Retours fournisseurs pour les restaurants multi-sites : récupérez chaque avoir auquel vous avez droit

Lorsqu'une livraison arrive incomplète, avariée ou non conforme, vous ne récupérez les sommes qui vous sont dues que si le retour est correctement initié et si la demande d’avoir correspond à ce que vous avez effectivement reçu. Le moyen le plus rapide d’y parvenir est d’initier le retour directement depuis le bon de réception (GRN) : les articles, les quantités et les prix sont déjà liés à cette livraison, et la demande d’avoir se crée d’elle-même. Ce simple changement transforme les retours, autrefois un exercice de ressaisie, en une confirmation en deux minutes, et c’est ce qui permet aux groupes multi-sites de cesser de perdre des avoirs auxquels ils ont droit.

Initier le retour depuis le bon de réception reçu, et non depuis un formulaire vierge

Un retour fournisseur est le document que vous créez pour renvoyer des marchandises reçues à un fournisseur et demander l’avoir correspondant. Initié depuis le bon de réception, il s’ouvre prérempli avec les articles réels de la livraison, les quantités et les prix verrouillés, de sorte que la demande d’avoir reflète exactement ce qui a été enregistré à la réception, et non un chiffre ressaisi de mémoire. Vous définissez la quantité à retourner, et l’avoir est calculé par rapport au prix qui vous a effectivement été facturé.

C’est important car l’alternative est un formulaire vierge. Lorsqu’un membre de l’équipe saisit un retour de zéro, il estime le prix, arrondit la quantité et le rapproche ensuite d’une facture peut-être déjà réglée. En initiant le retour depuis le bon de réception, on supprime les approximations : le bœuf entrecôte reçu à 4,20 USD le kg est recrédité à 4,20 USD le kg, et un retour de 6 kg sur une réception de 40 kg génère un avoir de 25,20 USD sans que personne ait à effectuer un calcul. Avec des dizaines de livraisons par semaine et plusieurs sites, c’est la différence entre des avoirs qui correspondent et un rapprochement de fin de mois qui ne tombe jamais juste.

Où les retours saisis manuellement créent des pertes : sur-retours et avoirs qui ne correspondent jamais

Les deux modes de défaillance qui érodent silencieusement les retours sont les sur-retours et les prix incorrects, et les deux surviennent lorsque les retours sont créés sans lien avec le bon de réception. Un sur-retour est une demande pour plus que ce qui a été effectivement livré : un membre de l’équipe réclame 10 unités pour une réception de 8, soit par erreur, soit parce que deux personnes ont saisi le même retour. Le fournisseur refuse l’excédent, la demande d’avoir et la réclamation ne concordent pas, et vous voilà dans un litige de discordance qui coûte plus de temps en personnel que la valeur de l’avoir.

Initier le retour depuis le bon de réception comble les deux lacunes. Le retour est plafonné à la quantité reçue, de sorte qu’une demande ne peut jamais dépasser ce que la livraison contenait effectivement, et l’imputation de la demande d’avoir est validée avant la soumission du retour plutôt que d’être détectée des semaines plus tard. Résultat : chaque ligne de retour correspond à sa réception tant en quantité qu’en prix au moment de sa création, la validation se fait en amont, et non lors d’une enquête de fin de mois.

Retours de cuisine centrale : combler le manque d’avoirs en comptabilité

Pour les groupes qui exploitent une cuisine centrale approvisionnant leurs propres points de vente, les retours ont historiquement constitué le point où les chiffres sortaient du grand livre. Les opérateurs décrivaient sans cesse la même lacune : les retours fournisseurs initiés depuis la cuisine centrale n’étaient pas enregistrés en comptabilité, et il n’existait pas de flux d’avoirs propre pour les retours provenant des points de vente approvisionnés par la cuisine. Chacun de ces avoirs devenait une écriture de journal manuelle, ressaisie une seconde fois dans le système comptable, ce qui est précisément là où les erreurs de double saisie s’introduisent.

Combler cette lacune signifie que l’avoir se comptabilise de lui-même. Lorsqu’un retour de cuisine centrale est confirmé, sa demande d’avoir est transmise automatiquement au système comptable connecté : le nombre d’écritures de journal manuelles pour ces avoirs tombe à 0. La finance cesse de ressaisir les retours, le grand livre reflète l’avoir le jour même de la confirmation, et les deux côtés de l’activité cessent de diverger entre les cycles de clôture.

Décidez quels retours nécessitent une approbation et lesquels peuvent être soldés directement

Tous les retours ne devraient pas avancer au même rythme, et les traiter de manière identique génère sa propre friction. Un retour à un fournisseur externe est une réclamation contre le compte d’une autre entreprise et doit donc comporter une étape d’approbation avant d’être confirmé : quelqu’un valide que les marchandises sont bien renvoyées et que l’avoir est correct. Un retour interne d’un point de vente vers votre propre cuisine centrale est un mouvement à l’intérieur d’une seule entité ; demander l’approbation d’un responsable ne fait que ralentir la cuisine sans apporter aucun bénéfice de contrôle.

La règle pratique est de faire passer les retours fournisseurs externes par le flux d’approbation et de laisser les retours internes de cuisine centrale s’approuver et se solder automatiquement. Les réclamations externes reçoivent l’examen qu’elles méritent et sont enregistrées en comptabilité lors de la confirmation ; les retours internes sont soldés le jour même sans file d’approbation. Les retours pouvant être initiés et enregistrés depuis l’application mobile, la personne qui tient physiquement le stock au quai de réception peut démarrer le retour sur place, et il suit automatiquement le chemin correspondant à son type.

Avant votre prochaine semaine de livraisons, reprenez un retour fournisseur que votre équipe a saisi manuellement le mois dernier et vérifiez-le par rapport à son bon de réception : la quantité dépasse-t-elle ce qui a été reçu, et l’avoir correspond-il au prix qui vous a été facturé ? Si l’un ou l’autre est incorrect, c’est la fuite que ce Workflow comble. Commencez par initier votre prochain retour directement depuis le bon de réception et laissez la demande d’avoir se valider d’elle-même. Pour voir comment les retours s’inscrivent dans le Workflow d’approvisionnement global, explorez la plateforme Supy.