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Café-Checkliste: Eröffnung, Schließung und Ausschusskontrolle
Die Café-Eröffnungs-Checkliste
Eine Café-Checkliste ist die Liste, die ein Team bei der Eröffnung, während des Services und beim Abschluss durcharbeitet, damit keine Schicht eine wichtige Kontrolle überspringt. Die wichtigsten Kontrollen sind die, die eine Kasse nie erfasst, und eine Gruppe mit 5 Café-Standorten erzielte eine Kostenabweichung von nahezu 18 %, weil sie den entstandenen Ausschuss übersehen hatte. Dieser Artikel enthält die Eröffnungs-, Service- und Schließlisten, den Ausschuss, den eine Kasse übersieht, und wie jede Kontrolle vor Ort bestätigt werden kann.
Die Eröffnungsliste bereitet die Schicht vor. Sie erkennt ein Problem, solange noch Zeit ist, es zu beheben, bevor der erste Gast bestellt. Kühlschrank- und Kühlflächen-Temperaturen gegen den von der lokalen Behörde vorgeschriebenen Bereich prüfen und diesen Bereich vor der Anwendung mit der zuständigen Lebensmittelsicherheitsbehörde verifizieren.
| Eröffnungskontrolle | Was sie erkennt |
|---|---|
| Aufschließen, Alarm deaktivieren und nach nächtlichen Problemen suchen | Ein Leck, ein Schädling oder ein ausgefallener Kühlschrank, bevor der Service beginnt |
| Kühlschrank- und Kühlflächen-Temperaturen auf den richtigen Bereich prüfen | Ein über Nacht ausgefallener Kühlschrank, bevor er den Bestand verdirbt |
| Vorbereitung auf Datum prüfen und rotieren sowie alles über dem MHD entfernen | Bestand, der verkauft oder gezählt wird, obwohl er in den Müll gehört |
| Mahlwerk kalibrieren und Espresso-Dosis einstellen | Den ganzen Tag über zu viel Kaffee portionieren, was die Kasse nie zeigt |
| Wechselgeld und gestrigen Ausschuss zählen und erfassen | Eine Kassenlücke und Ausschuss, der sonst verschwinden würde |
| Heutige Lieferungen und zuständige Person für die Entgegennahme bestätigen | Eine Kurzlieferung, die niemand an der Tür kontrolliert |
Kontrollen während des Services
Service-Kontrollen halten die Standards der ersten Stunde den ganzen Tag aufrecht. Ein Café verliert die meisten nicht erfassten Kosten hier, in kleinen Beträgen, die nie in einen Bericht einfließen. Die Liste kurz genug halten, damit ein beschäftigter Barista sie tatsächlich abschließen kann.
| Service-Kontrolle | Was sie erkennt |
|---|---|
| Mahlwerk nach einem Ansturm oder einer neuen Kaffeebohnen-Tüte neu kalibrieren | Ertragsabweichung, die die Kaffeekosten still ansteigen lässt |
| Jeden nachbereiteten Drink, jede Gratis-Tasse und jeden Mitarbeiterkaffee als Ausschuss erfassen | Ausschuss, den die Kasse als überhaupt nichts registriert |
| Kühlschranktemperaturen zur Schichtmitte prüfen | Ein Gerät, das während des Services ausfällt, bevor Bestand verloren geht |
| Kurz- oder Falschlieferung an der Tür kennzeichnen und Gutschrift ausstellen | Bezahlung für Bestand, der nie ankam |
| Auslagen-Bestand auffüllen und rotieren sowie alles an seinem MHD entfernen | Verkauf von Ware mit überschrittenem MHD und das damit verbundene Lebensmittelsicherheitsrisiko |
Die Café-Schließ-Checkliste
Die Schließliste schützt die Zahlen des Cafés. Ausschuss nach Artikel statt als Gesamtsumme erfassen, damit die Abweichung des nächsten Tages eine Ursache hat, auf die man reagieren kann, keine Lücke ohne Erklärung.
Den Abgleich durchführen, solange die Schicht noch frisch ist, nicht zum Monatsende. Eine Kurzlieferung noch am selben Tag nachverfolgen. Eine Gruppe mit 4 Standorten notierte Kurzlieferungen auf Papier und verfolgte die Lieferanten-Gutschriften dann nie nach.
