Warum belebte Restaurants trotz Auslastung scheitern – und wie Transparenz helfen kann

Zusammenfassung der Folge

Rayhan Aleem, F&B CFO-Berater bei Tax Stars & Alpha Pro Partners, erklärt, warum Restaurantpleiten selten an Essen oder Nachfrage liegen – sondern häufiger an fehlender Sichtbarkeit. In schnelllebigen Märkten wie Dubai ist es einfach, schnell Umsatz aufzubauen. Dennoch kämpfen viele Betreiber, weil sie Tagesumätze mit echter Rentabilität verwechseln. Rayhan erläutert das Triple-30 Rahmenwerk als Ausgangspunkt und erklärt, wie bessere Transparenz bei Wareneinsatz, Personal, Gemeinkosten, Schwund und Lieferantenpreisen Betreibern hilft, von reaktiver Schadensbegrenzung zu echter Kontrolle zu gelangen. Seine Botschaft ist klar: Restaurants scheitern nicht über Nacht – die Marge erodiert still, wenn Teams nicht sehen, was wirklich passiert.

Erkenntnisse aus der Folge

Rayhan Aleem hat jahrelang beobachtet, wie belebte Restaurants still Geld verlieren.
Als F&B CFO-Berater bei Tax Stars and Alpha Pro Partners arbeitet Rayhan mit Restaurantbetreibern in den Vereinigten Arabischen Emiraten, Saudi-Arabien, dem Vereinigten Königreich und darüber hinaus – er greift oft ein, wenn die Umsätze stark aussehen, die Gaststüben voll sind und das Unternehmen dennoch irgendwie ums Überleben kämpft.

Er hat das Muster zu oft wiederholt gesehen: Gründer mit großartigen Konzepten und starker Nachfrage, aber wenig Erfahrung in der Unternehmensführung – geschweige denn in einem Betrieb, der 16 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche läuft. In Märkten wie Dubai ist es relativ einfach, schnell Umsatz aufzubauen. Rentabilität hingegen ist der Punkt, an dem die meisten Restaurants scheitern.

Für Rayhan liegt das Problem nicht bei Essen oder Markenführung. Es ist Sichtbarkeit.

Der 50.000-Dirham-Tag, der lügt

Eines von Rayhans liebsten Beispielen ist täuschend einfach.
Ein Restaurant öffnet. Die Umsätze am ersten Tag erreichen 50.000 AED. Der Inhaber – der in seinem vorherigen Job oft weit weniger verdient hat – hat das Gefühl, den Durchbruch geschafft zu haben.

Aber diese Zahl ist eine Fata Morgana.

Die Miete ist noch nicht fällig. Die Gehälter stehen noch aus. Lieferanten gewähren noch Kredit. Steuern sind – vorerst – unsichtbar. Wenn die Monatszahlen ankommen, schlägt die Begeisterung in Verwirrung um: Wie konnten wir so viel verkaufen und trotzdem kein Geld haben?

Restaurants sind Frühindikator-Unternehmen. Der Umsatz ist sofort sichtbar – der Gewinn zeigt sich erst später. Und dann ist es oft zu spät zum Reagieren.

Triple-30: ein Ausgangspunkt, kein Ziel

Rayhan nutzt das Triple-30 Rahmenwerk als Ausgangspunkt:
30 % Wareneinsatz.
30 % Personal.
30 % Gemeinkosten.
10 % Gewinn.

Es ist nicht perfekt, und es ist nicht universell – aber es gibt Gründern etwas Konkretes zum Steuern. Der Fehler, so Rayhan, besteht darin, es als Regel statt als Referenzpunkt zu behandeln.

Die besten Betreiber bleiben nicht bei 10 % stehen. Sie senken den Wareneinsatz auf näher an 25 %, gestalten den Service so um, dass der Personaldruck sinkt, verhandeln clevere Mietstrukturen und verbessern die Marge gezielt – nicht zufällig.

Schwund: die Kosten, die niemand verantwortet

Wenn es einen stillen Killer gibt, den Rayhan überall sieht, dann ist es nicht erfasster Schwund.

