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Checklist café : ouverture, fermeture et contrôle des pertes
La liste de contrôle d’ouverture du café
Une liste de contrôle pour café est la liste qu’une équipe parcourt à l’ouverture, pendant le service et à la fermeture, pour qu’aucun service ne saute un contrôle essentiel. Les contrôles les plus importants sont ceux qu’une caisse n’enregistre jamais, et un groupe de 5 cafés a affiché un écart de coûts proche de 18 % en raison des pertes qu’il ne détectait pas. Cet article présente les listes d’ouverture, de service et de fermeture, les pertes qu’une caisse ne détecte pas, et comment confirmer chaque contrôle sur place.
La liste d’ouverture prépare le service. Elle détecte un problème pendant qu’il est encore temps de le régler, avant que le premier client commande. Vérifiez les températures du réfrigérateur et des vitrines réfrigérées par rapport à la plage requise par votre autorité locale, et confirmez cette plage auprès de l’organisme de sécurité alimentaire compétent avant de vous y fier.
| Contrôle à l’ouverture | Ce qu’il détecte |
|---|---|
| Déverrouiller, désarmer et repérer les problèmes survenus pendant la nuit | Une fuite, un nuisible ou un réfrigérateur défaillant avant le début du service |
| Vérifier que les températures du réfrigérateur et des vitrines réfrigérées sont dans la plage | Un réfrigérateur tombé en panne la nuit, avant qu’il abîme les stocks |
| Vérifier les dates et faire tourner les préparations, retirer tout ce qui a dépassé sa DLC | Des stocks vendus ou comptés qui auraient dû être jetés |
| Calibrer le moulin et régler la dose d’espresso | Un sur-dosage du café toute la journée, que la caisse ne montrera jamais |
| Compter et enregistrer le fond de caisse et les pertes de la veille | Un écart de caisse et des pertes qui disparaîtraient sans cela |
| Confirmer les livraisons du jour et qui les réceptionne | Une livraison incomplète que personne ne contrôle à la porte |
Les contrôles à effectuer pendant le service
Les contrôles de service maintiennent les standards de la première heure tout au long de la journée. Un café perd la plupart de ses coûts non enregistrés ici, en petits montants qui n’apparaissent jamais dans un rapport. Gardez la liste courte pour qu’un barista occupé puisse réellement la terminer.
| Contrôle de service | Ce qu’il détecte |
|---|---|
| Recalibrer le moulin après un pic d’activité ou un nouveau sachet de grains | Un glissement de rendement qui augmente silencieusement le coût du café |
| Enregistrer chaque boisson refaite, chaque tasse offerte et chaque consommation du personnel comme perte | Des pertes que la caisse considère comme nulles |
| Vérifier les températures du réfrigérateur en milieu de service | Un appareil défaillant pendant le service, avant que des stocks soient perdus |
| Signaler toute livraison incomplète ou incorrecte à la porte et émettre une demande d’avoir | Le paiement de stocks qui ne sont jamais arrivés |
| Réapprovisionner et faire tourner le stock en vitrine, retirer tout ce qui est à sa DLC | La vente d’un article périmé et le risque sanitaire qui l’accompagne |
La liste de contrôle de fermeture du café
La liste de fermeture est là où un café protège ses chiffres. Enregistrez les pertes par article plutôt qu’en un seul total, pour que l’écart du lendemain ait une cause sur laquelle agir, pas un manque sans explication.
