Système de gestion de la sécurité alimentaire : ce que chaque restaurant doit enregistrer chaque jour

Ce qu’est réellement un système de gestion de la sécurité alimentaire

Un système de gestion de la sécurité alimentaire repose sur la tenue quotidienne des registres qui prouvent que vos contrôles fonctionnent. Un inspecteur ne vérifie pas seulement si la cuisine a l’air propre. Il demande à voir des preuves datées et signées pour quatre éléments :

• Les relevés de température : contrôles du réfrigérateur, du congélateur et de la cuisson tout au long de la journée.
• Le planning de nettoyage : une validation quotidienne, ainsi que les dates de nettoyage en profondeur.
• Les contrôles à la livraison et au réfrigérateur : la température relevée à la réception et à chaque unité.
• Les informations allergènes : le détail par plat, mis à jour à chaque modification de recette.

Cet article expose ce qu’un restaurant doit enregistrer chaque jour, qui signe ces enregistrements et comment les maintenir complets sur plusieurs établissements.

Les deux principaux régimes de sécurité alimentaire reposent sur le HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) :

• États-Unis (FDA) : sept principes, dont le dernier concerne la tenue des registres, les journaux de surveillance et les actions correctives (FDA HACCP principles).
• Angleterre et Pays de Galles (FSA) : un petit traiteur peut utiliser le guide Safer Food, Better Business (SFBB) de la Food Standards Agency comme système complet, en conservant les pages du journal jusqu’à la prochaine visite de l’autorité locale (FSA Safer Food, Better Business).

Les recommandations de gov.uk sont claires : le système doit être fondé sur le HACCP et consigné par écrit (gov.uk food safety management). Les registres sont la preuve que les contrôles fonctionnent.

Vérifiez les exigences exactes auprès de votre autorité locale ou de votre organisme de réglementation avant de vous fier à un résumé. Les détails varient selon le pays et le type d’activité alimentaire.

Cet article se concentre sur le système d’enregistrement : ce qu’il faut documenter, qui signe et comment maintenir ces registres sur plusieurs établissements. Pour la méthode sous-jacente, c’est-à-dire l’élaboration du plan et la transformation des points de contrôle en vérifications quotidiennes, consultez notre guide sur le plan HACCP pour les restaurants.

Les enregistrements quotidiens qu’un inspecteur demande à consulter

Un inspecteur passe en revue une liste prévisible. Veillez à ce que chaque enregistrement ci-dessous soit daté et associé à une personne nommée, car un enregistrement sans responsable est un enregistrement qui n’a pas été effectué.

La ligne livraison est celle que la plupart des groupes gèrent de manière approximative. Lorsqu’une livraison arrive, la personne qui la réceptionne établit un bon de réception (GRN) par rapport à la commande, ce qui permet de consigner la quantité et la température à l’arrivée. Si cette étape est omise, vous avez des marchandises en rayon sans aucun enregistrement indiquant quand elles sont arrivées ni dans quel état elles se trouvaient.

Pourquoi les journaux papier et les groupes WhatsApp échouent sur plusieurs sites

Un seul établissement peut fonctionner avec du papier. Un groupe ne le peut pas. Le journal est dans un tiroir d’une succursale. Les contrôles sont photographiés dans un groupe WhatsApp dans une autre. Le siège social ne peut pas savoir si les contrôles du jour ont été effectués sans se rendre dans chaque établissement. Un responsable qualité a décrit la situation clairement, comme un processus papier fragmenté réparti entre plusieurs groupes WhatsApp.

La certification impose des exigences auxquelles le papier ne peut pas répondre. Un groupe de quatre établissements maintient son unité de production centrale sur un système distinct de niveau certification, car l’outil principal ne pouvait pas assurer la traçabilité des lots et des allergènes que la certification exigeait. Le groupe gérait alors ses enregistrements sur deux systèmes qui ne communiquaient pas entre eux.

Centralisez les enregistrements en un seul endroit accessible à chaque établissement et au siège social. Supy maintient les données sur les ingrédients, les recettes et les allergènes en synchronisation en temps réel entre tous les points de vente, de sorte qu’une modification dans la cuisine centrale est visible dans chaque succursale sans nouvelle saisie. Pour la partie lots et lots que la certification interroge, découvrez comment fonctionne le suivi des dates d’expiration et des lots dans une cuisine centrale. Les enregistrements appartiennent au même système de gestion des stocks de restaurant qui contient déjà vos stocks et vos recettes, et non dans un tiroir et un fil de discussion.

Qui signe et pourquoi une signature n’est pas un contrôle

Décidez qui enregistre, qui révise et qui consulte, puis consignez ces trois rôles par écrit. Chaque rôle signe pour ce que cette personne a réellement fait, pas pour l’ensemble de la chaîne.

La raison pour laquelle cette séparation est importante est inconfortable. Le facteur le plus puissant derrière un contrôle signé est le souhait d’éviter la responsabilité, et non la volonté de confirmer que le contrôle a eu lieu. Une signature collectée pour couvrir quelqu’un ne vaut rien pour un inspecteur et rien pour vous. Séparez donc l’enregistrement de la révision. La personne qui a effectué le contrôle le signe, et une deuxième personne le révise. C’est lors de la révision qu’une entrée omise ou falsifiée est détectée.

Une piste d’audit transforme ces signatures en preuves. Supy conserve un historique complet des versions sur les enregistrements des ingrédients, des recettes et des allergènes. Vous pouvez montrer ce qui a changé, quand et qui l’a changé. Vous pouvez également restaurer un enregistrement si la correction d’un paramètre en a silencieusement modifié un autre. C’est la différence entre une coche et une preuve.

Maintenir des enregistrements complets lors du renouvellement du personnel

En général, une seule personne connaît toute la routine et personne d’autre ne la connaît. Lorsque cette personne part, le nouveau collaborateur ne sait pas quels contrôles sont importants, où se trouve le journal ni comment la liste des allergènes a été construite. Les enregistrements se font silencieux pendant deux semaines, et c’est précisément à ce moment qu’une inspection découvre une lacune.

Conservez le savoir dans le système, pas dans la personne.

• Les étiquettes allergènes sont associées à chaque ingrédient et se reportent automatiquement dans chaque recette qui l’utilise, de sorte qu’un nouveau cuisinier hérite d’informations allergènes correctes au lieu de les reconstruire de mémoire.
• Une matrice allergènes en un clic sur l’ensemble de vos recettes, alignée sur les exigences de la FDA, de la FSA et de la SFDA, signifie que l’enregistrement des allergènes ne dépend pas de qui est en service.
• Des listes de contrôle opérationnelles quotidiennes pour l’ouverture, la fermeture et le nettoyage sont prochainement disponibles dans Supy, ce qui comblera le dernier écart entre les enregistrements et la routine.

Placer les enregistrements là où ils ne peuvent pas être emportés

Effectuez un rapide auto-audit cette semaine. Vérifiez trois éléments dans votre propre exploitation.

La première étape consiste à centraliser tous les enregistrements dans un endroit accessible à chaque établissement et au siège social, puis à nommer qui enregistre, qui révise et qui consulte. Un système de gestion de la sécurité alimentaire n’est bon que si les enregistrements qui le sous-tendent le sont, et les enregistrements ne tiennent que lorsqu’ils ne peuvent pas partir avec la personne qui les a créés.