Restaurantkatalog: Wer neue Artikel über Standorte hinweg hinzufügen darf

Warum ein gemeinsamer Artikelkatalog zerbricht, wenn jeder Standort direkt Artikel hinzufügen kann

Ein gemeinsamer Artikelkatalog zerbricht, sobald jeder Standort direkt Einträge hinzufügen kann. Das gleiche Produkt wird mehrmals unter verschiedenen Namen erfasst, und Datensätze gelangen ohne Lieferant, Verpackung oder Preis in die aktive Liste. Die Lösung ist ein berechtigungsbasierter Genehmigungsschritt: Jeder kann einen neuen Artikel anfragen, aber nur ein namentlich benannter Genehmiger lässt ihn in den Katalog.

Ohne Kontrolle wächst der Artikelstamm schneller, als ihn irgendjemand bereinigen kann. Ein Standortteam, das nicht sieht, was bereits gelistet ist, stellt immer wieder neue Anfragen für Produkte, die die Gruppe bereits führt. Eine Tomate landet am Ende als sechs nahezu identische Einträge. Genehmigte Artikel kommen dann ohne Lieferantenverknüpfung, Packungsgröße oder Preis an – Informationen, auf die das Berichtswesen angewiesen ist –, und die Zahlen lassen sich standortübergreifend nicht mehr abstimmen.

Kontrolle bedeutet nicht, Mitarbeitende auszusperren. Es bedeutet einen einzigen sauberen Artikelstamm, den jeder Standort teilt, aufgebaut mit Supys Restaurant-Warenwirtschaftssoftware, mit einem Anfrage-und-Genehmigungsschritt davor. Der Rest dieses Leitfadens zeigt, wer anfragen, wer genehmigen und wie Lieferungen fließen können, während die Kontrolle aktiv ist.

Legen Sie fest, wer einen Artikel anfragen und wer ihn genehmigen darf

Die Kontrolle des Katalogwachstums beginnt damit, zwei Rechte zu trennen, die normalerweise zusammen liegen: einen Artikel anzufragen und ihn zu genehmigen. Ein Linienköche oder ein Standortleiter kann melden, dass ein Produkt fehlt, aber nur ein Einkaufsleiter sollte entscheiden, ob es in den gemeinsamen Katalog aufgenommen wird. Artikelerstellungsrechte auf benannte Rollen zurückzuziehen ist eine Anwendung der rollenbasierten Zugriffskontrolle – unser Leitfaden zur rollenbasierten Zugriffskontrolle für Restaurantbestand behandelt das erweiterte Berechtigungsmodell.

Supy bietet über 200 anpassbare Berechtigungen, sodass Sie das Anfragerecht breit und das Genehmigungsrecht eng vergeben können. Dieselbe Genehmigungsreihe begrenzt auch Ausgaben: sequenzielle Genehmigungen mit bis zu 5 Genehmigern, festgelegt nach Filiale und Bestellwert. Unser Leitfaden zu Restaurantausgabenkontrollen und Beschaffungsgenehmigung erläutert diesen Aspekt.

Unvollständige Artikel in der Warteschlange abfangen, bevor sie ins Berichtswesen gelangen

Ein angefragter Artikel gelangt nicht direkt in den Katalog. Er landet in einer Warteschlange für ausstehende Artikel, in der ein Genehmiger mit der entsprechenden Berechtigung jede Anfrage in einer einzigen Ansicht prüft, bevor etwas live geht. So werden unvollständige Datensätze vom Berichtswesen ferngehalten.

Einen unvollständigen Artikel hier abzufangen ist einfach: eine kurze Prüfung, bevor er live geht. Lässt man ihn durch, taucht der fehlende Preis als falsche Zahl im Berichtswesen auf. Bis zum Monatsende bricht das die standortübergreifende Abstimmung, und die Korrektur kostet weit mehr Aufwand als die Prüfung.

Jeder neue Artikel hat drei Ebenen, und die Warteschlange ermöglicht es dem Genehmiger, sie zusammen oder einzeln zu bestätigen:

• Grundartikel. Das Produkt selbst, einmal benannt, damit jeder Standort denselben Eintrag verwendet.
• Verpackung. Die Packungsgröße und Einheit, in der der Artikel eingekauft und gezählt wird.
• Lieferantenverknüpfung. Welcher Lieferant es zu welchem Preis liefert.

Die Genehmigung des Grundartikels kann kaskadierend seine Verpackung und Lieferantenverknüpfung in einer einzigen Aktion genehmigen, oder der Genehmiger kann jede Ebene separat freigeben. Die Ablehnung eines Artikels storniert automatisch seine ausstehende Verpackung und Lieferantenverknüpfungen, sodass ein unvollständiger Eintrag nie die aktive Liste erreicht. Der Genehmiger sieht den gesamten Rückstand an einem Ort, anstatt Anfragen über Standorte hinweg nachzuverfolgen.

Neue Artikel aus dem Wareneingangsbeleg genehmigen, ohne Lieferungen zu blockieren

Die Kontrolle muss genau in dem Moment greifen, in dem es am verlockendsten ist, sie zu umgehen: beim Wareneingang. Wenn eine Lieferung ein Produkt enthält, das keinem Katalogeintrag entspricht, würde der Wareneingangsbeleg (GRN) normalerweise gestoppt, während jemand den Artikel anlegt. Dieser Druck veranlasst das Wareneingangs-Team, ad hoc Artikel zu erstellen, nur um die Lieferung zu buchen.

Supy löst das, ohne die Kontrolle aufzugeben. Ein nicht zugeordneter Artikel in einem GRN landet in der gleichen Genehmigungswarteschlange, anstatt den Beleg zu blockieren, sodass die Lieferung trotzdem erfasst wird. Ein Leiter mit der Genehmigungsberechtigung gibt den Artikel frei, und in dem Moment, in dem er genehmigt wird, wird der wartende GRN automatisch entsperrt. Das Wareneingangs-Team muss die Lieferung nicht erneut eingeben, und niemand muss unter Zeitdruck an der Hintertür einen ungeprüften Artikel anlegen.

Wo beginnen: Kontrolle auf Ihre Situation abstimmen

Wählen Sie die Zeile, die Ihrer Situation entspricht, und setzen Sie die eine Maßnahme daneben um. Es geht darum, die Lücke zu schließen, die Ihrem Unternehmen tatsächlich schadet, und nicht alle Berechtigungen auf einmal neu aufzubauen.

Beginnen Sie mit der Zeile, die Ihrer heutigen Situation entspricht, setzen Sie diese eine Maßnahme um und halten Sie den Katalog sauber, während Sie den Rest hinzufügen. Ein gemeinsamer Artikelstamm mit einem Anfrage-und-Genehmigungsschritt davor hält die Kosten über alle Standorte hinweg abstimmbar.