Effectuez le rapprochement tant que le service est encore frais dans les mémoires, pas en fin de mois. Relancez aussi une livraison incomplète le jour même. Un groupe à 4 établissements notait les livraisons incomplètes sur papier, puis ne relançait jamais les avoirs fournisseurs.
| Contrôle de fermeture | Ce qu’il détecte |
|---|---|
| Enregistrer les pertes de fermeture par article, pas en un seul total | La destination réelle des kilogrammes, pour que l’écart ait une cause |
| Rapprocher la caisse, le fond de caisse et les pertes enregistrées | Un écart de caisse ou de stocks tant que le service est encore frais |
| Vérifier et enregistrer les températures finales du réfrigérateur et du congélateur | Une panne nocturne, détectée à l’ouverture plutôt qu’après une détérioration |
| Nettoyer et compléter le journal de nettoyage | Un manquement d’hygiène qu’un inspecteur détecterait |
| Relancer tout avoir ouvert suite à une livraison incomplète | Un avoir noté sur papier puis oublié |
| Verrouiller, activer l’alarme et confirmer que la liste a été complétée sur place | Une liste cochée de mémoire après coup |
Les pertes qu’une caisse de café n’enregistre jamais
Une caisse de café enregistre ce qu’elle vend et rien de ce qu’elle jette, de sorte que les pertes n’apparaissent jamais dans les chiffres à moins que quelqu’un ne les note.
Une caisse ne peut pas vous dire qu’une commande régulière est passée de 2 kg à 2,5 kg alors que les ventes stagnaient, transformant les 0,5 kg supplémentaires en pertes que personne n’a relancées. La commande paraissait normale chaque semaine, et seul un comptage comparé à la consommation réelle du café aurait permis de le détecter.
Les pertes qu’un café note à la main sont précises, et elles appartiennent à la liste de fermeture.
- Shots de calibrage. Les expressos tirés pour réinitialiser le moulin au cours de la journée.
- Boissons refaites. Un café préparé une nouvelle fois parce que le premier n’était pas bon.
- Tasses offertes. Des gobelets à emporter offerts ou donnés gratuitement.
- Rendement du jus. Le jus perdu lors du pressage à froid.
Chacune représente du stock qui a quitté l’établissement en tant que coût, et non comme vente. Notées par article, elles donnent à l’écart une cause. Absentes de la liste de contrôle, elles apparaissent comme une démarque inconnue sans explication.
- Gestion des stocks. Une liste de contrôle quotidienne rejoint ici la gestion des stocks. Enregistrer les pertes sur le bon article alimente un vrai coût des marchandises vendues, et vous pouvez voir comment ce chiffre évolue dans comment calculer le food cost en pourcentage pour un restaurant.
- Groupes multi-établissements. Un groupe gérant plusieurs cafés transfère généralement cela du papier vers un logiciel de gestion des stocks pour restaurants. Chaque établissement enregistre ensuite par rapport au même référentiel d’articles, de sorte que les pertes notées à la fermeture figurent à côté des ventes.
S’assurer que les contrôles sont effectués sur place et non cochés après coup
Une liste de contrôle ne protège le café que si elle est remplie là où le travail s’effectue. L’erreur courante est une liste remplie de mémoire après le service, quand le personnel a fini, rentre chez soi et coche les cases là-bas. Une température notée à la maison est une estimation, et une ligne de pertes rappelée le lendemain matin est généralement arrondie à la baisse.
Associez chaque contrôle au moment et à l’endroit qu’il couvre.
- Température du réfrigérateur. Enregistrée quand quelqu’un lit le réfrigérateur.
- Ligne de pertes. Enregistrée quand l’article part à la poubelle.
- Contrôle de livraison. Effectué à la porte tant que le livreur est encore là.
Un enregistrement numérique qui horodate chaque saisie sur place comble l’écart entre la réalisation d’un contrôle et sa transcription. La fonctionnalité Checklists de Supy arrive bientôt pour faire exactement cela, afin qu’un contrôle soit enregistré sur le terrain plutôt que reconstruit de mémoire.
La fermeture est la liste qui protège le plus d’argent, alors commencez par là. Enregistrez les pertes par article pendant une semaine, rapprochez-les de ce que la caisse a vendu, et l’écart entre les deux est votre première cible. Une fois la fermeture solide, ajoutez les listes d’ouverture et de service, et instaurez la règle qu’un contrôle ne compte que si quelqu’un l’effectue sur place.
