Preisfehler im Wareneingangsbeleg: Gleitenden Durchschnittspreis korrigieren

Ein falscher Preis in einem einzigen Wareneingangsbeleg kündigt sich nicht an. Die Menge ist richtig, der Lieferant ist richtig, die Lieferung ist eingetroffen, auf dem Bildschirm sieht nichts falsch aus. Aber der Einzelpreis ist falsch. Diese eine Zahl überschreibt stillschweigend den gleitenden Durchschnittspreis des Artikels und damit jedes Rezept, jeden Wareneinsatzprozentsatz und jede Lagerbewertung, die darauf basieren. Die meisten Betreiber stellen es Wochen später fest, wenn ein Inventurwert falsch aussieht und niemand sagen kann, warum.

Wie ein falscher Einstandspreis Ihre Kosten verfälscht

Der gleitende Durchschnittspreis baut auf Ihrer Einkaufshistorie auf, daher fließt jeder Wareneingangsbeleg ein. Enthält ein Beleg einen falschen Einzelpreis, vermischt das System diesen Wert mit dem bisherigen Durchschnitt und berechnet die Rezeptkosten neu. Ein einziger Tippfehler überträgt sich so von einer Lieferung auf die Rezeptkosten, den Wareneinsatzprozentsatz und den Wert aller noch im Lager befindlichen Waren.

Ein Wareneingangsbeleg erfasst, was geliefert wurde und zu welchem Preis. Supy liest den Preis jedes Belegs aus, aktualisiert den gleitenden Durchschnittspreis des Artikels im Lagerbuch und berechnet die theoretischen Kosten jedes Rezepts neu, das diesen Artikel verwendet. Das ist genau das gewünschte Verhalten, wenn sich der tatsächliche Lieferantenpreis ändert. Es macht einen Tippfehler jedoch auch gefährlich, weil das System einen falschen Preis genauso behandelt wie einen echten.

Ein Beispiel zeigt, wie weit eine einzige Zahl reicht. Angenommen, Sie lagern 30 Liter Speiseöl zu je 3,00 $ pro Liter, also einen Bestandswert von 90 $. Eine Lieferung von 20 Litern kommt an, auf der Rechnung insgesamt 60,00 $. Jemand gibt diese 60,00 $ in das Feld für den Einzelpreis ein, sodass das System die Lieferung mit 1.200 $ statt 60,00 $ bucht. Ihr gleitender Durchschnittspreis beträgt nun 1.290 $ auf 50 Liter, also 25,80 $ pro Liter: das 8,6-fache des tatsächlichen Preises, und jedes Gericht mit diesem Öl erscheint 8,6-mal teurer in der Herstellung.

Es gab keine Fehlermeldung, und die vorhandene Menge ist noch korrekt. Nur die Kosten stimmen nicht, deshalb bleibt der Fehler so gut verborgen.

Woher der falsche Preis kommt

Die meisten verfälschten Durchschnittspreise lassen sich auf einige wenige Wareneingangsgewohnheiten zurückführen, nicht auf das System selbst. Jede davon trägt eine plausibel aussehende Zahl in das Preisfeld ein, sodass kein Alarm ausgelöst wird.

• Ein Mengeneinheits-Fehler. Die Rechnung zeigt einen Kartons- oder Verpackungspreis und jemand gibt ihn für eine Einzeleinheit ein, oder umgekehrt. Der Gesamtbetrag landet im Einzelpreisfeld, und die Kosten steigen um die Packungsgröße.
• Ein veralteter, übertragener Preis. Ein alter Preis wird auf einen neuen Beleg kopiert, weil der Katalog nie aktualisiert wurde, sodass der Durchschnittspreis gegen eine Zahl driftet, die der Lieferant seit Monaten nicht mehr berechnet.
• Ein doppelt erfasster Beleg. Dieselbe Lieferung wird zweimal als Wareneingang erfasst. Menge und Ausgaben verdoppeln sich, und der Durchschnittspreis verschiebt sich, selbst wenn alle Preise auf beiden Belegen korrekt sind.
• Gebühren auf Artikelpositionen aufgeteilt. Paletten-, Liefer- oder Kraftstoffgebühren werden zu Artikelpreisen addiert statt separat verbucht, was die Kosten von Waren erhöht, die tatsächlich nicht mehr kosteten.

Das Muster dahinter ist bei allen vier dasselbe. Das Preisfeld akzeptiert alles, was eingegeben wird, und ein falscher Eintrag wird zur neuen Wahrheit für diesen Artikel, bis jemand es bemerkt.

So erkennen Sie den Fehler vor der Inventur

Sie können einen falschen Preis noch am Tag seines Eintreffens erkennen, anstatt darauf zu warten, dass die Inventur ihn aufdeckt. Die folgenden Prüfungen dauern Minuten und laufen gegen das, was das System bereits speichert.

