Réception des marchandises au restaurant : identifier l'écart de quantité à la livraison

Comment identifier l'écart à la réception des marchandises dès la livraison

L'écart à la réception des marchandises est la différence entre ce que votre bon de commande prévoit et ce que la livraison contient réellement. Il se manifeste sous forme d'une quantité incorrecte — plus ou moins d'unités que commandées — ou d'un poids incorrect pour les articles réceptionnés au poids réel. Identifiez l'un et l'autre dès la réception, car une fois les marchandises rangées en stocks, vous ne découvrez la perte qu'en fin de mois. Cet article explique quelle décision prendre à la réception et quelle tolérance sert de référence.

Lors d'une livraison chargée, le personnel ne peut pas peser et compter chaque ligne avant que le chauffeur reparte — le contrôle est donc sauté. Vous découvrez la perte des semaines plus tard dans votre coût des marchandises vendues, loin de la livraison qui l'a causée. La solution n'est pas d'ajouter des contrôles. Elle consiste en une règle claire sur ce qu'il faut vérifier et en une seule décision à prendre lorsqu'une ligne présente un écart.

Écart de quantité : quand plus ou moins d'unités arrivent que commandées

Votre équipe manque les sur-livraisons plus souvent que les sous-livraisons, car la plupart des contrôles à la réception ne cherchent que les manquants. Si votre équipe rapproche la livraison de la commande et la valide dès qu'il ne manque rien, une sur-livraison passe inaperçue. Supposons que la commande porte sur 100 cartons et que 102 arrivent. Le fournisseur facture 102, votre équipe enregistre contre une commande de 100 cartons et vous payez deux cartons que personne n'avait l'intention d'acheter.

Une sous-livraison en est le miroir. Vous avez payé des marchandises qui ne sont jamais arrivées — votre système affiche donc des stocks que vous n'avez pas, et le prochain inventaire les lit comme un écart d'inventaire. Les deux écarts surgissent au même moment : quand le réceptionnaire compare la livraison à la commande. Les deux sont détectés par le même contrôle. Comptez les unités réellement livrées, notez ce chiffre et comparez-le à la commande avant que le chauffeur reparte.

Le réceptionnaire a besoin d'une instruction claire pour chaque résultat.

• Plus que commandé. N'acceptez que ce que vous pouvez utiliser et retournez le reste — ou conservez-le avec l'approbation de l'acheteur.
• Moins que commandé. Enregistrez la quantité réellement livrée, pas celle figurant sur la commande, et émettez immédiatement une demande d'avoir pour la différence pendant que le chauffeur est encore sur place.

Sur plusieurs sites, la direction ne peut pas voir cet écart si les lignes réceptionnées ne sont pas consolidées en un seul endroit. Une vue centralisée de toutes les lignes réceptionnées — signalant là où plus ou moins que commandé est arrivé — transforme une tâche par établissement en quelque chose qu'un manager consulte d'un coup d'œil. Le workflow de facturation et de demandes d'avoir de Supy liste chaque ligne anormale pour un manager et rattache chaque demande d'avoir à la livraison qui l'a générée.

Écart de poids : réceptionner les produits frais et les fruits de mer au poids réel

Les articles à poids réel ne correspondent jamais au gramme près à la commande. Vous commandez 20 kg de poisson et 19,6 kg arrivent ; vous commandez un carton de viande et il pèse ce que l'animal pesait. Ce n'est pas une erreur à corriger — c'est ainsi que fonctionne l'approvisionnement en produits frais. D'où une règle différente de celle de l'écart de quantité mentionné plus haut.

• La règle. Enregistrez ces articles au poids indiqué par la balance, non au poids figurant sur la commande. Si un réceptionnaire enregistre la livraison à 20 kg commandés plutôt qu'au poids pesé, chaque portion produite coûte un peu plus ou un peu moins que vous ne le pensez. Si vous enregistrez incorrectement à chaque livraison, le coût de vos recettes ne correspond plus aux coûts alimentaires réels. Peser à la réception et enregistrer le poids réel maintient l'exactitude de votre comptabilité et vous donne un vrai prix au kilogramme à rapprocher de la facture.
• L'exception. L'exception est un poids tellement éloigné de la commande qu'il ne représente plus un simple écart normal. Une commande de 20 kg où arrivent 14 kg est une sous-livraison, pas un léger écart — et elle appelle la même décision de demande d'avoir à la réception qu'un carton manquant. La tolérance ci-dessous indique à votre équipe où l'écart normal s'arrête et où la sous-livraison commence.

Définissez une tolérance de réception pour que le personnel sache quoi vérifier

Une tolérance de réception est la plage dans laquelle un écart est accepté sans contestation, et au-delà de laquelle une ligne est signalée pour examen. Elle permet au réceptionnaire de traiter une livraison rapidement sans ignorer les manquants qui coûtent de l'argent.

Fixez-la plus stricte pour les marchandises comptées de grande valeur et plus large pour les produits frais au poids réel. Un carton est soit livré soit absent, tandis qu'une caisse de poisson ne correspond jamais exactement au poids commandé.

Inscrivez la plage de tolérance sur le bon de réception ou dans le système, afin qu'elle soit identique dans chaque établissement. Sans chiffre consigné par écrit, chaque réceptionnaire fixe le sien. L'un traque chaque gramme, l'autre accepte un carton manquant — et la direction ne peut pas distinguer quels établissements contrôlent vraiment.

La décision à la réception : accepter, demande d'avoir ou refuser

Chaque ligne de livraison aboutit à l'une de trois décisions, et le réceptionnaire doit savoir laquelle s'applique avant que le chauffeur reparte. Traitez-les dans cet ordre.

• Dans la tolérance. Acceptez la ligne à la quantité ou au poids réellement livré, notez ce chiffre et passez à la suite. Rien à suivre.
• Hors tolérance, plus que commandé. Décidez si vous pouvez utiliser le surplus. Ne le conservez qu'avec l'approbation de l'acheteur, car ce sont des dépenses que personne n'avait planifiées ; sinon, retournez l'excédent immédiatement en faisant signer le chauffeur.
• Hors tolérance, moins que commandé ou refusé pour raison de qualité. Enregistrez ce que vous conservez à la quantité réelle et émettez immédiatement une demande d'avoir pour le manquant ou les marchandises refusées pendant que le chauffeur est encore sur place pour signer. Une demande d'avoir émise à la réception est celle qui sera réglée ; une demande suivie en fin de mois ne l'est généralement pas.

Une fois le chiffre enregistré à la quantité réellement reçue, vos stocks et vos coûts reflètent ce qui est vraiment arrivé, non ce que la commande prévoyait. La demande d'avoir — émise contre cette livraison — récupère l'argent avant que la facture soit réglée, plutôt que de le chercher en fin de mois.

Pour commencer cette semaine, choisissez le cas qui vous correspond.

• Aucune tolérance écrite. Fixez les plages de tolérance ci-dessus et inscrivez-les sur le bon de réception.
• Une tolérance existe, mais pas de contrôle des sur-livraisons. Ajoutez l'étape accepter-ou-approuver pour tout ce qui dépasse la commande.
• Demandes d'avoir manquantes. Instaurez la règle qu'une sous-livraison ou une ligne refusée génère une demande d'avoir avant que le chauffeur reparte — jamais après.

Pour les aspects pratiques de la réception de marchandises sans bon de commande correspondant, consultez notre guide sur la réception de marchandises sans bon de commande.