Zutaten Buchungskategorien zuordnen: Saubereres Restaurantreporting

Sauberes Kategorie-Reporting beginnt bei der Etikettierung jeder Zutat

Eine Buchungskategorie ist ein Reporting-Topf, den Sie einmal definieren, mit einem Code versehen und an jede Zutat hängen, die Sie einkaufen. Weisen Sie jeden Artikel einer Kategorie zu, und jeder Einkauf, jedes Abfallereignis und jede Kostenzahl rollt von selbst in diese Zeile. Ihr Wareneinsatz lässt sich dann nach Kategorie, nach Standort und in einem einzigen Bericht lesen – kein manueller Monatsexport mehr.

Die Kategorien und die Zuordnung der Zutaten legen Sie selbst fest. Supy errät nicht, dass eine Kiste Tomaten zur Kategorie Gemüse/Obst gehört. Diese Verbindung setzen Sie einmal oder per Massenverarbeitung, und danach läuft die Aufsummierung automatisch. Die Struktur, die Sie entwerfen, ist die Struktur, die Ihr Finanzteam liest – die Zuordnung der Zutaten ist also die eigentliche Arbeit, zu entscheiden, wie Sie Kosten sehen wollen.

Die meisten Gruppen haben die Kategorien bereits im Kopf. Sie leben nur in einem Tabellen-Tab oder einem Kontenplan, den das Lagerverwaltungssystem nicht kennt – also bedeutet jeder Bericht erneutes Eintippen. Die beiden einmalig miteinander zu verknüpfen, beseitigt diesen Kopierschritt für immer.

Die Buchungskategorienliste vor dem ersten Etikett entwerfen

Beginnen Sie mit der Liste, nicht mit den Artikeln. Eine Kategorienliste, die widerspiegelt, wie die Finanzabteilung die Gewinn- und Verlustrechnung liest, erspart Ihnen späteres Neu-Etiketieren. Kurz genug, um nützlich zu bleiben; detailliert genug, um die Fragen zu beantworten, die Sie tatsächlich zu Kosten stellen.

• An Ihre Gewinn- und Verlustrechnung anpassen. Benennen Sie Kategorien so, wie Ihre Buchhaltung Ausgaben bereits gruppiert, damit Wareneinsatz-Bericht und Bücher dieselbe Sprache sprechen.
• Jeder Kategorie einen Code geben. Ein kurzer Code hält die Kategorie stabil, wenn Sie sie umbenennen, und er ist das, gegen das die Buchhaltungsintegration bucht.
• Eine Kategorie nur dann aufteilen, wenn Sie danach handeln. Trennen Sie Meeresfrüchte von Fleisch, wenn Sie beides unterschiedlich steuern. Teilen Sie Gemüse nicht in zwölf Zeilen auf, die Sie nie getrennt lesen.
• Die Liste zuerst mit der Finanzabteilung abstimmen. Zehn Minuten vor dem Setup schlagen späteres Neu-Etiketieren von 250 Artikeln nach dem ersten Monatsabschluss.

Eine praktikable Ausgangsliste für eine mittelgroße Gruppe sieht so aus.

Acht bis zehn Kategorien decken die meisten Betriebe ab. Eine neue Kategorie kann später hinzugefügt werden, ohne die bereits etikettierten Artikel zu beeinflussen.

Jede Zutat einmal etiketieren, den Rest per Massenetikettierung

Etiketieren ist ein einmaliges Setup, keine tägliche Aufgabe. Öffnen Sie eine Zutat, weisen Sie die Kategorie zu, und jeder zukünftige Einkauf dieses Artikels erbt die Kategorie automatisch. Verwalten Sie die Kategorienliste und die Artikel-Etiketten in den Web-Einstellungen, wo Sie die Struktur aufbauen und bearbeiten.

Bei einer Liste von 250 Artikeln etikettieren Sie nicht einzeln. Massenweise nach Lieferant, Lagerbereich oder Artikelart etiketieren, dann die wenigen Ausreißer korrigieren. Eine neue Kategorie bedeutet nie, jeden Artikel von Hand zu bearbeiten.

