Réconcilier les totaux des factures fournisseurs : stocks et comptabilité

Réconcilier le total en trouvant d'abord où les chiffres ont divergé

Votre total de facture fournisseur et votre grand livre comptable diffèrent parce que le chiffre a changé dans un système et pas dans l'autre. Pour réconcilier l'écart entre votre enregistrement des stocks et votre logiciel de comptabilité, trouvez où les deux ont divergé, nommez la cause et appliquez la correction unique que cette cause requiert. Supy affiche trois statuts de synchronisation sur chaque commande fournisseur, afin que vous puissiez voir quel système n'a pas reçu le document.

Ces trois statuts se trouvent sur la page de détail de chaque commande, l'un pour l'intégration fournisseur, l'un pour le système comptable et l'un pour le point de vente. Un total correct dans votre enregistrement des stocks mais incorrect dans le grand livre vous indique que le document s'est bloqué en route vers la comptabilité, et non à l'entrée. Vous cessez de deviner quelle ligne a bougé et commencez par le système qui n'a jamais reçu la mise à jour.

Supy lit le statut de synchronisation en direct directement depuis le grand livre connecté. Un envoi vers Xero ou QuickBooks revient comme effectué ou échoué, vous n'avez donc pas à vérifier l'autre système manuellement. Supy se connecte directement à QuickBooks, Xero, Zoho Books, Wafeq et plus de 75 plateformes et transmet les factures et les avoirs au grand livre automatiquement.

Toutes les plateformes ne disposent pas d'un connecteur natif. Lorsqu'il n'y en a pas, le chemin est une exportation de document plutôt qu'un envoi en direct. Confirmez dans quel cas vous vous trouvez avant que les chiffres ne bougent d'eux-mêmes. La fonctionnalité factures et avoirs est l'endroit où ces documents et leurs statuts sont accessibles.

Une fois que vous savez quel système contient le mauvais chiffre, la cause est presque toujours l'une des quelques récurrentes. Travaillez-les dans l'ordre.

Quand le prix ou la quantité a changé à la réception

L'écart le plus courant s'ouvre à la porte. Une livraison arrive incomplète ou à un prix différent, et l'employé corrige la quantité ou le prix dans le bon de réception (BDR). L'enregistrement des stocks porte désormais le chiffre corrigé, tandis que le total de facture d'origine se trouve encore dans le grand livre. Les deux étaient égaux jusqu'à ce que la réception en modifie un.

Supy regroupe tous les articles corrigés en un seul endroit afin que vous n'ayez pas à les chercher. La page « Articles reçus » liste chaque article reçu comme une ligne distincte et s'ouvre avec le filtre d'écart de prix activé, de sorte que les lignes qui ont changé apparaissent en premier. Chaque ligne porte un statut qui vous indique où elle en est :

• Révision requise. Le prix reçu ne correspond pas au prix attendu et personne n'a répondu.
• Prix mis à jour. Quelqu'un a accepté le nouveau prix, de sorte que l'enregistrement et le grand livre devraient maintenant correspondre.
• Avoir créé. Un avoir couvre la différence, ce qui comble l'écart une fois cet avoir synchronisé.
• Ignoré. Un examinateur a jugé la différence trop faible.
• Remise. Le prix inférieur était une remise convenue, non une erreur.

Filtrez sur les lignes qui nécessitent encore une révision, mettez à jour le prix attendu ou créez un avoir depuis la ligne, et le chiffre d'inventaire et le total comptabilisé coïncideront à nouveau. Détecter une surfacturation fournisseur avant le paiement est une tâche distincte avec son propre workflow, traitée sous surfacturation fournisseur.

Quand la même facture a été comptabilisée deux fois

Une facture en double gonfle le total du grand livre, tandis que l'enregistrement des stocks, qui a compté la livraison une seule fois, reste correct. Cet écart va dans le mauvais sens : la comptabilité est supérieure à la réception, pas inférieure. Cela se produit quand un fournisseur envoie une copie à nouveau ou qu'une saisie manuelle s'ajoute à une saisie automatique.

