Modèle gratuit de gestion des stocks pour restaurant

La gestion d'un restaurant performant passe inévitablement par une bonne maîtrise de vos stocks. Mais gérer les stocks de votre restaurant peut être une tâche complexe, et il ne s'agit pas de la plus simple qui soit.

Notre modèle gratuit de gestion des stocks pour restaurant, disponible sur Excel & Google Sheets, est un excellent point de départ pour mesurer et surveiller vos stocks.

Cet article présente également les meilleures pratiques à adopter pour que la gestion de vos stocks de restaurant devienne une seconde nature pour vous et votre équipe.

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Modèle de gestion des stocks pour restaurant : Ce que vous pouvez en faire

Notre modèle gratuit est une représentation directe des meilleures pratiques que nous avons intégrées dans notre logiciel de gestion des stocks pour restaurant. Bien sûr, l'avantage d'un logiciel est que bon nombre des tâches que nous décrirons ci-dessous sont automatisées pour vous ! Cependant, commencer avec une simple feuille de calcul est plus que suffisant pour démarrer.

Grâce à ce modèle, vous pourrez lister vos articles, spécifier leur quantité, leur prix et leurs fournisseurs, et définir et observer les stocks minimum (ou la quantité de stock optimale dont vous avez besoin pour chaque ingrédient afin de fonctionner sans accroc).

Vous pourrez également spécifier les différents conditionnements dans lesquels chaque article est livré, ainsi que la catégorie de chaque article, l'unité de mesure de base de l'article et son coût. Vous pourrez aussi voir la quantité en stock, la valeur des stocks et la quantité à commander.

Notre modèle de gestion des stocks pour restaurant vous fournit également toutes les formules nécessaires pour compter vos stocks rapidement et avec précision. En d'autres termes, Supy effectue les conversions d'unités pour vous. Vous pouvez également utiliser notre feuille pour compter les stocks en équipe en attribuant différentes catégories d'articles à différents membres de l'équipe. Supy se chargera ensuite de combiner les articles comptés pour vous. Vous pouvez encore réduire les frictions en ouvrant cette feuille sur un appareil mobile pour éviter le comptage papier, qui entraîne souvent des erreurs humaines.

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11 conseils pour gérer des stocks de restaurant performants et rentables

Maintenir vos stocks de restaurant à jour, fiables et précis n'est pas une tâche aisée : elle nécessite de la discipline, des processus rigoureux, du personnel dédié et, idéalement, des outils adaptés et sans friction (c'est-à-dire un logiciel).

Voici de nombreuses meilleures pratiques que vous pouvez utiliser en complément de notre modèle gratuit de gestion des stocks pour vous mettre sur la bonne voie :

1. Enregistrez les événements de stock au moment où ils se produisent
2. Oubliez le papier : optez pour des solutions numériques
3. Configurez vos articles & recettes avec précision
4. Définissez les stocks minimum et de sécurité
5. Catégorisez vos stocks de restaurant
6. Créez des centres de coûts & de revenus
7. Définissez clairement les rôles et autorisations des utilisateurs
8. Effectuez des prises d'inventaire et des contrôles ponctuels réguliers
9. Rationalisez les processus d'approvisionnement
10. Consacrez du temps aux rapports & à l'analyse
11. Responsabilisez les employés

1. Enregistrez les événements de stock au moment où ils se produisent

Rien n'entre ou ne sort de vos stocks de restaurant si vous ne l'enregistrez pas ! En effet, la précision commence par l'enregistrement précis de vos factures, pertes et déstockages à chaque fois que vous recevez des articles, perdez des ingrédients ou vendez des articles.

De nombreux restaurants ont encore du mal à suivre, notamment en raison des frictions liées à l'enregistrement manuel des événements de stock et/ou sur papier, ce qui fait du suivi de pratiquement tous les événements de stock une tâche chronophage et fatigante. Dans les cas où un système de gestion des stocks a déjà été installé, un manque de rigueur dans l'enregistrement des événements de stock peut provenir de la mauvaise ergonomie du système. Une expérience utilisateur difficile incite les équipes à retarder l'enregistrement de la facture (dans le meilleur des cas), ou à ne pas l'enregistrer du tout (dans le pire des cas).

Envisagez également l'utilisation de solutions adaptées aux mobiles. L'enregistrement des événements au moment où ils se produisent est encore plus facilité lorsque vous disposez d'un appareil mobile. La nécessité de retarder l'enregistrement d'un événement parce que vous devez être devant un ordinateur s'ajoute au manque de rigueur et à l'augmentation des erreurs humaines.

2. Oubliez le papier : optez pour des solutions numériques

Compter les stocks sur papier est un processus fastidieux et sujet aux erreurs que les entreprises doivent éviter à tout prix. La nature manuelle du comptage des stocks sur papier entraîne des inefficacités et des retards. La nécessité d'enregistrer et de comptabiliser physiquement chaque article prend du temps, nuit à la productivité et gaspille des ressources précieuses. De plus, le comptage des stocks sur papier ne permet pas une visibilité et un suivi en temps réel, ce qui rend difficile l'identification des écarts ou la surveillance précise des niveaux de stocks. C'est pourquoi vous devez privilégier les Solutions numériques (notamment Excel et Google Sheets) plutôt que le papier physique.

