Wareneingang im Restaurant: Abweichungen direkt beim Empfang erkennen

So erkennen Sie Abweichungen beim Wareneingang sofort

Eine Abweichung beim Wareneingang ist die Differenz zwischen dem, was Ihre Bestellung besagt, und dem, was die Lieferung tatsächlich enthält. Sie zeigt sich als falsche Menge – also mehr oder weniger Einheiten als bestellt – oder als falsches Gewicht bei Artikeln, die nach tatsächlichem Gewicht erfasst werden. Erkennen Sie beides direkt beim Empfang, denn sobald die Ware eingelagert ist, bemerken Sie den Verlust erst zum Monatsende. Dieser Artikel zeigt, welche Entscheidung beim Empfang zu treffen ist und welche Toleranz dabei als Leitlinie dient.

Bei einer arbeitsreichen Lieferung können Mitarbeiter nicht jede Position wiegen und zählen, bevor der Fahrer das Gelände verlässt – die Prüfung wird also übersprungen. Den Verlust stellen Sie dann Wochen später in Ihren Wareneinsatzkosten fest, weit entfernt von der Lieferung, die ihn verursacht hat. Die Lösung liegt nicht in mehr Kontrollen. Sie besteht aus einer klaren Regel, was zu prüfen ist, und einer einzigen Entscheidung, wenn eine Position abweicht.

Mengenabweichung: Wenn mehr oder weniger Einheiten ankommen als bestellt

Ihr Team übersieht Überlieferungen häufiger als Unterlieferungen, weil die meisten Wareneingangsprüfungen nur auf Fehlmengen achten. Wenn Ihr Team die Lieferung mit der Bestellung abgleicht und sie durchwinkt, sobald nichts fehlt, bleibt eine Überlieferung unbemerkt. Angenommen, die Bestellung lautete auf 100 Kartons, und 102 werden geliefert. Der Lieferant stellt 102 in Rechnung, Ihr Team erfasst gegen eine 100-Karton-Bestellung, und Sie bezahlen für zwei Kartons, die niemand kaufen wollte.

Eine Unterlieferung ist das Spiegelbild davon. Sie haben für Ware bezahlt, die nie ankam – Ihr System zeigt also Bestand, den Sie nicht haben, und die nächste Zählung liest ihn als Bestandsabweichung aus. Beide Lücken entstehen im selben Moment: wenn der Empfänger die Lieferung mit der Bestellung vergleicht. Beide werden durch dieselbe Prüfung erkannt. Zählen Sie die tatsächlich gelieferten Einheiten, notieren Sie diese Zahl und vergleichen Sie sie mit der Bestellung, bevor der Fahrer das Gelände verlässt.

Der Empfänger braucht für jedes Ergebnis eine klare Anweisung.

• Mehr als bestellt. Nehmen Sie nur an, was Sie verwenden können, und geben Sie den Rest zurück – oder behalten Sie es und lassen Sie den Mehraufwand vom Einkäufer genehmigen.
• Weniger als bestellt. Erfassen Sie die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die Menge auf der Bestellung, und stellen Sie sofort eine Gutschrift für die Differenz aus, solange der Fahrer noch vor Ort ist.

Bei mehreren Standorten kann die Geschäftsleitung diese Abweichung nicht einsehen, wenn die erfassten Positionen nicht an einem Ort zusammengeführt werden. Eine zentrale Übersicht aller erfassten Positionen – mit Kennzeichnung, wo mehr oder weniger als bestellt eingegangen ist – verwandelt einen standortbezogenen Aufwand in etwas, das ein Manager auf einen Blick prüft. Supys Rechnungs- und Gutschrift-Workflow listet jede auffällige Position für einen Manager auf und verknüpft jede Gutschrift mit der Lieferung, die sie verursacht hat.

Gewichtsabweichung: Frischware und Meeresfrüchte nach tatsächlichem Gewicht erfassen

Artikel mit tatsächlichem Gewicht stimmen nie auf das Gramm mit der Bestellung überein. Sie bestellen 20 kg Fisch und 19,6 kg kommen an; Sie bestellen eine Fleischbox und sie wiegt, was das Tier eben gewogen hat. Das ist kein Fehler, der zu verfolgen wäre – so funktioniert die Versorgung mit Frischware. Daher gilt hier eine andere Regel als bei der oben genannten Mengenabweichung.