Viele Restaurants glauben, bei 30 % Wareneinsatz zu liegen – bis Schwund ordentlich erfasst wird. Plötzlich sind es 35 %. Manchmal mehr. Und wenn man das erst am Monatsende bemerkt, hat man bereits wochenlang Marge verloren, bevor die Korrektur überhaupt beginnt.

Ohne häufige Sichtbarkeit wirkt Schwund nicht dringend. Er kumuliert einfach still.

Wem gehört der Wareneinsatz wirklich?

Fragen Sie fünf Restaurants, wem der Wareneinsatz gehört, und Sie bekommen fünf Antworten – meist gefolgt von einer Diskussion.

Rayhans Sichtweise ist klar: Die Verantwortung für den Wareneinsatz ist geteilt.

• Der Koch verantwortet Menügestaltung, Portionierung und Küchendisziplin.
• Der Kostencontroller verantwortet Einkauf, Lieferantenpreise und die Überwachung von Abweichungen.
• Die Finanzabteilung verantwortet den Abgleich von Plan und Realität sowie die frühzeitige Erkennung von Problemen.

Wenn diese Funktionen in Silos arbeiten, driftet die Marge ab. Wenn sie als System zusammenarbeiten, stabilisiert sich der Wareneinsatz.

Warum monatliche Zahlen in Restaurants nicht funktionieren

Traditionelle Buchhaltungsrhythmen passen nicht zur Gastronomiebranche. Wenn man sechs Wochen später erfährt, dass etwas schiefgelaufen ist, ist das Geld bereits weg – und die Behebung dauert noch länger.

Rayhan drängt Betreiber zu wöchentlicher Sichtbarkeit: nicht nur Umsatz, sondern auch Wareneinsatz, Personal, Schwund und Gemeinkosten-Trends. Das Ziel ist nicht Berichterstellung – es ist Reaktionsgeschwindigkeit.

Gutes Finanzwesen liefert nicht nur Zahlen. Es erklärt sie – früh genug zum Handeln.

Technologie sollte Hebelwirkung erzeugen, keine Bürokratie

Rayhan steht ERP-Systemen für die meisten Restaurantgruppen skeptisch gegenüber. Sie sind teuer, langsam in der Implementierung und für Betreiber im Tagesgeschäft schwer zu nutzen.

Seine Präferenz sind Best-of-Breed-Tools, die eine Aufgabe gut erledigen – Buchhaltung für Klarheit, POS für Umsatzdetails, Echtzeit-Warenwirtschaftssysteme für Kostentransparenz – und sauber integrieren. Das richtige Setup bringt Teams vom Tabellenkalkulations-Feuergefecht zu proaktiver Entscheidungsfindung.

Betrug, FIFO und die Prozessrealität

Restaurants werden immer Verluste haben. Bargeldhaltung, Lieferanten, lange Schichten und hohe Personalfluktuation machen das unvermeidlich. Das Ziel ist keine Paranoia – es ist Prozessgestaltung.

Bargeldlose Zahlungen, kontrollierte Ausgaben, klare Genehmigungen und realistische Warenwirtschaftspraktiken reduzieren das Risiko. Selbst FIFO, so Rayhan, sollte nur eingeführt werden, wenn der marginale Gewinn die Personalkosten und Komplexität überwiegt.

Prozesse um des Prozesses willen retten keine Restaurants. Praktische Kontrolle schon.

Sein abschließender Rat für Betreiber

Restaurants scheitern nicht wegen eines schlechten Monats. Sie scheitern, weil kleine Probleme zu lange unbemerkt bleiben.

Rayhans Rat ist einfach:
Kennen Sie Ihre Zahlen.
Sehen Sie sie oft.
Geben Sie ihnen Verantwortliche.
Nutzen Sie sie für Entscheidungen – nicht für Ausreden.

Wenn das gelingt, hört Rentabilität auf, ein Rätsel zu sein. Sie wird zu einem System.

‍