Supy bloque la plupart des doublons à la porte plutôt que de vous laisser les annuler plus tard. Quand la boîte de réception de factures IA marque un document comme possible doublon, elle le retient pour révision au lieu de le comptabiliser. La deuxième copie n'atteint jamais le grand livre. Vous confirmez ou rejetez le blocage, et une seule copie est comptabilisée.

Si un doublon a été comptabilisé avant que le blocage ne le détecte, vous ne pouvez pas modifier le chiffre comptabilisé directement. Supprimez la copie supplémentaire par le chemin de correction décrit ci-dessous, puis recomptabilisez le seul document propre. La façon dont la boîte de réception lit et fait correspondre chaque facture est traitée sous la boîte de réception de factures par e-mail.

Quand un avoir ou une charge supplémentaire n'a jamais atteint le grand livre

Un avoir jamais synchronisé est l'écart classique de système à système. Supposons qu'une facture de 4 280 € arrive, qu'une livraison soit incomplète et que vous créiez un avoir de 135 €. Le montant net à payer est de 4 145 €, ce que montre votre enregistrement des stocks.

La facture d'origine a été comptabilisée dans le grand livre avant la synchronisation de l'avoir, de sorte que la comptabilité affiche toujours 4 280 €. L'écart de 135 € est l'avoir manquant, non une erreur de comptage.

Supy transmet les avoirs au grand livre connecté de la même façon que les factures, de sorte qu'un avoir créé arrive dans la comptabilité sans deuxième saisie manuelle. Vérifiez le statut de synchronisation comptable de l'avoir lui-même : s'il affiche échoué, renvoyez-le et votre logiciel de comptabilité affichera le total corrigé. Les avoirs créés contre des écarts de réception ont leur propre traitement sous avoirs pour écarts de réception.

Les charges supplémentaires ouvrent le même écart de l'autre côté. Une charge de livraison, de service ou de manutention de 35 € n'a souvent aucune ligne évidente dans votre enregistrement des stocks et aucun code de compte dédié. Elle est abandonnée ou remappée manuellement et les totaux divergent.

Supy tient compte d'une charge supplémentaire sur la facture, de sorte que le total comptabilisé reflète le montant total facturé. Mappez la charge à son code de compte la première fois que vous la voyez, et le chiffre se propagera de lui-même sur les factures ultérieures.

Quand la facture a déjà été comptabilisée et les chiffres sont verrouillés

Une fois qu'une facture est comptabilisée dans le logiciel de comptabilité connecté, vous ne pouvez plus la modifier directement. Corriger signifie d'abord annuler ou supprimer le document, puis ressaisir la version correcte. C'est la règle qui piège les opérateurs qui essaient de corriger un chiffre comptabilisé directement et regardent les deux systèmes diverger davantage.

Travaillez la correction dans le bon ordre pour ne jamais comptabiliser le même document deux fois :

• Annuler ou supprimer le mauvais document dans le système comptable en premier, ce qui libère le chiffre verrouillé.
• Corriger à la source dans Supy : accepter le prix corrigé, renvoyer l'avoir ou attribuer le code de compte à la charge supplémentaire.
• Recomptabiliser le document propre pour que le grand livre porte le total corrigé.

Quand plusieurs documents nécessitent le même traitement, comptabilisez-les ensemble. Supy vous permet de comptabiliser plusieurs documents dans le système de comptabilité connecté en une action groupée. Un arriéré sur trois sites est traité en une seule passe plutôt que facture par facture. Éviter que cet arriéré ne s'accumule est l'objet de l'automatisation des comptes fournisseurs.

Associer le symptôme au bon chemin de résolution

Associez le symptôme à sa cause, puis appliquez la correction appropriée. Le symptôme vous indique quel système contient le mauvais chiffre — c'est l'ensemble du processus de réconciliation en une ligne.

Commencez par le statut de synchronisation sur la commande, car il identifie le système avant que vous lisiez une seule ligne. Réconciliez à la source sur laquelle le statut pointe, recomptabilisez, et les deux totaux coïncideront à nouveau. L'étape unique qui prévient le plus gros de cela est de traiter les avoirs et les écarts quotidiennement, avant que la facture ne soit comptabilisée et que les chiffres ne se verrouillent.