• Die Regel. Erfassen Sie diese Artikel nach dem Gewicht auf der Waage, nicht nach dem Gewicht auf der Bestellung. Wenn ein Empfänger die Lieferung mit den bestellten 20 kg anstelle des gewogenen Gewichts erfasst, kostet jede daraus hergestellte Portion ein wenig mehr oder weniger, als Sie denken. Wenn Sie bei jeder Lieferung falsch erfassen, stimmen Ihre Rezept-Kosten nicht mehr mit den tatsächlichen Lebensmittelkosten überein. Das Wiegen beim Empfang und die Erfassung des tatsächlichen Gewichts hält Ihre Kalkulation korrekt und gibt Ihnen einen echten Preis pro Kilogramm, den Sie mit der Rechnung abgleichen können.
• Die Ausnahme. Die Ausnahme ist ein Gewicht, das so weit abweicht, dass es keine normale Abweichung mehr darstellt. Eine 20-kg-Bestellung, bei der 14 kg ankommen, ist eine Unterlieferung, keine leichte Abweichung – und sie erfordert dieselbe Entscheidung zur Gutschrift beim Empfang wie ein fehlender Karton. Die nachstehende Toleranz zeigt Ihrem Team, wo normale Abweichung endet und eine Unterlieferung beginnt.

Legen Sie eine Empfangstoleranz fest, damit Mitarbeiter wissen, was zu prüfen ist

Eine Empfangstoleranz ist der Bereich, innerhalb dessen eine Abweichung widerspruchslos akzeptiert wird, und außerhalb dessen eine Position für eine Person zur Prüfung markiert wird. Sie ermöglicht es einem Empfänger, eine Lieferung schnell abzuwickeln, ohne die Fehlmengen zu ignorieren, die Geld kosten.

Setzen Sie die Toleranz enger für gezählte, hochwertige Waren und weiter für Frischware nach tatsächlichem Gewicht. Ein Karton kommt entweder an oder nicht, während eine Kiste Fisch nie genau dem bestellten Gewicht entspricht.

Tragen Sie das Toleranzband in den Empfangsschein oder ins System ein, damit es an jedem Standort gleich ist. Ohne eine schriftlich festgelegte Zahl setzt jeder Empfänger seine eigene Toleranz. Einer verfolgt jedes Gramm, während ein anderer einen fehlenden Karton akzeptiert – und die Geschäftsleitung kann nicht erkennen, welche Standorte tatsächlich prüfen.

Die Entscheidung beim Empfang: Annehmen, Gutschrift ausstellen oder Ablehnen

Jede Lieferposition endet in einer von drei Entscheidungen, und der Empfänger sollte wissen, in welcher er sich befindet, bevor der Fahrer das Gelände verlässt. Arbeiten Sie in dieser Reihenfolge.

• Innerhalb der Toleranz. Nehmen Sie die Position mit der tatsächlich gelieferten Menge oder dem tatsächlichen Gewicht an, notieren Sie diese Zahl und fahren Sie fort. Nichts zu verfolgen.
• Außerhalb der Toleranz, mehr als bestellt. Entscheiden Sie, ob Sie das Mehr verwenden können. Behalten Sie es nur mit Genehmigung des Einkäufers, da es Ausgaben sind, die niemand geplant hat; andernfalls geben Sie den Überschuss sofort zurück und lassen Sie den Fahrer dafür unterschreiben.
• Außerhalb der Toleranz, weniger als bestellt oder aus Qualitätsgründen abgelehnt. Erfassen Sie das, was Sie behalten, mit der tatsächlichen Menge, und stellen Sie sofort eine Gutschrift für die Fehlmenge oder die abgelehnten Waren aus, solange der Fahrer noch vor Ort ist, um zu unterschreiben. Eine beim Empfang ausgestellte Gutschrift ist diejenige, die bezahlt wird; eine am Monatsende nachverfolgte Gutschrift in der Regel nicht.

Sobald die Zahl mit der tatsächlich empfangenen Menge erfasst ist, spiegeln Ihr Bestand und Ihre Kosten wider, was wirklich ankam, nicht was die Bestellung verlangte. Die Gutschrift – gegen diese Lieferung ausgestellt – holt das Geld zurück, bevor die Rechnung bezahlt wird, anstatt es erst zum Monatsende zu suchen.

Um diese Woche zu beginnen, wählen Sie den auf Sie zutreffenden Fall.

• Keine schriftliche Toleranz. Legen Sie die obigen Toleranzbänder fest und tragen Sie sie in den Empfangsschein ein.
• Toleranz vorhanden, aber keine Überlieferungsprüfung. Fügen Sie den Schritt Annehmen-oder-Genehmigen für alles ein, was die Bestellung überschreitet.
• Fehlende Gutschriften. Machen Sie es zur Regel, dass eine Unterlieferung oder abgelehnte Position eine Gutschrift erhält, bevor der Fahrer das Gelände verlässt – niemals danach.

Informationen zu den Abläufen beim Wareneingang ohne passende Bestellung finden Sie in unserem Leitfaden zum Wareneingang ohne Bestellung.