Comment Supy améliore la précision des stocks en éliminant les écarts d’inventaire fantômes

Ce que fait la rétrodatation : elle indique au système la date réelle à laquelle une modification de recette a pris effet, afin qu'il réexécute cette recette par rapport aux ventes à partir du bon moment, et non à partir d'aujourd'hui. Comme l'utilisation théorique des stocks est dérivée en continu de vos recettes, toute modification est appliquée à l'historique qu'elle concerne. Si vous rétrodatez à la date d'effet réelle, les ventes passées sont recalculées avec la quantité qui était réellement utilisée à ce moment-là. Si vous ne le faites pas, la nouvelle quantité est appliquée rétroactivement à toutes les ventes antérieures, en réécrivant les mouvements de stocks déjà effectués et en créant des écarts qui n'ont aucune cause physique sur le rayon.

Pourquoi cela crée un écart : la modification est silencieusement appliquée au passé, pas seulement à l'avenir. Lorsqu'une quantité de recette change sans date d'effet, le système recalcule la quantité de stock que chaque vente historique de ce plat aurait dû consommer, en utilisant le nouveau chiffre. Le comptage physique n'a pas changé et est toujours correct, mais l'utilisation attendue par le système a été recalculée, de sorte que les deux ne concordent plus. L'écart apparaît lors du comptage suivant. Cela ressemble à une perte, mais rien n'a été perdu. Le décalage est purement entre un rayon correct et un historique recalculé qui n'a pas tenu compte de sa date d'effet.

La raison pour laquelle ce chiffre devient si élevé, c'est la répétition dans le temps. Une seule recette peut se vendre dans de nombreux points de vente chaque jour pendant des mois. Si sa quantité change sans rétrodatation, toutes ces ventes historiques sont soudainement recalculées avec le mauvais montant, et les erreurs s'accumulent sur toute la période et dans tous les sites. Un groupe multi-sites a enregistré un écart net d'environ 54 000 unités entre deux inventaires mensuels, environ 71 000 négatifs contre 17 000 positifs, principalement imputables à une recette modifiée sans date d'effet. Aucun stock ne manquait réellement. L'ampleur provenait d'une seule erreur de calendrier multipliée sur des mois de ventes correctes.

Un événement de production manqué est un travail de préparation qui s'est physiquement produit, par exemple la préparation d'une portion d'aïoli, mais qui n'a jamais été enregistré comme un cycle de production dans le système. Lorsque cela se produit, les matières premières ne sont jamais affichées comme consommées et l'article préparé n'apparaît que comme une valeur saisie manuellement, de sorte que les stocks de matières premières et de préparation affichent tous deux des valeurs incorrectes. Un groupe a observé que la valeur de son inventaire est passée d'environ 6 000 $ à environ 44 000 $ sans aucun achat derrière, pour exactement cette raison. La solution consiste à rétrodater chaque événement de production manqué à la semaine où il a réellement eu lieu, afin que la consommation de matières premières et la création de produits préparés atterrissent toutes deux aux bonnes dates et que la valeur se réconcilie.

La raison pour laquelle certaines ventes ne consomment rien est généralement que la recette a été créée après l'importation de ces ventes. Une vente ne peut se rattacher qu'à une recette qui existait déjà à la date de la vente, de sorte que toute vente enregistrée avant la date de création de la recette n'a rien à quoi se rattacher et ne déplace aucun stock. Le chiffre d'affaires est tout de même capturé, ce qui rend la chose facile à manquer, mais les stocks derrière ces ventes ne bougent jamais sur le papier, ce qui produit un écart unidirectionnel constant qui imite le vol ou la détérioration. Rétrodater la recette afin que sa date d'effet précède la vente la plus ancienne, et l'assigner à chaque point de vente où elle a été vendue, reconnecte ces ventes à un vrai déstockage.

La rétrodatation correcte exige trois étapes. Premièrement, établissez la date à laquelle la modification a réellement pris effet, et non la date à laquelle vous l'avez saisie : quand la quantité a réellement changé, quand la production a réellement eu lieu ou quand un remplacement d'ingrédient a réellement commencé. Deuxièmement, rétrodatez la modification à cette date d'effet réelle afin que le système recalcule les ventes historiques avec le montant corrigé au lieu du montant périmé. Troisièmement, une fois les chiffres réconciliés, verrouillez le comptage des stocks corrigé afin qu'aucune modification ultérieure ne le fasse dériver pendant que la direction financière examine et valide. Appliqué de façon cohérente, cela maintient le stock théorique en adéquation avec ce qui s'est physiquement produit, de sorte que l'écart reflète la réalité plutôt que le moment de la saisie des données.

La décision de recommencer le comptage ou de rétrodater dépend de l'endroit où se situe l'erreur, et pour ce type de problème, elle ne se trouve pas sur le rayon. Si un écart important est lié à une recette modifiée sans date d'effet, à un événement de production manqué ou à une recette créée après ses ventes, recommencer le comptage produira le même résultat car le comptage physique est déjà correct. L'écart réside dans le moment où une modification a été apportée, de sorte que la correction consiste à rétrodater cette modification, et non à recommencer le comptage. Ne recommencez le comptage qu'après avoir écarté ces causes de décalage temporel ; sinon, vous dépensez des efforts à confirmer un chiffre qui n'était jamais le problème.