Nicht etikettierte Artikel sind der Punkt, an dem Rechnungen stocken. Eine Lieferantenrechnung kommt an, eine Position hat keine Kategorie oder Kostenstelle, und der Rechnungsabgleich kann sie nicht buchen. Die Position wartet in einer Ausnahmeliste, bis jemand das Detail von Hand ergänzt. Etikettieren Sie den Artikel einmal, und er wird beim nächsten Mal automatisch bereinigt. Dieselbe Kategorie, die Ihren Berichten zugrunde liegt, lässt den automatisierten Rechnungsempfang reibungslos durchbuchen.

Von etikettierten Artikeln zum Wareneinsatz nach Kategorie

Sobald Artikel Kategorien tragen, liest der Wareneinsatz-Bericht nach Kategorie über alle Standorte, und die Standortansicht fügt oben eine Kategorie-Zusammenfassung hinzu. Sie hören auf, Rohdaten in eine Tabelle zu exportieren und von Hand zu gruppieren, weil die Gruppierung bereits in den Daten steckt.

Eine Gruppe mit acht Standorten gibt rund $420.000 im Monat für Lebensmittel aus. Aufgeteilt nach Kategorie entfallen $138.000 auf Fleisch und Geflügel, $82.000 auf Gemüse/Obst und $54.000 auf Milchprodukte. Diese Zeilen nebeneinander, nach Standort, verwandeln einen einzigen Wareneinsatz-Prozentwert in etwas, auf das Sie reagieren können. Es ist die Aufschlüsselung, die ein COGS-Bericht für Restaurantgruppen ohne manuelle Extraktion liefern sollte.

Die Kategorien fließen auch in Ihre Dashboards und Tabellenberichte, sodass ein Finanzdirektor, der Restaurant-Controlling-Funktionen nach Kategorie filtert, dieselben Zahlen sieht wie die Küche. Eine Struktur speist die tägliche Ansicht und das Monatsabschluss-Paket.

Mit mehr als einem Unternehmen: jede Kategorie dem richtigen Sachkonto zuordnen

Wenn Ihre Gruppe mehrere juristische Einheiten führt, reicht die Kategorienverbindung über das Reporting hinaus. Weisen Sie jeden Standort der richtigen Kostenstelle zu und jede Kategorie einem Sachkonto in Ihrem verbundenen Buchführungssystem. Supy bucht gegen das von Ihnen gewählte Konto – abgestimmt darauf, wie Xero, QuickBooks oder NetSuite die Daten erwartet – damit Bücher und Lagerverwaltungssystem übereinstimmen.

Das verhindert auch, dass Bestandsübertragungen zwischen Kostenstellen unklare Abweichungen erzeugen. Wenn eine Umlagerung zwischen Filialen stattfindet, reisen Kategorie und Kostenstelle mit, sodass die Kosten dort landen, wo die Aktivität stattfand. Für die Reporting-Seite desselben Setups lesen Sie, wie das Kostenstellen-Reporting die Gewinn- und Verlustrechnung nach Standort und Kategorie aufteilt.

Ihre erste Woche

Listen Sie acht bis zehn Kategorien auf, die Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung entsprechen, geben Sie jeder einen Code und etiketieren Sie die Artikel Ihrer wichtigsten Lieferanten in dieser Woche per Massenzuordnung. Öffnen Sie dann einen Bericht – die Wareneinsatz-Aufschlüsselung nach Kategorie – und prüfen Sie, ob jede Zeile landet, wo die Finanzabteilung sie erwartet. Wenn eine Kategorie Artikel enthält, die Sie nie getrennt analysieren würden, führen Sie sie zusammen. Wenn eine Zeile zwei Kosten verbirgt, die Sie unterschiedlich steuern, teilen Sie sie. Holen Sie diese Struktur einmal richtig hin, und jeder nachgelagerte Bericht, jede Rechnung und jede Kostenstelle erbt sie.