Lieferantenrechnungen abstimmen: Lagerverwaltung und Buchhaltung synchronisieren

Abstimmen beginnt damit, wo die Summen auseinanderliefen

Lieferantenrechnungssumme und Hauptbuch stimmen nicht überein, weil eine Zahl in einem System geändert wurde und im anderen nicht. Um die Differenz zwischen Ihrer Bestandsaufzeichnung und Ihrer Buchhaltungssoftware abzugleichen, finden Sie heraus, wo die beiden auseinandergelaufen sind, benennen Sie die Ursache, und wenden Sie die eine Korrektur an, die diese Ursache erfordert. Supy zeigt drei Synchronisierungsstatus auf jedem Lieferantenauftrag, damit Sie sehen, welches System ein Dokument nicht erreicht hat.

Diese drei Status befinden sich auf der Detailseite jedes Auftrags – einer für die Lieferantenintegration, einer für das Buchhaltungssystem und einer für die Kasse. Eine Summe, die in Ihrer Bestandsaufzeichnung stimmt, aber im Hauptbuch nicht, zeigt Ihnen, dass das Dokument auf dem Weg zur Buchhaltung stecken geblieben ist, nicht auf dem Eingangsweg. Sie hören auf zu raten, welche Zeile sich verändert hat, und beginnen beim System, das die Aktualisierung nie erhalten hat.

Supy liest den Live-Synchronisierungsstatus direkt aus dem verbundenen Hauptbuch. Eine Übertragung an Xero oder QuickBooks wird als erledigt oder fehlgeschlagen zurückgemeldet, sodass Sie das andere System nicht von Hand prüfen müssen. Supy verbindet sich direkt mit QuickBooks, Xero, Zoho Books, Wafeq und über 75 Plattformen und überträgt Rechnungen und Gutschriften automatisch an das Hauptbuch.

Nicht jede Plattform hat einen nativen Konnektor. Wo keiner vorhanden ist, ist der Weg ein Dokumentenexport statt einer Live-Übertragung. Klären Sie, welcher Fall bei Ihnen vorliegt, bevor Zahlen sich von selbst bewegen. Die Funktion für Rechnungen und Gutschriften ist der Ort, wo diese Dokumente und ihre Status zu finden sind.

Sobald Sie wissen, welches System die falsche Zahl enthält, ist die Ursache fast immer eine von wenigen wiederkehrenden. Arbeiten Sie sie der Reihe nach durch.

Wenn sich Preis oder Menge beim Wareneingang geändert haben

Die häufigste Lücke öffnet sich an der Tür. Eine Lieferung kommt unvollständig oder zu einem anderen Preis an, und der Mitarbeiter korrigiert die Menge oder den Preis im Wareneingangsschein (GRN). Die Bestandsaufzeichnung trägt nun die korrigierte Zahl, während die ursprüngliche Rechnungssumme noch im Hauptbuch steht. Beide waren gleich, bis der Wareneingang eine davon geändert hat.

Supy sammelt alle korrigierten Positionen an einem Ort, damit Sie nicht danach suchen müssen. Die Seite „Eingegangene Artikel“ listet jeden eingegangenen Artikel als eigene Zeile und öffnet sich mit dem Preisabweichungsfilter, sodass die Zeilen, die sich verändert haben, als erstes angezeigt werden. Jede Zeile trägt einen Status, der Ihnen sagt, wo sie steht:

• Überprüfung erforderlich. Der eingegangene Preis stimmt nicht mit dem erwarteten Preis überein, und niemand hat darauf reagiert.
• Preis aktualisiert. Jemand hat den neuen Preis akzeptiert, sodass Aufzeichnung und Hauptbuch nun übereinstimmen sollten.
• Gutschrift erstellt. Eine Gutschrift deckt die Differenz ab, was die Lücke behebt, sobald diese Gutschrift synchronisiert ist.
• Ignoriert. Ein Prüfer hat die Differenz als zu gering eingestuft.
• Rabatt. Der niedrigere Preis war ein vereinbarter Rabatt, kein Fehler.

Filtern Sie nach den Zeilen, die noch überprüft werden müssen, aktualisieren Sie den erwarteten Preis oder erstellen Sie eine Gutschrift aus der Zeile heraus, und die Bestandszahl und die gebuchte Summe stimmen wieder überein. Das Erkennen einer Lieferantenüberrechnung vor der Zahlung ist eine eigenständige Aufgabe mit ihrem eigenen Ablauf, behandelt unter Lieferantenüberrechnungen erkennen.

Wenn dieselbe Rechnung zweimal gebucht wurde

Eine doppelte Rechnung bläht die Hauptbuchsumme auf, während die Bestandsaufzeichnung, die die Lieferung einmal gezählt hat, korrekt bleibt. Diese Lücke läuft in die falsche Richtung: Die Buchhaltung ist höher als der Wareneingang, nicht niedriger. Es passiert, wenn ein Lieferant eine Kopie erneut sendet oder ein manueller Eintrag auf einem automatischen landet.

