Lieferantenretouren für Multi-Standort-Restaurants: So erhalten Sie jede Ihnen zustehende Gutschrift

Wenn eine Lieferung nicht vollständig ankommt, verdorben oder falsch ist, erhalten Sie das Ihnen zustehende Geld nur zurück, wenn die Retoure sauber gemeldet und die Gutschrift mit dem tatsächlich Erhaltenen übereinstimmt. Den schnellsten Weg dorthin bietet die Erstellung der Retoure direkt aus dem Wareneingangsbeleg (GRN): Die Artikel, Mengen und Preise sind bereits mit dieser Lieferung verknüpft, und die Gutschriftsanforderung erstellt sich quasi von selbst. Diese eine Änderung macht Retouren von einer erneuten Einpflegeaufgabe zu einer Zwei-Minuten-Bestätigung – und genau hier hören Multi-Standort-Gruppen auf, Gutschriften zu verlieren, auf die sie Anspruch haben.

Retoure aus dem gebuchten Wareneingangsbeleg erstellen, nicht aus einem leeren Formular

Eine Lieferantenretoure ist das Dokument, das Sie erstellen, um empfangene Waren an einen Lieferanten zurückzusenden und die entsprechende Gutschrift zu beanspruchen. Aus dem Wareneingangsbeleg heraus geöffnet, ist sie bereits mit den tatsächlichen Artikeln, Mengen und gesperrten Preisen der Lieferung vorausgefüllt, sodass die Gutschrift exakt das widerspiegelt, was eingebucht wurde – und nicht eine Zahl, die jemand aus dem Gedächtnis nachgetippt hat. Sie legen die Retourenmenge fest, und die Gutschrift wird gegen den tatsächlich berechneten Preis ermittelt.

Das ist wichtig, weil die Alternative ein leeres Formular ist. Wenn ein Teammitglied eine Retoure von Grund auf eingibt, schätzt es den Preis, rundet die Menge und gleicht sie später mit einer Rechnung ab, die möglicherweise bereits bezahlt ist. Durch die Erstellung der Retoure aus dem Wareneingangsbeleg entfällt das Rätselraten: Das Rinderstriploin, das Sie für 4,20 USD pro kg eingebucht haben, wird als Gutschrift zu 4,20 USD pro kg zurückgebucht, und eine Retoure von 6 kg aus einem 40-kg-Eingang ergibt eine Gutschrift von 25,20 USD, ohne dass jemand rechnen muss. Bei Dutzenden von Lieferungen pro Woche und mehreren Filialen ist das der Unterschied zwischen übereinstimmenden Gutschriften und einer Monatsabschlussabstimmung, die nie ganz aufgeht.

Wo manuell eingegebene Retouren zu Verlusten führen: Überretouren und Gutschriften, die nie übereinstimmen

Die zwei Fehlermuster, die Retouren still und leise kosten, sind Überretouren und falsche Preise – und beide entstehen, wenn Retouren ohne Bezug zum Wareneingang erstellt werden. Eine Überretoure ist eine Retoure für mehr, als tatsächlich geliefert wurde – ein Teammitglied fordert 10 Einheiten aus einem Eingang von 8 zurück, entweder aus Versehen oder weil zwei Personen dieselbe Retoure erfasst haben. Der Lieferant weist den Überschuss zurück, Gutschrift und Forderung stimmen nicht überein, und Sie befinden sich nun in einem Differenzstreit, der mehr Personalzeit kostet, als die Gutschrift wert war.

Die Erstellung der Retoure aus dem Wareneingangsbeleg schließt beide Lücken. Die Retoure ist auf die eingegangene Menge begrenzt, sodass eine Forderung nie das tatsächlich gelieferte Volumen übersteigen kann, und die Gutschriftzuordnung wird vor der Einreichung der Retoure validiert, anstatt erst Wochen später aufzufallen. Das Ergebnis: Jede Retourenposition stimmt mit ihrem Wareneingang sowohl bei Menge als auch bei Preis überein, sobald sie erstellt wird – die Prüfung erfolgt im Voraus, nicht in einer monatelangen Untersuchung.

