Associer les ingrédients aux catégories comptables : un reporting restaurant plus propre

Un reporting clair par catégorie commence par l'étiquetage de chaque ingrédient

Une catégorie comptable est un regroupement de reporting que vous définissez une fois, auquel vous attribuez un code et que vous associez à chaque ingrédient que vous achetez. Étiquetez chaque article dans une catégorie, et chaque achat, événement de gaspillage et montant de coût se consolide automatiquement dans cette ligne. Votre food cost se lit ensuite par catégorie, par site, dans un seul rapport – sans export manuel en fin de mois.

Vous décidez des catégories et de l'appartenance de chaque ingrédient. Supy ne devine pas qu'une caisse de tomates relève des légumes. Vous définissez ce lien une fois, ou en masse, et ensuite la consolidation tourne seule. La structure que vous concevez est celle que votre équipe finance lit : cartographier les ingrédients, c'est donc décider comment vous voulez voir les coûts.

La plupart des groupes ont déjà les catégories en tête. Elles vivent simplement dans un onglet de tableur ou dans un plan de comptes que le système d'inventaire ignore, si bien que chaque rapport implique de ressaisir. Relier les deux une fois pour toutes supprime définitivement cette étape de copie.

Concevoir la liste des catégories comptables avant d'étiqueter quoi que ce soit

Commencez par la liste, pas par les articles. Une liste de catégories qui reflète la façon dont la finance lit le compte de résultat vous épargne un ré-étiquetage ultérieur. Gardez-la assez courte pour rester utile et assez détaillée pour répondre aux questions que vous posez réellement sur les coûts.

• Aligner sur votre compte de résultat. Nommez les catégories comme votre comptabilité regroupe déjà les dépenses, pour que le rapport COGS et les livres utilisent le même langage.
• Attribuer un code à chaque catégorie. Un code court maintient la catégorie stable si vous la renommez, et c'est ce que l'intégration comptable utilise pour la ventilation.
• Ne diviser une catégorie que si vous agissez sur la distinction. Séparez les fruits de mer de la viande si vous les gérez différemment. Ne fragmentez pas les légumes en douze lignes que vous ne lirez jamais séparément.
• Valider la liste avec la finance d'abord. Dix minutes avant le paramétrage valent mieux qu'un ré-étiquetage de 250 articles après le premier arrêté mensuel.

Une liste de départ opérationnelle pour un groupe de taille intermédiaire ressemble à ceci.

Huit à dix catégories couvrent la plupart des opérations. Vous pouvez en ajouter une plus tard sans perturber les articles déjà étiquetés.

Étiqueter chaque ingrédient une fois, puis étiqueter le reste en masse

L'étiquetage est un paramétrage unique, pas une tâche quotidienne. Ouvrez un ingrédient, attribuez sa catégorie, et chaque achat futur de cet article hérite automatiquement de la catégorie. Gérez la liste des catégories et les étiquettes des articles dans les paramètres web, où vous construisez et éditez la structure.

Pour une liste de 250 articles, n'étiquetez pas un par un. Étiquetez en masse par fournisseur, zone de stockage ou type d'article, puis corrigez la poignée d'articles qui ne rentrent pas. Une nouvelle catégorie ne signifie jamais modifier chaque article à la main.

Les articles non étiquetés sont là où les factures se bloquent. Une facture fournisseur arrive, une ligne n'a pas de catégorie ni de centre de coût, et le rapprochement de facture ne peut pas l'enregistrer. La ligne attend dans une file d'exceptions jusqu'à ce que quelqu'un ajoute le détail à la main. Étiquetez l'article une fois et il s'apure seul la prochaine fois. La même étiquette qui alimente vos rapports permet à la réception automatisée des factures de passer directement.

Des articles étiquetés au food cost par catégorie

Une fois les articles pourvus de catégories, le rapport COGS se lit par catégorie sur tous les sites, et la vue par emplacement ajoute un récapitulatif par catégorie en tête. Vous arrêtez d'exporter des lignes brutes dans un tableur pour les regrouper à la main, parce que le regroupement est déjà dans les données.

Supposons qu'un groupe de huit sites dépense environ $420.000 par mois en alimentation. Réparti par catégorie, viandes et volailles représentent $138.000, légumes $82.000 et produits laitiers $54.000. Voir ces lignes côte à côte, par site, transforme un seul pourcentage food cost en quelque chose sur lequel vous pouvez agir. C'est la décomposition qu'un rapport COGS de groupe de restauration devrait vous remettre sans extraction manuelle.

Les catégories remontent aussi dans vos tableaux de bord et rapports tableur, pour qu'un directeur financier filtrant l'analytique restaurant par catégorie voie les mêmes chiffres que la cuisine. Une seule structure alimente la vue quotidienne et le dossier de clôture mensuel.

Gérer plusieurs entités juridiques : affecter chaque catégorie au bon compte comptable

Si votre groupe gère plusieurs entités juridiques, le lien de catégorie va plus loin que le reporting. Associez chaque site au bon centre de coût et attribuez chaque catégorie à un compte d'achat du grand livre dans votre système comptable connecté. Supy poste les coûts contre le compte que vous choisissez, aligné sur la façon dont Xero, QuickBooks ou NetSuite attend les données, pour que livres et système d'inventaire concordent.

C'est aussi ce qui empêche les transferts de stock entre centres de coût de générer des écarts inexpliqués. Quand un transfert a lieu entre établissements, la catégorie et le centre de coût voyagent avec lui, pour que le coût atterrisse là où l'activité s'est produite. Pour la partie reporting du même paramétrage, consultez comment le reporting par centre de coût découpe le compte de résultat par site et catégorie.

Votre première semaine

Listez huit à dix catégories qui correspondent à votre compte de résultat, attribuez un code à chacune et étiquetez en masse les articles de vos principaux fournisseurs cette semaine. Ouvrez ensuite un rapport – la décomposition COGS par catégorie – et vérifiez que chaque ligne atterrit là où la finance l'attend. Si une catégorie regroupe des articles que vous n'analyseriez jamais séparément, fusionnez-la. Si une ligne cache deux coûts que vous gérez différemment, divisez-la. Obtenez cette structure juste une fois et chaque rapport, facture et centre de coût en aval l'hérite.