Le suivi mensuel du coût matière en restaurant est trop lent : suivez les factures fournisseurs chaque semaine

Pourquoi le coût matière de fin de mois arrive trop tard pour agir

Le suivi mensuel du coût matière (COGS) par factures fournisseurs vous indique ce que le coût matière a fait, un mois après que vous auriez pu le modifier. Le nouveau prix d'un fournisseur figure sur chaque commande pendant des semaines avant que quiconque rapproche les factures en fin de mois, et à ce stade la dépense supplémentaire est déjà dans les comptes. Suivre les mêmes chiffres chaque semaine transforme le coût matière d'un rapport que vous lisez après coup en un indicateur sur lequel vous pouvez encore agir. Cet article compare le suivi mensuel basé sur les factures avec le suivi continu, et indique lequel convient à chaque type de groupe de restauration.

Ce que le suivi mensuel basé sur les factures laisse passer

Un passage mensuel dans les factures fournisseurs donne un seul chiffre de coût matière par site, longtemps après la semaine qui l'a produit. Il laisse passer trois choses.

• Vous ne remarquez pas la hausse de prix d'un fournisseur. Lorsqu'un fournisseur augmente le prix d'un article que vous achetez chaque jour, le rapprochement mensuel le détecte à la clôture, après que le prix supérieur a traversé des semaines de commandes. Les données de facturation de Supy montrent jusqu'où ces hausses peuvent aller. Parmi les lignes de facture au-dessus du prix convenu, 46,8 % dépassent ce prix de 20 % ou plus, sur 6,43 millions de lignes dans le dernier Rapport Spread. Détecté à la livraison, chaque écart devient une demande d'avoir le jour même. Détecté un mois plus tard, il se transforme en perte définitive.
• Vous ne voyez pas l'écart de consommation avant la clôture du mois. Si le coût matière s'établit à 35 % contre un objectif de 25 %, le total des factures vous indique que le chiffre est erroné, mais ne vous dit pas pourquoi. Le gaspillage, les surations et les transferts non enregistrés qui en sont à l'origine remontent à plusieurs semaines, la piste est donc froide.
• Les sites ont des coûts différents et vous ne pouvez pas expliquer pourquoi. Un groupe gérant plusieurs établissements peut voir le coût des ventes diverger entre sites, et vous ne trouvez pas, en fin de mois, d'explication à l'origine de cet écart. Un opérateur a décrit son suivi du coût matière comme le fait de passer dans les factures fournisseurs une fois par mois pour calculer le coût en pourcentage du chiffre d'affaires, bien moins détaillé qu'une vue hebdomadaire.

Rapprochement mensuel et suivi continu, côte à côte

Les deux approches répondent à la même question à des vitesses très différentes. Le tableau les compare sur ce qui intéresse réellement un opérateur.

Ce que le suivi continu du coût matière change

Le suivi continu lit les factures, les comptages et les ventes que votre équipe traite déjà, et maintient le coût matière à jour au lieu d'attendre la clôture. Parce que les chiffres s'actualisent au fil du travail, un problème apparaît dans la semaine où il commence.

• Vue des coûts en temps réel. Avec un suivi en temps réel en place, un opérateur lit le coût matière et le pourcentage de coût matière au niveau du groupe, du site et de la catégorie de menu sur un seul écran, et compare le coût théorique au coût réel par article.
• Écart pondéré par le coût. Lorsqu'un comptage d'inventaire est soumis, le rapport d'écarts liste chaque article où la quantité comptée diffère de la quantité attendue par le système. Chaque ligne porte le coût de son écart, de sorte qu'une ligne coûteuse prime sur une ligne ayant bougé plus d'unités.
• Détail par site. Chaque rapport appartient à un site. Un écart pointe alors vers l'article et l'établissement qui en sont à l'origine, et ne renvoie pas à un chiffre agrégé global.
• Analyse et export. Quand un chiffre semble erroné, vous analysez la ligne en détail et exportez les données au lieu de rouvrir une pile de factures.
• Il ne faut pas de ressaisie. L'analytique restaurant de Supy s'appuie sur les données que votre équipe saisit déjà, et personne ne saisit le coût matière deux fois.

Cela ferme aussi la boucle que le contrôle manuel des factures laisse ouverte. Notre guide sur l'audit des factures fournisseurs pour les écarts de prix couvre l'autre aspect : détecter l'écart de prix à la réception, avant qu'il parvienne à un rapport de coût matière.

Passer du mensuel à l'hebdomadaire sur tous les sites

Il ne vous faut pas d'équipe financière pour raccourcir le cycle. Changez l'ordre dans lequel les chiffres arrivent.

• Réceptionnez au prix convenu à la livraison. Vérifiez chaque livraison au prix convenu à son arrivée. Un prix modifié devient alors une demande d'avoir le jour même, et ne constitue plus une surprise de fin de mois.
• Laissez les coûts de recettes se mettre à jour depuis les factures. Lorsque les prix réceptionnés alimentent automatiquement les coûts de recettes, votre coût théorique reste à jour sans que personne ne le ressaisisse.
• Passez en revue le coût matière par site une fois par semaine. Lisez la vue hebdomadaire du coût matière et du pourcentage de coût matière sur l'ensemble des sites, et traitez toute ligne au-dessus de l'objectif comme une question à résoudre pendant que la semaine est encore fraîche.
• Remontez l'écart jusqu'à sa cause. Là où le théorique et le réel divergent, analysez l'article et le site en cause, et ne consultez pas la pile de factures. Consignez ce que vous trouvez pour pouvoir expliquer l'écart la semaine suivante.

Optez pour le rapprochement mensuel si vous gérez un seul site, recevez quelques factures de quelques fournisseurs et pouvez tenir la vue d'ensemble en tête. Optez pour le suivi continu dès que vous gérez plus d'un site. C'est là qu'un chiffre vieux d'un mois cesse de vous indiquer quoi que ce soit sur lequel vous puissiez encore agir.