Supy hält die meisten Duplikate an der Tür zurück, anstatt sie Ihnen später zum Rückabwickeln zu überlassen. Wenn der KI-Rechnungseingang ein Dokument als mögliches Duplikat kennzeichnet, hält es dieses Dokument zur Überprüfung zurück, anstatt es zu buchen. Die zweite Kopie erreicht das Hauptbuch nie. Sie bestätigen oder verwerfen die Sperrung, und nur eine Kopie wird gebucht.

Falls ein Duplikat gebucht wurde, bevor die Sperrung es abfangen konnte, können Sie die gebuchte Zahl nicht direkt bearbeiten. Entfernen Sie die zusätzliche Kopie über den unten beschriebenen Korrekturweg, und buchen Sie dann das einzelne saubere Dokument erneut. Wie der Eingang jede Rechnung abgleicht und liest, wird unter dem Rechnungs-E-Mail-Eingang behandelt.

Wenn eine Gutschrift oder Zusatzgebühr das Hauptbuch nie erreicht hat

Eine Gutschrift, die nie synchronisiert wurde, ist die klassische System-zu-System-Lücke. Nehmen wir an, eine Rechnung über 4.280 € geht ein, eine Lieferung ist unvollständig, und Sie erstellen eine Gutschrift über 135 €. Der korrigierte Zahlbetrag beträgt 4.145 €, was Ihre Bestandsaufzeichnung zeigt.

Die ursprüngliche Rechnung wurde vor der Synchronisierung der Gutschrift ins Hauptbuch gebucht, sodass die Buchhaltung noch 4.280 € ausweist. Die 135 € Lücke ist die fehlende Gutschrift, kein Zählfehler.

Supy überträgt Gutschriften auf dieselbe Weise an das verbundene Hauptbuch wie Rechnungen, sodass eine erstellte Gutschrift ohne zweiten manuellen Eintrag in der Buchhaltung landet. Prüfen Sie den Buchungssynchronisierungsstatus der Gutschrift selbst: Wenn er als fehlgeschlagen angezeigt wird, senden Sie sie erneut, und Ihre Buchhaltungssoftware zeigt die korrigierte Summe an. Gutschriften, die gegen Wareneingangsabweichungen erstellt wurden, haben ihre eigene Bearbeitung unter Gutschriften für Wareneingangsabweichungen.

Zusatzgebühren öffnen dieselbe Lücke von der anderen Seite. Eine Liefer-, Service- oder Bearbeitungsgebühr von 35 € hat oft keine offensichtliche Position in Ihrer Bestandsaufzeichnung und keinen eigenen Sachkontocode. Sie wird von Hand fallen gelassen oder umgemappt, und die Summen driften auseinander.

Supy berücksichtigt eine Zusatzgebühr auf der Rechnung, sodass die gebuchte Summe den vollständigen in Rechnung gestellten Betrag widerspiegelt. Ordnen Sie die Gebühr einmal ihrem Sachkontocode zu, und die Zahl fließt künftig von selbst durch.

Wenn die Rechnung bereits gebucht und die Zahlen gesperrt sind

Sobald eine Rechnung in das verbundene Buchhaltungssystem gebucht wurde, können Sie sie nicht mehr direkt bearbeiten. Eine Korrektur bedeutet, das Dokument zuerst zu stornieren oder zu löschen, dann die richtige Version erneut einzugeben. Das ist die Regel, die Betreiber in die Falle tappen lässt, die versuchen, eine gebuchte Zahl direkt zu korrigieren, und zusehen, wie die zwei Systeme weiter auseinanderdriften.

Arbeiten Sie die Korrektur in der richtigen Reihenfolge ab, um dasselbe Dokument nie zweimal zu buchen:

• Das falsche Dokument stornieren oder löschen im Buchhaltungssystem zuerst, was die gesperrte Zahl freigibt.
• Quelle in Supy korrigieren: den korrigierten Preis akzeptieren, die Gutschrift erneut senden oder der Zusatzgebühr ihren Sachkontocode zuweisen.
• Das saubere Dokument erneut buchen, damit das Hauptbuch die korrigierte Summe trägt.

Wenn mehrere Dokumente dieselbe Behandlung benötigen, buchen Sie sie gemeinsam. Supy ermöglicht Ihnen, mehrere Dokumente in einer Sammelaktion in das verbundene Buchhaltungssystem zu buchen. Ein Rückstand über drei Filialen wird in einem einzigen Durchgang abgearbeitet statt Rechnung für Rechnung. Dafür zu sorgen, dass sich dieser Rückstand gar nicht erst aufbaut, ist der Zweck der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung.

Symptom dem passenden Lösungsweg zuordnen

Ordnen Sie das Symptom seiner Ursache zu und wenden Sie dann die passende Lösung an. Das Symptom sagt Ihnen, welches System die falsche Zahl enthält – das ist der gesamte Abstimmungsvorgang in einer Zeile.

Beginnen Sie mit dem Synchronisierungsstatus auf dem Auftrag, da er das System benennt, bevor Sie eine einzige Zeile lesen. Abstimmen an der Quelle, auf die der Status zeigt, erneut buchen, und die zwei Summen stimmen wieder überein. Der eine Schritt, der das meiste davon verhindert, ist das tägliche Klären von Gutschriften und Abweichungen, bevor die Rechnung gebucht wird und die Zahlen sperrt.