Dans le monde technologiquement avancé d'aujourd'hui (et face à une concurrence acharnée ne laissant aucune place aux erreurs), adopter des systèmes de gestion des stocks numériques offre une précision, une rapidité et une efficacité supérieures, rationalisant les opérations et permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées par les données.

3. Configurez vos articles & recettes avec précision

Construire les bases de votre inventaire (vos articles, recettes, fournisseurs...) avec précision augmente vos chances de maintenir sa fiabilité.

Configurez vos articles en définissant leurs unités de mesure, leur emplacement de stockage, ainsi que les stocks minimum et de sécurité par inventaire (cuisine, bar, équipement...). Spécifiez les différents conditionnements dans lesquels ils se présentent et quel fournisseur les fournit, ainsi que le coût de chaque article par fournisseur et par conditionnement. Cela vous permet de compter plus rapidement et avec plus de précision.

Configurez vos recettes en spécifiant clairement les ingrédients dans des unités de mesure faciles à comprendre. Cela garantit que vos recettes sont reproductibles avec précision et que votre inventaire est déstocké avec exactitude à chaque vente ou perte.

4. Définissez les stocks minimum et de sécurité

Établir des stocks minimum et de sécurité dans votre inventaire de restaurant est essentiel pour maintenir un fonctionnement fluide. Les stocks minimum vous aident à trouver le bon équilibre entre disposer de suffisamment de stock pour répondre à la demande des clients sans surstockage excessif. D'autre part, les niveaux de sécurité agissent comme un filet de protection, garantissant que vous ne manquez jamais d'ingrédients ou de fournitures critiques. Ces niveaux indiquent la quantité minimale d'un article qui doit être maintenue dans votre inventaire à tout moment.

Définir stratégiquement des stocks minimum et de sécurité vous permet d'optimiser la gestion des stocks, de réduire les pertes et de maîtriser les coûts. Vous pouvez éviter d'immobiliser un capital excessif dans des stocks trop importants tout en minimisant le risque de ruptures de stock qui peuvent affecter la satisfaction des clients.

5. Catégorisez vos stocks de restaurant

Organiser votre inventaire en catégories telles que la nourriture, les boissons, les périssables et les fournitures offre de nombreux avantages. Premièrement, cela simplifie le suivi des articles, vous permettant de localiser rapidement des produits spécifiques et de maintenir des enregistrements de stock précis. En catégorisant les articles selon leur nature, vous pouvez facilement identifier les produits à rotation rapide, anticiper la demande et vous assurer que les articles populaires sont toujours bien approvisionnés. De même, la catégorisation aide à identifier les produits à rotation lente, vous permettant de prendre les mesures appropriées comme proposer des promotions ou ajuster les quantités commandées. De plus, organiser l'inventaire en catégories améliore votre capacité à planifier le réapprovisionnement, garantissant que les articles essentiels sont réapprovisionnés en temps voulu tout en minimisant le risque de surstockage. Cette approche systématique rationalise les opérations, optimise la gestion des stocks et conduit finalement à une meilleure efficacité et satisfaction des clients.

6. Créez des centres de coûts & de revenus

Séparer vos inventaires au sein d'un même emplacement, comme un inventaire de bar et un inventaire de cuisine, est important pour une gestion efficace des stocks. Voici pourquoi cela est important :

Suivi des coûts : En créant des inventaires séparés (ou centres de coûts), vous pouvez suivre les dépenses avec précision pour des domaines spécifiques de votre restaurant. Que ce soit la cuisine, le bar, la salle ou d'autres départements, disposer de centres de coûts distincts vous permet de surveiller et d'analyser les coûts et la rentabilité associés à chacun. Ces informations vous permettent de prendre des décisions éclairées et d'identifier les axes d'amélioration.

Contrôle des stocks et des écarts : Maintenir des inventaires séparés pour chaque zone permet un meilleur contrôle et suivi des niveaux de stocks. Vous pouvez désigner des membres du personnel pour superviser chaque inventaire, garantissant une gestion appropriée, un réapprovisionnement en temps voulu et réduisant le risque de pénuries. Ce niveau de contrôle aide à prévenir à la fois le surstockage et le sous-stockage, ce qui se traduit par des opérations plus fluides et un meilleur service client.

N'hésitez pas à faire des copies de notre modèle gratuit et à en attribuer une à chacun de vos inventaires.

7. Définissez clairement les rôles et autorisations des utilisateurs

La principale raison des pertes est la sur-commande, qui se produit souvent en raison d'un manque de contrôle des utilisateurs et d'un processus de décision d'achat basé sur l'intuition plutôt que sur les données. Attribuez des rôles clairs à tous les membres de votre équipe. Accordez des droits tels que « rédiger une commande » et « envoyer une commande » dès le départ, et décidez qui doit avoir le droit d'envoyer le bon de commande, qu'il s'agisse de votre sous-chef, de votre Chef, de votre responsable des achats ou de votre contrôleur de gestion.