Zentralküchen-Retouren: Die Gutschriftslücke in die Buchhaltung schließen

Für Gruppen, die eine Zentralküche betreiben, die ihre eigenen Filialen beliefert, waren Retouren historisch der Ort, an dem die Zahlen aus dem Hauptbuch fielen. Betreiber beschrieben dieselbe Lücke immer wieder: Lieferantenretouren, die aus der Zentralküche gestellt wurden, wurden nicht in der Buchhaltung erfasst, und es gab keinen sauberen Gutschriftsfluss für Retouren, die von den Filialen zurückkamen, die die Küche beliefert. Jede dieser Gutschriften wurde zu einem manuellen Journaleintrag, ein zweites Mal in das Buchhaltungssystem eingetippt – genau dort, wo sich Fehler bei der Doppeleingabe einschleichen.

Diese Lücke zu schließen bedeutet, dass die Gutschrift sich selbst bucht. Wenn eine Zentralküchen-Retoure bestätigt wird, wird die entsprechende Gutschrift automatisch an das verbundene Buchhaltungssystem übermittelt – die Anzahl der manuellen Journaleinträge für diese Gutschriften sinkt auf 0. Die Finanzbuchhaltung hört auf, Retouren neu einzutippen, das Hauptbuch spiegelt die Gutschrift noch am selben Tag der Bestätigung wider, und die beiden Seiten des Unternehmens hören auf, zwischen den Abschlusszyklen auseinanderzudriften.

Entscheiden Sie, welche Retouren eine Genehmigung benötigen und welche einfach abgewickelt werden sollten

Nicht jede Retoure sollte gleich schnell bearbeitet werden, und alle gleich zu behandeln erzeugt eine eigene Art von Reibung. Eine Retoure an einen externen Lieferanten ist eine Forderung gegen das Konto eines anderen Unternehmens und sollte daher einen Genehmigungsschritt umfassen, bevor sie bestätigt wird – jemand bestätigt, dass die Waren wirklich zurückgehen und die Gutschrift korrekt ist. Eine interne Retoure von einer Filiale an Ihre eigene Zentralküche ist eine Bewegung innerhalb eines Unternehmens; einen Manager hier um eine Genehmigung zu bitten, verlangsamt nur die Küche, ohne Kontrollvorteil zu bringen.

Die praktikable Regel ist, externe Lieferantenretouren durch die Genehmigung zu leiten und interne Zentralküchen-Retouren automatisch freizugeben und abzuwickeln. Externe Forderungen erhalten die gebührende Überprüfung und werden nach der Bestätigung in der Buchhaltung erfasst; interne Retouren werden noch am selben Tag ohne Genehmigungswarteschlange abgewickelt. Da Retouren von der mobilen App aus erstellt und erfasst werden können, kann die Person, die die Ware am Wareneingang tatsächlich in den Händen hält, die Retoure direkt vor Ort starten – sie folgt dann automatisch dem für ihren Typ vorgesehenen Weg.

Bevor Ihre nächste Lieferwoche beginnt, ziehen Sie eine Lieferantenretoure, die Ihr Team letzten Monat manuell erstellt hat, und gleichen Sie sie mit dem entsprechenden Wareneingangsbeleg ab: Übersteigt die Menge das tatsächlich Gelieferte, und stimmt die Gutschrift mit dem berechneten Preis überein? Wenn eines davon nicht passt, ist das die Lücke, die dieser Workflow schließt – beginnen Sie damit, Ihre nächste Retoure direkt aus dem Wareneingang zu erstellen, und lassen Sie die Gutschrift sich selbst validieren. Wenn Sie sehen möchten, wie Retouren in den übergeordneten Beschaffungsworkflow passen, entdecken Sie die Supy-Plattform.