• Vergleichen Sie die beiden Kostenwerte. Supy führt für jeden Artikel an jedem Standort einen gleitenden Durchschnittspreis und den zuletzt gezahlten Einkaufspreis. Liegt der Durchschnittspreis weit über oder unter dem zuletzt tatsächlich gezahlten Preis, hat ein Beleg ihn verzerrt, und die Differenz zeigt, um wie viel.
• Filtern Sie Wareneingänge nach Preisabweichungen. Die Seite Eingegangene Artikel listet alle eingegangenen Positionen Ihrer Wareneingangsbelege auf und öffnet mit einer Ansicht für Preisabweichungen. Jede Position ist als Überprüfung erforderlich, Preis aktualisiert, Gutschrift erteilt oder Ignoriert gekennzeichnet, sodass Sie eine kurze Ausnahmeliste bearbeiten, anstatt jede Lieferung erneut zu lesen.
• Verfolgen Sie den Kostenentwicklungs-Verlauf. Jede Preisänderung berechnet die betroffenen Rezepte neu und schreibt einen zeitgestempelten Datensatz darüber, was die Bewegung ausgelöst hat. Ein plötzlicher Sprung lässt sich direkt auf den Beleg zurückverfolgen, der ihn verursacht hat, ohne Tabellenkalkulationsarchäologie.
• Scannen Sie die Lagerbewegungshistorie. Filtern Sie die Bewegungen eines Artikels auf Wareneingänge und exportieren Sie die Liste. Ein Ausreißerpreis fällt im Vergleich zu jedem anderen Eingang desselben Artikels auf, und der Export liefert der Buchhaltung den Nachweis in einer Form, die sie aufbewahren kann.

Führen Sie diese Prüfungen zuerst für Ihre umsatzstärksten Artikel durch. Ein falscher Preis bei Öl, Milchprodukten oder Proteinen verschiebt den Durchschnittspreis weit mehr als derselbe Fehler bei einem Beilagenprodukt, das niemand in großen Mengen kauft.

So korrigieren Sie den Preis, ohne das Lagerbuch zu beschädigen

Die Korrektur der Kosten bedeutet nicht, die Lieferung zu löschen. Ein gebuchter Wareneingangsbeleg ist gesperrt, damit der Lager- und Kostendatensatz intakt bleibt, das heißt, Sie korrigieren den Preis an Ort und Stelle, anstatt die Historie zu löschen.

• Aktualisieren Sie den erwarteten Preis. Legen Sie auf der Seite Eingegangene Artikel den korrekten Einzelpreis für die markierte Position fest. Supy berechnet den gleitenden Durchschnittspreis des Artikels und jedes Rezept, das ihn verwendet, neu: die Zahlen erholen sich ohne manuelle Neuberechnung.
• Erstellen Sie eine Gutschrift bei einem echten Überpreis. Hat der Lieferant tatsächlich zu viel berechnet, buchen Sie eine Lieferantenrücksendung. Diese wird als Gutschrift mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert und dem Lieferanten per E-Mail mitgeteilt, sodass Bücher und Lieferantenbeziehung stimmen.
• Bewahren Sie den Prüfpfad. Jede Änderung und jede Rücksendung wird mit Zeitstempel und dem Namen der Person protokolliert, die sie vorgenommen hat. Diesen Datensatz zeigen Sie einem Lieferanten bei einer Reklamation und einem Prüfer am Jahresende vor.

Korrigieren Sie die Kosten vor der nächsten Zählung, nicht danach. Sobald eine Inventur auf Basis eines verfälschten Durchschnittspreises bewertet wird, ist die ausgewiesene Abweichung Rauschen, und Sie verbringen die Überprüfung damit, einer Lücke nachzujagen, die nie existiert hat.

Falls Sie nicht sicher sind, ob dies in Ihrem eigenen Betrieb vorkommt, klären drei Prüfungen es schnell. Rufen Sie alle Artikel ab, bei denen der Durchschnittspreis und der letzte Einkaufspreis weit auseinanderliegen. Öffnen Sie die Seite Eingegangene Artikel und suchen Sie nach noch zur Überprüfung markierten Positionen. Prüfen Sie, ob eine aktuelle Inventurbewertung stärker geschwankt hat, als es die dahinterliegenden Lieferungen erklären können. Ergibt eine der drei Prüfungen einen Treffer, beginnen Sie mit dem Artikel, dessen Durchschnittspreis am weitesten von seinem letzten Preis entfernt liegt. Dort wartet die größte Korrektur.

Falsche Einstandspreise sind eine der stillen Ursachen, warum der Wareneinsatz ohne offensichtlichen Grund driftet. Supy erfasst den Preis an der Tür und hält den Durchschnitt korrekt. Die Inventur wird zum Moment, in dem Sie die Zählung bestätigen, nicht zum Moment, in dem Sie erfahren, dass die Kosten die ganze Zeit falsch waren.