8. Effectuez des prises d'inventaire et des contrôles ponctuels réguliers

L'écart est calculé en comparant la valeur théorique de vos stocks à la valeur réelle de vos stocks. Si la valeur réelle est supérieure, il se peut que vous n'ayez pas enregistré les articles avec précision et que vous deviez vérifier si vos employés enregistrent correctement les factures. Si la valeur réelle est inférieure, vous avez un écart sérieux à examiner, allant du vol aux pertes non enregistrées. Et le meilleur moyen de découvrir qu'il existe un écart et d'agir est de compter vos stocks aussi régulièrement que possible.

9. Rationalisez les processus d'approvisionnement

Établissez des relations avec des fournisseurs fiables pour garantir des livraisons ponctuelles et régulières. Revoyez et évaluez régulièrement vos fournisseurs en termes de qualité, de fiabilité et de rapport qualité-prix. De plus, l'enregistrement régulier et précis de vos factures garantit des données de performance des fournisseurs propres et précises, vous permettant de voir quel fournisseur est le plus intéressant avec lequel travailler. Une raison de plus pour rester à jour dans vos factures ! Mesurez les économies par fournisseur, les quantités achetées par fournisseur et négociez de meilleures conditions.

10. Consacrez du temps aux rapports & à l'analyse

Un reporting régulier vous permet d'obtenir des Insights sur les performances de votre inventaire de restaurant et de prendre des décisions éclairées par les données. En analysant les rapports, vous pouvez identifier des tendances, des schémas et des domaines nécessitant des améliorations. Les rapports peuvent fournir des informations précieuses sur la rotation des stocks, les niveaux de stocks et les tendances des ventes. Consacrer du temps dédié au reporting vous garantit une compréhension globale de votre situation de stocks, vous permettant d'optimiser les commandes, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité globale.

Permettre du temps pour l'analyse est crucial lorsque des écarts ou des problèmes surviennent dans votre inventaire. Qu'il s'agisse de dépréciation des stocks, d'écarts d'inventaire ou de changements inattendus dans les niveaux de stocks, l'identification des causes profondes est essentielle. En menant des investigations approfondies, vous pouvez identifier des erreurs potentielles, des inexactitudes, voire des cas de vol. Cela vous permet de prendre des mesures correctives, de mettre en œuvre des mesures préventives et de maintenir l'intégrité de votre système de gestion des stocks.

11. Responsabilisez les employés

Responsabiliser les employés garantit précision, conformité et amélioration continue. En établissant des attentes claires, en surveillant les performances et en fournissant des retours, vous favorisez un sentiment de responsabilité. Les employés responsabilisés sont plus susceptibles de suivre les procédures établies,
d'enregistrer avec précision les données d'inventaire et de signaler rapidement tout problème. Cette responsabilisation favorise des informations d'inventaire fiables, minimise les erreurs et améliore l'efficacité opérationnelle globale.

Conclusion

Maintenir votre inventaire alimentaire précis, fiable et à jour n'est pas une mince affaire, mais il existe des techniques que vous pouvez pratiquer pour rester maître de cette tâche cruciale.

1. Enregistrez les événements au moment où ils se produisent pour éviter les retards et les oublis. Utilisez des solutions adaptées aux mobiles.
2. Optez pour des solutions numériques et abandonnez le papier. La paperasse tend à augmenter les risques d'erreurs humaines et réduit considérablement la productivité.
3. Définissez un standard élevé de précision pour votre inventaire dès le départ, en configurant vos articles et recettes avec précision.
4. L'établissement de stocks minimum et de sécurité dans la gestion des stocks est essentiel pour un restaurant qui fonctionne bien. Les stocks minimum trouvent l'équilibre entre la demande des clients et le surstockage, tandis que les niveaux de sécurité garantissent que les fournitures critiques sont toujours disponibles. En définissant ces niveaux de manière stratégique, les restaurants optimisent leurs stocks, réduisent les pertes et maîtrisent les coûts.
5. Catégorisez votre inventaire pour mieux surveiller les performances par catégorie, ce qui vous donne un contrôle plus granulaire sur vos stocks.
6. Séparer les inventaires du bar et de la cuisine au sein d'un même emplacement améliore l'organisation, l'efficacité et le contrôle.
7. Attribuez des autorisations claires aux utilisateurs de votre équipe pour établir un contrôle et une responsabilité accrus.
8. Effectuez des prises d'inventaire régulières pour mettre à jour le contenu de votre inventaire aussi régulièrement que possible afin d'identifier les écarts et de les traiter avant qu'ils ne se répètent.
9. Rationalisez vos processus d'approvisionnement pour garantir des livraisons ponctuelles et régulières.
10. Consacrez du temps aux rapports et à l'analyse, car cela fournit des informations sur les performances de votre inventaire et libère du temps pour prendre des décisions éclairées par les données.
11. Responsabiliser les employés favorise la responsabilité, la précision et la conformité, conduisant à des informations d'inventaire fiables et à une meilleure efficacité opérationnelle.

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