| Schließkontrolle | Was sie erkennt |
|---|---|
| Ausschuss zum Abschluss nach Artikel erfassen, nicht als Gesamtsumme | Wohin die Kilogramm tatsächlich gehen, damit die Abweichung eine Ursache hat |
| Kasse, Wechselgeld und erfassten Ausschuss abgleichen | Eine Kassen- oder Bestandslücke, solange die Schicht noch frisch ist |
| Endgültige Kühlschrank- und Tiefkühlertemperaturen prüfen und erfassen | Ein nächtlicher Ausfall, der bei der Eröffnung und nicht nach Verderb entdeckt wird |
| Reinigung durchführen und Reinigungsprotokoll abschließen | Eine Hygienelücke, die ein Kontrolleur finden würde |
| Alle offenen Gutschriften aus einer Kurzlieferung nachverfolgen | Eine auf Papier notierte und dann vergessene Gutschrift |
| Abschließen, Alarm scharf schalten und bestätigen, dass die Liste vor Ort abgeschlossen wurde | Eine Liste, die später aus dem Gedächtnis abgehakt wird |
Der Ausschuss, den eine Café-Kasse nie erfasst
Eine Café-Kasse erfasst, was sie verkauft, und nichts, was weggeworfen wird, sodass Ausschuss nie in den Zahlen auftaucht, es sei denn, jemand schreibt ihn auf.
Eine Kasse kann nicht sagen, dass eine Dauerbestellung von 2 kg auf 2,5 kg gestiegen ist, während die Verkäufe konstant blieben, sodass die zusätzlichen 0,5 kg zu Ausschuss wurden, den niemand verfolgte. Die Bestellung sah jede Woche normal aus, und nur eine Zählung gegen den tatsächlichen Verbrauch des Cafés hätte sie aufgedeckt.
Der Ausschuss, den ein Café von Hand erfasst, ist spezifisch und gehört auf die Schließliste.
- Kalibrierungsshots. Espresso, der gezogen wird, um das Mahlwerk tagsüber zurückzusetzen.
- Nachbereitete Getränke. Ein Kaffee, der nochmals zubereitet wird, weil der erste nicht stimmte.
- Gratis-Tassen. To-go-Tassen, die gratis ausgegeben oder verschenkt werden.
- Saftausbeute. Der Saft, der beim Pressen von Frischsaft verloren geht.
Jedes davon ist Bestand, der das Haus als Kosten verlassen hat, nicht als Verkauf. Nach Artikel aufgeschrieben gibt er der Abweichung eine Ursache. Fehlt er auf der Checkliste, erscheint er als Schwund ohne Erklärung.
- Warenwirtschaft. Eine tägliche Checkliste trifft hier auf die Warenwirtschaft. Ausschuss dem richtigen Artikel zuzuordnen fließt in einen echten Wareneinsatz ein, und wie sich diese Zahl entwickelt, lässt sich in wie der Wareneinsatz im Restaurant berechnet wird nachvollziehen.
- Filial-Gruppen. Eine Gruppe mit mehreren Cafés verlagert dies üblicherweise vom Papier in eine Software für Warenwirtschaft im Restaurant. Jede Filiale erfasst dann gegen denselben Artikel-Stamm, sodass der beim Abschluss erfasste Ausschuss neben den Verkäufen steht.
Sicherstellen, dass Kontrollen vor Ort und nicht nachträglich abgehakt werden
Eine Checkliste schützt das Café nur, wenn sie dort ausgefüllt wird, wo die Arbeit stattfindet. Der häufige Fehler ist eine Liste, die aus dem Gedächtnis nach der Schicht ausgefüllt wird, wenn Mitarbeiter fertig sind, nach Hause gehen und die Kästchen dort abhaken. Eine zu Hause eingetragene Temperatur ist eine Schätzung, und eine am nächsten Morgen erinnerte Ausschuss-Zeile wird meist abgerundet.
Jede Kontrolle an den Moment und den Ort binden, für den sie gilt.
- Kühlschranktemperatur. Erfasst, wenn jemand den Kühlschrank abliest.
- Ausschuss-Zeile. Erfasst, wenn der Artikel in den Müll kommt.
- Lieferkontrolle. Durchgeführt an der Tür, während der Fahrer noch da ist.
Ein digitaler Nachweis, der jeden Eintrag vor Ort mit einem Zeitstempel versieht, schließt die Lücke zwischen dem Durchführen einer Kontrolle und ihrer Aufzeichnung. Supys Checklisten-Funktion kommt bald, um genau das zu tun, damit eine Kontrolle vor Ort erfasst und nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird.
Der Abschluss ist die Liste, die am meisten Geld schützt, also damit beginnen. Eine Woche lang Ausschuss nach Artikel erfassen, gegen das von der Kasse Verkaufte abgleichen, und die Lücke zwischen beiden ist das erste Ziel. Sobald der Abschluss solide ist, die Eröffnungs- und Service-Listen hinzufügen und die Regel aufstellen, dass eine Kontrolle nur zählt, wenn sie jemand vor Ort durchführt.
