45,00 $ gegenüber einem erwarteten Preis von 42,00 $ abgerechnet wurde: Die 3,00-$-Differenz ist eine Gutschrift, kein zu akzeptierender Preis. Aus der markierten Position generieren Sie die E-Mail an den Lieferantenkontakt oder öffnen den Wareneingangsbeleg, um die Gutschrift auszustellen, und Supy protokolliert den gesamten Austausch einem benannten Benutzer mit Zeitstempel zu.
Dieser Nachweis klärt das nächste Gespräch. Ein Lieferant, der die Gutschrift hinterfragt, stößt auf einen datierten Datensatz mit dem Originalpreis, dem berechneten Preis und dem ausgestellten Beleg. Der Streit klärt sich auf Basis von Belegen statt Erinnerungen. Gutschriften für überhöhte oder falsche Belastungen tragen denselben Prüfpfad wie der übrige Wareneingangsablauf.
Zur täglichen Gewohnheit beim Wareneingang machen, nicht zur monatlichen Last
Wählen Sie die eine Änderung, die zu Ihrem Betrieb passt, und beginnen Sie dort. Wenn sich Rechnungen bis zum Monatsende stapeln, verlagern Sie die Überprüfung auf den Wareneingang und öffnen Sie die Wareneingangspositionen-Seite täglich auf dem Preisabweichungsfilter. Wenn das Team in trivialen Markierungen versinkt, legen Sie eine Toleranz fest und lassen Sie die kleinen Lücken sich klären. Wenn Überpreise unangefochten durchgehen, machen Sie die Gutschrift zur Standardlösung für jede Position über dem vereinbarten Preis. Für einen verwandten Aspekt behandelt der Leitfaden zum Erkennen von Lieferantenpreiserhöhungen das Erkennen eines Trends, bevor er eine Rechnung erreicht. Supys Restaurantbeschaffungssoftware führt den Abgleich und den Gutschriftsablauf an einem Ort durch.
